4 Onder 'registratuurplan' genoemd in artikel 13, 2e lid, van het Besluit post- en
archiefzaken rijksadministratie 1950, Stb. K 425 wordt echter verstaan 'archief
code'.
5 Elk overheidsorgaan behoeft een archiefcode, met dien verstande, dat over
heidsorganen met gelijksoortige taken zoveel mogelijk gebruik maken van gelijke
archiefcodes.
6 Bij de opstelling van archiefcodes dient eenheid van systematiek zoveel moge
lijk te worden nagestreefd.
7 Onder 'eenheid van systematiek' wordt verstaan het volgen van eenzelfde
systeem van classaficatie en haar notatie, zodat onderwerpen met dezelfde beteke
nis met behulp van dezelfde notatie worden aangeduid.
Toelichting:
Met behulp van dezelfde notatie houdt dus in, dat men gebruik maakt van een
identieke notatie, of van de mogelijkheid tot verkorting door het weglaten van
begincijfers, welke in dat geval vervangen kunnen worden door een symbool, of
ter vermijding van een onnodige detaillering van de mogelijkheid tot hantering
van een overkoepelend hoger begrip (door het weglaten van een of meer eind
cijfers).
8 Of aan onderwerpen dezelfde betekenis moet worden toegekend, is afhankelijk
van de doelstelling en de taak en het daaruit voortvloeiende gezichtspunt van de
betrokken overheidsorganen.
Toelichting:
Dit houdt dus in, dat ieder overheidsorgaan ten aanzien van ieder onderwerp zon
der meer van een eigen gezichtspunt zou mogen uitgaan.
Het begrip gezichtspunt dient met redelijkheid te worden gehanteerd en mag geen
aanleiding geven tot onnodige afwijking van de eenheid van systematiek.
9 Onder 'systematiek der universele decimale classificatie (UDC)', genoemd in
artikel 13, 2e lid, van het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie 1950,
Stb. K 425, wordt verstaan de stelselmatige indeling van onderwerpen, zoals die
in algemene zin voorkomt in de UDC en in het bijzonder in de rubriek 35.
10 Indien toepassing van punt 9 niet mogelijk is met behulp van de bestaande
indeling van UDC-rubriek 35, dan kan deze uitgebreid worden door achtereen
volgens:
le parallelle onderverdeling;
2e het opstellen van nieuwe onderverdelingen;
3e koppeling (door middel van:) met andere UDC-getallen dan 35.
Toelichting:
Parallel onderverdelen is het gebruik maken van een in de UDC of standaardcode
bestaande onderverdeling door deze toe te voegen aan een ander hoofdbegrip, zo
danig dat dit leidt tot enkelvoudige classificatiegetallen.
De standaardcode is de systematische opstelling van het geheel van de door de
ACCO goedgekeurde archiefcodes ten behoeve van de overheid.
11 De archiefcodes dienen gesplitst te zijn in twee gedeelten; te weten in een ge
deelte betrekking hebbend op het intern beheer van het overheidsorgaan en zijn
[74]
verhouding tot het geheel der overheid en in een gedeelte betrekking hebbend op
de taak en doelstelling van het overheidsorgaan.
Toelichting:
Ingevolge het gestelde in punt 9 dient voor het gedeelte betrekking hebbende op
het overheidsorgaan zelf gebruik gemaakt te worden van de UDC-rubriek 35.0
en voor het taakgedeelte van de UDC-rubriek 351.
12 In het bijzonder ten aanzien van de UDC-rubriek 35.0 dient de grootst moge
lijke eenheid van systematiek - als bedoeld in punt 7 te worden nagestreefd.
13 In gevallen, waarin het naleven der punten 8 tot en met 12 onoverkomelijke
bezwaren gaat opleveren, adviseert de ACCO over de te tolereren afwijkingen.
T. Eff. en Doe. 34 (1964) nr. 7
Aan het Tijdschrift voor efficiëntie en documentatie, dl. 34, 1964, nr. 2, ontlenen
wij:
Collison, R. L.: Modern business filing and archives. London, Ernest Benn Limited,
1963.
Robert L. Collison, de auteur van Indexes and Indexing en andere boeken op het
gebied van bibliotheek heeft een nieuw boek, Modern Business Filing and archives,
het licht doen zien.
Het is de verdienste van dit boekje dat het duidelijk maakt dat een zakenman die
met succes tegenover de buitenwereld wil optreden er goed aan doet allereerst
zorg en aandacht te besteden aan zijn eigen archief, en dit niet aan de jongste be
diende over te laten.
Na aandacht te hebben geschonken aan algemene principes die bij elke archief
ordening te pas komen, opent het boek met de uitrusting voor archieven, waarbij
veel aandacht wordt besteed aan de laterale opberging. Vervolgens wordt een
hoofdstuk gewijd aan de diverse soorten mappen en de indicering daarvan, bene
vens aan verschillende soorten ingangen daarop als kaartsystemen. Veel nieuws
komt hierbij niet naar voren. Via de ook bij ons bekende compactuskasten komt
schrijver dan aan de keuze van de wijze van archiefordening, waarbij hij vier me
thoden onderscheidt, alfabetisch, geografisch, volgens een classificatie en numeriek.
Aan elk van deze systemen wordt een kort hoofdstuk gewijd. Na de behandeling
van uitzonderlijk materiaal als dia's en grammofoonplaten aan de orde te hebben
gesteld, belandt de auteur bij de organisatie van de archiefdienst, waarbij een lans
wordt gebroken voor centralisatie. Vervolgens worden de eisen behandeld die men
zowel aan het personeel dat in het archief werkzaam is als aan het aan te schaffen
materiaal moet stellen.
Het boek eindigt met aandacht te besteden aan verschillende copieermethoden,
microkaarten en microfiches, terwijl als laatste hoofdstuk een aantal anekdotes is
opgenomen die op archiefordening betrekking hebben.
Al met al een praktisch boek voor hen die iets over de moderne opvattingen be
treffende archiefordening willen weten, maar dat niets nieuws biedt voor hem die
een vakopleiding heeft gevolgd of een trouw lezer is van de recente vakliteratuur.
H. J. B. A. Dekema
[75]
