Verbaal van het verhandelde
De departementen van algemeen bestuur, die na de radicale staatsgreep van
maandag 22 januari 1798 werden ingesteld, ontleenden hun registratuur aan de
Staten-Generaal. Zij volgden hiermede zowel het Uitvoerend Bewind, wier secreta
rie blijkens een taakanalyse van januari 18011 een getrouwe voortzetting was van
de griffie van Haar Hoog Mogenden als de enkele reeds bestaande departementen
en de commissies voor de binnen- en buitenlandse zaken uit de Nationale Ver
gadering. Tot het overnemen van het resolutiestelsel van de Staten-Generaal wer
den zij ook gedwongen door hun instructies, die het houden van een verbaal
eisten. Zo decreteerde artikel 46 van de instructie voor de Agent der Nationale
Opvoeding: De Agent zal van zijn verrichtingen, mitsgaders van alle zaken bij het
Agentschap voorvallende, moeten houden een behoorlijk verbaal, ten einde daar
van aan hetzelve Uitvoerend Bewind verslag te kunnen doen. Het begrip verbaal
komt van de oude Staten-Generaal, evenals de titel agent voor het royalistisch
klinkende minister. De Staten-Generaal had van gezanten, commissies en gede
puteerden bij weerkeer in Den Haag een verslag verlangd dat mondeling of 'ver-
balement' moest worden uitgebracht eer het schriftelijk werd ingediend. Het
overgelegde schriftuur droeg de naam verbaal. Het departementale verbaal was in
de praktijk een resolutieboek, waarop als toegang alfabetisch-systematische jaar-
indices dienden, zoals die bij de Staten-Generaal uit de marginale onderwerpsaan-
duidingen gegroeid waren. De indices werden later meer taakgewijze ingericht
en van klappers voorzien, terwijl de vergaderingsagenda plaats maakte voor de
administratieagenda.
Het resolutiestelsel had een prachtige staat van dienst. Een autoriteit als Rutger
Jan Schimmelpenninck was van mening dat de Staten-Generaal met het resolutie
stelsel de best ingerichte kanselarij van Europa had: 'Dat er mogelijk geen cance-
larij in Europa was, waarin alles in zoo volmaakte orde gevonden werd'.2
Het resolutiestelsel was bewerkelijk, het vroeg veel mankracht. De revolutionaire
Naar een lezing voor een verenigde vergadering van de Studiegroep Departements
archieven van de S.O.D. en de Afdeling 's-Gravenhage van de Ned. Ver. van Bedrijfs-
archivarissen N.V.B.A. in de aula van het ministerie van Onderwijs, Kunsten en Weten
schappen op 17 maart 1964.
1 Besluiten der Eerste Kamer van het Vertegenwoordigend Lichaam des Bataafschen
Volks XXX 2, januari 1801, 's-Gravenhage 1801, bijlage bij de besluiten van 15 januari:
nota van het Uitvoerend Bewind van 12 januari.
2 De Nederlandse Spectator 1885 nr. 50: R. Fruin over Van Riemsdijk, De Griffie
van Haar Hoog Mogenden.
[64]
burgerij, die de regentenkaste van het kussen verdreef, had voor de wilsuitingen
van het souvereine volk echter wel wat over. De reeds genoemde taakanalyse van
1801 eindigde dan ook met een vraag om meer personeel, opdat het regime niet
door onvoldoende zorg voor de registratuur het gevaar zou lopen 'ongepaste en
contradictoire besluiten te neemen'. Een goede registratuur kon de rechtszeker
heid bevorderen en medewerken aan het keren van terreur en willekeur.
In de oorspronkelijke vorm is het verbaalstelsel een seriestelsel. Naast het ver
baal of de serie der resoluties is er een aparte serie registers van uitgaande brieven,
terwijl de ingekomen stukken op correspondent (bijv. agent van Binnenlandse Za
ken) of onderwerp (bijv. paspoorten, vaccinatiën) geborgen zitten. Het snel in om
vang toenemende overheidsingrijpen en de verambtelijking brachten meer eenvoud.
De serie verbalen en de serie brievenboeken maakten plaats voor een enkele serie
minuut-brieven. De series bijlagen maakten plaats voor één enkele reeks ingeko
men stukken. Later werden de ingekomen stukken gelegd in de dubbele vellen,
waarop de afdoeningsminuten waren geschreven. Dit gebeurde vaak in de staats-
secretarie van koning Lodewijk Napoleon. In de staatssecretarie na 1813 was het
regel. Er is daar slechts één serie: de serie koninklijke besluiten, waaronder wetten,
algemene maatregelen van bestuur en rescripten. Bij het besluit berusten de af
gedane voorstukken. Zo zijn alle nota's en rapporten van de staatscommissie 1818,
die tot het besluit van 4 september 1823 nr. 7 hebben geleid, als retroacta bij dat
besluit geborgen. Tezamen een dossier van een halve meter dikte. Men moet hier
spreken van een dossierstelsel, waarbij de dossiers in orde van afdoening zijn ge
rangschikt.
Bij de departementen was er evenwel vaak geen sprake van afdoening. Voor uit
voeringswerkzaamheden en het ambtelijk begeleiden was het verbaalstelsel daar
door minder geschikt. Bij het ontbreken van beslissingen, van duidelijke eindpun
ten, verviel het verbaalstelsel te gemakkelijk tot een chaos van verstopte dossiers
of tot een agendastelsel.
De inlijving bij Frankrijk introduceerde het indicateurstelsel. De stukken werden
summier geagendeerd met verwijzing naar de plaats, waar de beleidsafdelingen ze
volgens het registratuurplan borgen. Dit werkte goed, daar de franse administratie
een sterke geleding kende met duidelijke taakafbakening. Zo was het departement-
taal bestuur van de Nedermaas verdeeld in 7 bureaux, o.m. voor financiën, onder
wijs, armwezen, handel en landbouw en openbare werken. De documentatie, die
bij het resolutiestelsel en het verbaalstelsel bij de secretarie berustte, kwam bij het
indicateurstelsel aan de betrokken afdeling of ambtenaar. De rubrieken of series
noemde men cartons, de dossiers of rubrieken, waarin deze cartons waren onder
verdeeld, droegen de naam chemise.
De registratuurplannen uit deze tijd doen denken aan de visie van de duitse
archivaris G. A. Bachmann. Deze 'wirkliche Regierungsrath und geheime Archi-
varius' adviseerde in zijn in 1801 te Amberg verschenen studie 'Ueber Archive,
deren Natur und Eigenschaften, Einrichtung und Benutzung' dat het ontwerpen
van een registratuurplan niet zo moeilijk zou zijn 'wenn man nur der Leitung der
Natur der Dinge ohne Zwang folgen will'. Voorbeelden van registratuurplannen
[65]
