gesteld. Hoofdboeken of zaken klappers en namenklappers zijn als toegangen tot
de indicateur steeds blijven bestaan.
Als bijlage hebben wij aan deze uiteenzetting toegevoegd de indeling in kolommen
van de generale indicateur in 1812, 1813, 1814, 1815 en 1831. In augustus 1830
was overgegaan tot een indeling, die vrijwel gelijk was aan die van 1812 en ook
aan de afdeling Financiën werd gebruikt. Na datum der ontvangene stukken volgde
een kolom: aanwijzing van het objet van ieder stuk. In 1831 bracht een nieuwe
druk vervanging van het woord datum door dagtekening en onderlinge verwisseling
van enige kolommen. De vorm, die de indicateur, voor zover hij niet door een
fichedoorschrijfsysteem is vervangen, nog heeft, lag toen echter allang vast. Dat
in 1903 afzonderlijke kolommetjes voor verwijzing naar vroegere en verdere be
handeling van een zaak werden opgenomen, doet daaraan niet af.
Volledigheidshalve worde hier nog aan toegevoegd, dat slechts van 1 januari 1903
tot 1 januari 1921 een echte algemene indicateur heeft bestaan in die zin, dat hij
niet tevens indicateur van een secretarieafdeling was. Tot 1903 was de generale
indicateur van zijn instelling in 1812 af tevens indicateur van de afdeling Alge
mene Zaken. Op 16 december 1902 besloten Burgemeester en Wethouders, dat
m.i.v. 1 januari 1903 de algemene indicateur door de afdeling Algemene Secre
tarie zou worden gehouden, onder bepaling, dat op de afdeling Algemene Zaken
een afzonderlijke indicateur van de daar behandelde stukken zou worden gehou
den. De afdeling Algemene Secretarie hield ook een eigen indicateur bij. Op 5 no
vember 1920 besloten Burgemeester en Wethouders de algemene indicateur op te
heffen. Dit afschaffen van de algemene indicateur, hoezeer ook enige bezuiniging
meebrengend, is op den duur bij het doen van onderzoekingen in de archieven
een steeds groter nadeel gebleken, daar een algemeen overzicht van het op de ge
meentesecretarie behandelde alleen met grote moeite uit de afzonderlijke indica-
teurs der afdelingen bijeen kan worden gelezen. Bovendien is een zaak, waarvan
de behandelende afdeling niet bekend is, nu soms pas na lang zoeken te achterhalen.
Op 6 juli 1945 namen Burgemeester en Wethouders het besluit de registratuur
ter gemeentesecretarie te reorganiseren op basis van de code en het dossierstelsel
van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Aan het sinds 1812 bestaan heb
bende indicateurstelsel met sinds 1830 chronologische opberging der stuk
ken kwam bij de verschillende afdelingen der secretarie tussen 1945 en 1952 een
einde. De indicateur bleef krachtens de in artikel 12 van het besluit Post- en
Archiefzaken voorgeschreven inschrijving der stukken echter bestaan. Zoals van
1812 tot 1830 in het beredeneerde register op de indicateur naar de pakken ver
wezen werd, waarin de stukken geborgen waren, zo moet nu in de indicateur het
dossier worden aangetekend, waarin het stuk te vinden is.
Ook in de bij vernietiging van stukken te volgen procedure speelt de indicateur
nog een rol. Alle stukken, tot welker vernietiging door de gemeentearchivaris
machtiging is verleend, worden door ambtenaren van het bureau Post- en Archief
zaken Secretarie in de indicateur afgestempeld met de V van vernietigd en het
jaar waarin dat gebeurd is. De bij het proces-verbaal van vernietiging behorende
staat van archiefstukken kan dan met een verwijzing naar de indicateur beknopt
[60]
gehouden worden, terwijl bij verzamelnummers (bijv. vergunningen, paspoorten
e.d.) het enkele geval, dat bewaard moet blijven, er duidelijk uitspringt. Ook kan
door dit afstempelen blijken, dat een bepaald stuk niet vernietigd kon worden,
omdat het door de secretarieafdeling was achtergehouden of ten onrechte geborgen
in een ander dossier dan dat waartoe het behoorde. Op het genoemde bureau
wordt dit tijdrovende afstempelen van tienduizenden stukken verricht in het volle
besef hoe belangrijk het is zeker te zijn van de gang van een stuk door de admi
nistratie van het begin tot het einde toe.
De indicateur heeft het naar hem genoemde stelsel, waarmede hij ten onrechte
wel eens vereenzelvigd wordt, te Amsterdam glansrijk overleefd dank zij de goede
samenwerking tussen administratie en archivaris. Zijn chronologische volgorde be
paalt niet meer, zoals lange tijd het geval was, de plaatsing der stukken. Via het
nummer der inschrijving is ieder stuk echter op te sporen in het dossier waartoe
het behoort. Gelijk vele instellingen in een veranderde tijd heeft ook de indicateur
bovendien nog kans gezien nieuwe diensten te bewijzen.
J. H. van den Hoek Ostende
[61 J
