Toegankelijkheid van archieven
Middeleeuwen tot Franse Revolutie
Sinds de ineenstorting van het Romeinse Rijk heeft in het Westen aanvankelijk
alleen nog de pauselijke curie de tradities van de Romeinse registratuur voorgezet,
bestaande uit het optekenen in registers van de ambtelijke handelingen en beslui
ten en van de ingekomen en opgemaakte stukken, alsmede uit de oplegging van
deze stukken in de volgorde van hun registratie.
Zij kende echter uiteraard niet meer de selectie van archivalia in een gesloten en
een openbaar gedeelte, zoals de Griekse en Romeinse staatsarchieven.
Er breekt een tijd aan waarin door de invasies van ongeletterde volkeren uit het
oosten de kunde van het schrijven grotendeels verloren gaat. Het bewijs van rechts
handelingen wordt vrijwel niet meer geleverd door optekening maar door monde
ling getuigenbewijs.
Van archiefvorming van enige betekenis kon eerst weer sprake zijn toen de
christianisering van de nieuwe bevolking en daarmede de invloed van de kerk veld
begonnen te winnen. De geestelijkheid, de enige stand waarin men de schrijfkunst
nog meester was, wist langzamerhand naast het mondelinge ook het schriftelijke
bewijs weer ingang te doen vinden.
Het voorbeeld van bisschoppen, kapittelen en kloosters, die uit dit bewijsmate
riaal archieven vormden, vond navolging bij de landsheren en opkomende steden,
die voor het schrijven, registreren en beheren van hun bescheiden aangewezen
waren op de diensten van de clerici. De nagalm van deze binding heeft men nog
eeuwenlang kunnen beluisteren in de benaming 'klerk' voor schrijvers van ambte
lijke stukken.
Een scheiding tussen registratuur en oud-archief bestond nog niet en kon ook
nauwelijks bestaan. Zolang de gewesten, steden, geestelijke en wereldlijke corpo
raties hun status ontleenden aan door de geestelijke overheid, de landsheren en hun
rechtsopvolgers verleende privilegiën en hun maatschappelijke regelingen daarop
berustten, hetgeen ondanks vaak heftige strijd tot aan de Franse Revolutie het ge
val was, zolang waakten de besturen nauwgezet over hun rechtsbronnen, die voor
hen immers steeds hun actualiteit hadden behouden.
De aanleg van gelijke of verschillende registers, de ordening van de stukken in
één of meer reeksen (chronologisch) of series (formeel gelijksvormig) bijlagen bij
de registers, in bundels (zelfde onderwerp) of dossiers (zelfde zaak) in geografisch
ingedeelde charterkasten, rubrieksgewijze ingedeelde loketkassen en dossierseries
(Hof van Holland), was nauwelijks een probleem. Alles kwam op 'praktisch-induc-
tieve' wijze tot stand.
12]
De 'rationeel-deductieve' ordeningsstelsels voor bundels en dossiers, in de 18e
eeuw in Duitsland zo in trek en in de 20e wederom in zwang, treft men in de on
derhavige periode in de Nederlanden nog niet aan. Wel baseerden de Fagels (grif
fiers van de Staten-Generaal in de 18e eeuw) de ordening van hun privé-archief
reeds geheel op de onderwerpsverdeling en zaaksgewijze onderverdeling van de
loketkassen van de Staten-Generaal.
De toegang op de losse stukken werd aanvankelijk meestal gevormd door volle
dige optekening van hun inhoud in registers met marginale aanduidingen en/of
'tafels', vervolgens ook door verkorte inschrijving van de stukken in van te voren
vaak geografisch ingedeelde registers met verwijzing naar de plaats van de stukken
(repertoria). Een volgend stadium was, dat aan deze repertoria uit hun hoofden
samengestelde alfabetische trefwoorden-indices werden toegevoegd (klappers).
In de 16e eeuw, wanneer het maatschappelijk leven veel gedifferentieerder gaat
worden en de continuïteit in de besluitvorming en de rechtszekerheid een steeds
grotere rol gaan spelen, krijgt men behoefte aan betere toegangen op de resoluties.
De generale index op de resolutieregisters ontstaat, ingericht volgens een alfabeti
sche rubriekenindeling op plaatsnamen, persoonsnamen en onderwerpen. Hij gaat
vergezeld van een alfabetische klapper op de hoofden met verwijzingen naar de
vindplaats van de stukken.
De charterkast en later ook de loketkas, aanvankelijk direct toegankelijk door de
opschriften op laden en loketten, vereisten op den duur een andere voorziening
t.a.v. hun toegankelijkheid. Als nadere ingangen op de charterkast onststonden de
inventaris met een beschrijving van de aanwezige charters in orde van hun op
berging en het cartularium met afschriften van de charters, eveneens in de orde
van hun opberging. Door laatstgenoemd register werd tevens de directe raadple
ging van de charters met hun kwetsbare zegels minder noodzakelijk. Ook de loket-
kas kreeg een inventaris van de daarin aanwezige bundels en dossiers, ingericht
volgens de verdeling van de kas. Men ziet hier reeds enkele der belangrijkste prin
cipes van in onze tijd wederom vigerende ordenings- en inventarisatiestelsels in de
praktijk gebracht, n.l. de directe rubrieks- en zaaksgewijze toegankelijkheid en de
inventarisatie van dossiers en bundels volgens een archiefschema.
Naast deze toegangen op bepaalde archiefbestanddelen kende men reeds oudtijds
bij de administraties ook de inventaris van een geheel archief. Afgezien van zijn
inrichting was de bestemming van deze inventaris grotendeels gelijk aan die, waar
voor ook de moderne registratuur hem aanlegt en gebruikt, dit in tegenstelling tot
de inventarissen der 19e en 20e eeuw, vervaardigd ten dienste van het wetenschap
pelijk onderzoek.
Mr. S. Muller Fzn, indertijd rijks- en gemeente-archivaris te Utrecht, geeft over
de tegenstelling tussen de oude administratieve archiefinventarissen en de moderne
wetenschappelijke het volgende exposé in de inleiding van zijn in 1886 gepubli
ceerde inventaris van het archief van het Kapittel van Sint Pieter te Utrecht.
'Uit de wijze, waarop deze (oude) inventarissen waren ingericht, blijkt duidelijk,
dat zij alleen vervaardigd waren met het doel om personen, goed bekend met de
inrichting der corporatie, waartoe zij behoorden, een leidraad bij het zoeken te le-
[13]