(2) Bij de inschrijving wordt gebruik gemaakt van het fichedoorschrijfsysteeni of
van een ander, door het hoofd van een beheerseenheid in overleg met de commis
sie goed te keuren, systeem; als zodanig komt bij de inschrijving van routinezaken
het daarbij gebezigde basismateriaal in aanmerking.
Artikel 14
Inschrijving en opberging der stukken moeten zodanig geschieden, dat op eenvou
dige wijze ieder stuk kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is:
hetzij de inhoud van het stuk,
hetzij de afzender,
hetzij de datum en het nummer door de afzender aan het stuk gegeven,
hetzij het nummer waaronder het stuk is ingeschreven.
Artikel 15
Behandelingstermijnen:
Het hoofd van een beheerseenheid stelt algemene grenzen vast voor de afdoening
van de stukken. De in behandeling zijnde stukken dienen bij overschrijving van
deze grenzen te worden gerappeleerd.
Artikel 16
Inventaris:
(1) Van ieder archief wordt een volledige inventaris aangelegd en bijgehouden.
(2) Het basismateriaal van de als routineprocedures aangemerkte zaken kan wor
den benut als inventarisatiemiddel voor het archief en als rotulus voor de inhoud
van de gevormde dossiers.
Artikel 17
Raadpleging:
Het raadplegen van archiefstukken door anderen dan gemeentefunctionarissen aan
wie de behandeling van de zaken, waarop deze stukken betrekking hebben, is op
gedragen is niet geoorloofd dan met toestemming van Burgemeester en Wethou
der.
Artikel 18
Uitlening:
(1) Het hoofd van het onderdeel of de ambtenaar, belast met de behandeling van
post- en archiefzaken, houdt aantekening van uitlening van dossiers of stukken uit
de onder hem ressorterende archieven en controleert of het uitgeleende tijdig
wordt terugbezorgd.
(2) Verwijdering, zelfs tijdelijk, van een stuk uit een dossier is verboden, tenzij
zulks geschiedt met toestemming van de ambtenaar, bedoeld in het eerste lid van
dit artikel.
[56]
(3) Uitlening van archiefstukken aan personen of instanties buiten de beheers
eenheid is verboden, tenzij het gemeentebelang zulks vordert.
(4) Het doorgeven aan derden van archiefstukken, die men zelf van een andere
beheerseenheid te leen heeft ontvangen, mag slechts met toestemming van laatst
genoemde beheerseenheid.
Artikel 19
Bewaring:
(1) Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de goede bewaring van
de door hem beheerde archieven.
(2) Het hoofd van een beheerseenheid doet voorstellen aan Burgemeester en
Wethouders ten aanzien van het doen maken van kopieën van die bestanddelen
van de door hem beheerde archieven, welker behoud onontbeerlijk is, en ten aan
zien van de opberging en bewaring dezer kopieën.
(3) Over de in lid 2 bedoelde voorstellen beslissen Burgemeester en Wethouders,
na ingewonnen advies van de commissie.
Artikel 20
Vernietiging:
(1) Het hoofd van een beheerseenheid ontwerpt voor ieder zijner archieven een
lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, waarbij de uit artikel
5 van de Archiefwet 1918 (St. 378) voortvloeiende 'Lijst houdende opgaaf van
voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dag
tekenende van na 1850', voor zover toepasselijk, tot richtlijn dient.
(2) Eerst bedoelde lijst wordt aan de goedkeuring van de Gemeente-archivaris
onderworpen.
(3) Burgemeester en Wethouders verrichten het nodige ter verkrijging van de bij
artikel 4 van het Koninklijk Besluit van 7 oktober 1919 (St. 596) vereiste machti
ging van de Ministers van Binnenlandse Zaken en van Onderwijs, Kunsten en
Wetenschappen tot vernietiging van op eerstbedoelde lijst vermelde stukken, wel
ke niet zijn vermeld op de sub (1) genoemde 'Lijst houdende opgaaf van voor ver
nietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende
van na 1850'.
(4) Nadat eerstbedoelde lijst is goedgekeurd en, voor zoveel noodzakelijk, de sub
(3) genoemde machtiging tot vernietiging van de daarop vermelde stukken is ver
kregen, draagt het hoofd van de beheerseenheid zorg, dat uit de door hem beheer
de archieven geregeld de op deze lijst voorkomende stukken worden uitgeschoten.
(5) Deze stukken mogen niet worden vernietigd dan na verkregen machtiging
van de Gemeente-archivaris.
(6) Van iedere vernietiging wordt door het hoofd van de beheerseenheid een
proces-verbaal in duplo opgemaakt, waarvan één exemplaar bij het archief der
beheerseenheid wordt bewaard en het andere aan de Gemeente-archivaris wordt
toegezonden. Uit dit proces-verbaal moet blijken op welke wijze de vernietiging is
geschied.
[57]
