J'ai cru devoir vous proposer ces formules qui sont généralement suivies en
France et qui par leur simplicité peuvent contribuer a abréger les détails de l'admi-
nistration. Au reste si quelques renseignemens peuvent vous être agréables, il ne
me le sera pas moins de vous les communiquer.'
Het bijgevoegde model telt acht kolommen. De eerste: numéro, en de tweede:
date, zijn weer onderverdeeld. Numéro in 'inscrit sur chaque pièce' en 'd'ordre
de la préfecture.' Date in 'de chaque pièce' en 'de l'enregistrement de chaque
pièce.' De verder hoofden der kolommen zijn: autorité ou particulier qui écrit,
sommaire de chaque pièce, bureau que l'affaire concerne, dispositions préliminai-
res, dispositions définitives en date de la sortie. De op januari 1812 door de
2e divisie der Mairie begonnen indicateur week slechts weinig van dit voorbeeld
af. Nummer en datum van het stuk zelf en van de inschrijving waren echter niet
meer onder één hoofd verenigd. Begonnen wordt met: nummer welk ieder stuk
ontvangt, dan volgt: datum van registratie. Als derde en vierde komen: nummer
der ontvangen stukken en datum der ontvangen stukken. De verder hoofden: auto
riteit of particulier die de ontvangen stukken heeft geschreven of aan wie men
schrijft, zakelijke inhoud van ieder stuk, aan wie de zaak is gedemandeerd, wat
voorlopig verlangd wordt, finale dispositie en datum der verzending, zijn vrijwel
vertalingen van die uit het Franse voorbeeld.
In het register van de missives van de maire over 1811 vinden wij op 31 mei het
antwoord op de brief van de prefect van de 28ste:3
'Je vous suis infiniment obligé pour les pièces et les informations que vous avez
eu la bonté de m'envoyer par votre lettre du 28e de ce mois no. 762, 3 div. relati-
vement aux mesures d'ordre que vous avez établi dans vos bureaux.
Je ne manquerai pas Mons. le Préfet de profiter autant que possible de ces
renseignements dont je sens la grande utilité pour l'ordre et l'expédition des choses.'
De tweede bijlage bij de missive van de prefect was een voorbeeld van de vorm,
waarin een besluit van de maire zou kunnen worden opgesteld. Ook deze vinden
we korte tijd later toegepast, maar in dit kader willen we daarop niet ingaan. Hier
willen we slechts enige nadere gegevens mededelen over de totstandkoming en de
ontwikkeling van het indicateurstelsel in Amsterdam. Daartoe zijn met de op
1 januari 1812 van kracht geworden organisatie van het 3e bureau van de 2e divisie
der Mairie in de hand de registers zelf bekeken. Tot de taak van dit bureau (een
onderdeel van wat we nu de afdeling Algemene Zaken zouden noemen) behoorde
het bijhouden van de algemene indicateur en de ingangen daarop. De stukken
werden rubrieksgewijze in genummerde pakken in een loketkast opgeborgen.
Sommige voorschriften, zoals het aanduiden met letters van de bijlagen van een
stuk in de laatste kolom van het register op de generale indicateur en het houden
van een korte en eenvoudige indicateur voor de chef der tweede divisie, bleven
een dode letter. Andere voorschriften werden al spoedig niet meer nagekomen,
zoals de rode en zwarte nummers in de laatste kolom van het bedoelde register.4
3 Arch. Nw. Sted. Best. nr. 316, blz. 573.
4 Zie hierover het aangehaalde artikel van de heer Dinkgreve.
[58]
In de eerste jaren werd de indeling van de indicateur nog al eens veranderd. In
1813 kregen de hoofden Franse benamingen en werden vooraan een kolom: objet,
en achteraan een kolom voor observations toegevoegd. Het laatste stuk werd in
deze indicateur ingeschreven op 15 november 1813 en de rest van dat jaar deed
men het zonder indicateur. Met 1814 werd weer begonnen, nu uiteraard in het
Nederlands. In 1815 werden zes kolommen bestemd voor het vervolg der zaak.
Gaf dat een grote vermeerdering van hun aantal, in 1817 kwam de in 1816 reeds
niet meer gebruikte kolom voor het onderwerp te vervallen.
Sedert 1812 zorgde een beredeneerd register op de indicateur voor een andere
ingang tot het archief dan de chronologische. Vermeld werden de rubrieken in
alfabetische volgorde, de zakelijke inhoud van ieder stuk, het folio van de generale
indicateur, het nummer van het pak en de nummers der stukken in het pak. In
1812 werden in de laatste kolom de nummers van de pakken met zwarte inkt aan
gegeven en de volgorde der stukken in het pak met rode cijfers. Eventueel werd
daar ook verwezen naar de le of 3e divisie, de tegenwoordige afdelingen Financiën
en Publieke Werken. In 1813 werd het nummer van het pak vooraan bij de naam
van de rubriek geplaatst. In de loop van 1814 kreeg dit alfabetische register het
etiket: indicateur der 2e divisie opgeplakt en werd voorzien van gedrukte kolom
men met hoofden. Daar er alleen de door die divisie behandelde stukken in werden
geboekt en de stukken waarbij naar andere afdelingen verwezen werd achterwege
bleven, kreeg dit register inderdaad min of meer het karakter van afdelingsindica-
teur. De hoofden waren onderwerp, de autoriteit of particulier die schrijft of aan
wie geschreven wordt en dagtekening, inhoud, het nummer dat ieder stuk ontvangt
en de dagtekening van registratie, voorlopige dispositie, afloop, dagtekening, num
mer van het stuk in het pak. In 1826 kreeg het register een kleiner formaat en
werden de hoofden der kolommen: datum, no., de autoriteit of particulier door
wie geschreven wordt, onderwerp, no. van het pak (dat moest zijn: no. van het
stuk in het pak, in 1827 werd deze vergissing hersteld), pag. der indicateur. Het
nut van de laatste verwijzing, die van 1814 tot 1826 ontbrak, is mij nog niet ge
bleken. De generale indicateur was niet gepagineerd en bij natellen kloppen de
bladzijden niet. Het nummer van het stuk in het pak werd in 1814 in rood inge
vuld, in 1826 in groen, in de jaren daartussen soms gewoon in zwart, in 1827 weer
in rood. Toen in 1830 het systeem, waarbij de stukken in pakken onderwerpsgewijze
in een loketkast werden opgeborgen werd afgeschaft om plaats te maken voor
chronologische opberging, kwam dit beredeneerde register met zijn ietwat raadsel
achtige karakter te vervallen.
In 1814 had intussen het officieel op het etiket zo genoemde register op de
generale indicateur zijn intrede gedaan, een hoofdenboek, waarin onder een
honderdtal hoofden de korte inhoud der stukken werd vermeld met verwijzing
naar hun nummer in de indicateur. In 1826 begon men als vierde toegang tot de
stukken een alfabetische, niet lexicografische index te maken op de namen van
degenen met wie gecorrespondeerd werd. In de indicateur zelf werden al spoedig
ten einde het zakelijk verband te bewaren in de kolom voor aanmerkingen verwij
zingen naar vroegere en latere op dezelfde kwestie betrekking hebbende stukken
[59]
