dit besluit bepaalde en tevens van de bijzondere aard van iedere beheerseenheid,
de in artikel 6 (sub 2) bedoelde werkwijze bij de verschillende beheerseenheden
zoveel mogelijk gelijk zijn.
(4) Zo nodig doet de commissie aan Burgemeester en Wethouders voorstellen
tot nadere regeling van die werkwijze.
(5) De commissie brengt jaarlijks van haar werkzaamheden verslag uit aan Bur
gemeester en Wethouders.
Artikel 4
(1) De commissie pleegt bij de uitoefening van haar taak zoveel als dienstig is
overleg met het hoofd van een beheerseenheid.
(2) Het hoofd van een beheerseenheid verschaft de commissie desgevraagd de
nodige inlichtingen.
Artikel 5
Bureau voor Post- en Archiefzaken:
Het Bureau voor Post- en Archiefzaken fungeert als het secretariaat der commis
sie en is als zodanig belast met:
a het voorbereiden van de werkzaamheden van deze commissie;
b het onderhouden van de daartoe benodigde contacten;
c het voorlichten van de hoofden der beheerseenheden inzake de toepassing van
dit besluit en het rapporteren omtrent de naleving van de bij of krachtens dit be
sluit gegeven richtlijnen en voorschriften.
Artikel 6
Interne Organisatie:
(1) Het hoofd van een beheerseenheid is belast met het beheer van de archieven
van zijn beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Gemeen
telijke Archiefdienst.
(2) Hij draagt zorg dat zijn post- en archiefzaken, alsmede die van de onder hem
ressorterende onderdelen, worden behandeld volgens een zoveel mogelijk eenvor
mige werkwijze.
Artikel 7
Bij iedere beheerseenheid wordt een bepaald onderdeel of een bepaalde ambtenaal
belast met de behandeling van alle post- en archiefzaken dier beheerseenheid.
Artikel 8
Indien wegens redenen van interne organisatie de in artikel 7 bedoelde volledige
centralisatie onmogelijk of ongewenst is, draagt het hoofd van de beheerseenheid
zorg, dat in iedere neven-administratie de behandeling van post- en archiefzaken
eveneens wordt opgedragen aan een bepaald onderdeel of een bepaalde ambte
naar.
[54]
Artikel 9
Vervaardiging:
Het doelmatig papiergebruik,
het formulierengebruik,
het vermenigvuldigen van stukken en het kantoormachinegebruik zullen geschie
den volgens nader te stellen, voor alle beheerseenheden geldende, regels.
Artikel 10
Verplaatsing:
Het onderbrengen van zoveel mogelijk administratieve werkzaamheden in routine
procedures en het bepalen van de loop der tot deze routine-procedures behorende
stukken zullen geschieden volgens nader te stellen, voor alle beheerseenheden gel
dende, regels.
Artikel 11
Ordening:
(1) De ordening van ieder archief geschiedt volgens een decimaal ingericht re
gistratuurplan, opgesteld hetzij volgens de systematiek der Universele Decimale
Classificatie, dan wel in gevallen, waarin die systematiek minder bruikbaar is,
volgens een andere systematiek.
(2) Voorbereiding en samenstelling van de registratuurplannen geschieden door
het hoofd van de beheerseenheid, in overleg met de commissie.
(3) De opgestelde registratuurplannen zijn aan de goedkeuring van Burgemeester
en Wethouders onderworpen.
(4) Wijzigingen en aanvullingen in registratuurplannen geschieden met inachtne
ming van het bepaalde sub (2) en (3) van dit artikel.
Artikel 12
Inschrijving:
(1) Alle inkomende stukken, daaronder begrepen dienststukken op naam van
een functionaris, worden dadelijk na ontvangst en vóór het in behandeling geven
en alle uitgaande stukken worden vóór de verzending ingeschreven.
Het vorenstaande geldt eveneens voor de interne correspondentie van de beheers
eenheid.
(2) Burgemeester en Wethouders kunnen, de commissie gehoord, sommige cate
gorieën van stukken van het bepaalde in het lid van dit artikel uitzonderen.
(3) De in het tweede lid van dit artikel bedoelde uitzonderingen dienen in de in
artikel 11 genoemde registratuurplannen te worden aangetekend.
Artikel 13
(1) Ieder ingeschreven stuk wordt ten blijke van de inschrijving van een nummer
voorzien; dit nummer is het correspondentienummer.
[55]
