Besluit Post- en Archiefzaken van de gemeente Amsterdam 1960
nieuwe Archiefwet in werking zal treden. Deze heeft immers o.a. tot taak te ad
viseren betreffende vernietigbare stukken. Mej. Ruys licht toe, dat de ministeries
hun lijsten van vernietigbare stukken uitwisselen. De voorzitter resumeert de dis
cussie met de woorden, dat er blijkbaar allerwegen aan dit probleem wordt ge
werkt. Is er nu een centraal punt, dat deze ervaringen samenvat? De inleider
meent, dat als de Archiefraad dit niet zal doen, zich allerlei andere instanties met
deze kwestie zullen gaan bezighouden met alle gevolgen van dien.
De heer Rogier vraagt wat er b.v. met het archief van de N.V. Luchthaven
Schiphol, vroeger een Amsterdamse gemeentelijke instelling, en thans een semi-
overheidslichaam, en in het algemeen met dergelijke bedrijfsarchieven gebeurt.
Zijn er bepalingen die hun archieven veilig stellen voor toekomstig onderzoek?
De inleider meent zich te herinneren dat het archief van Schiphol eens zal terug
keren naar Amsterdam, doch deze kwestie ligt buiten de gemeentelijke sfeer. De
heer Rogier vraagt verder of een regelmaat bij het vernietigen wordt voorgeschre
ven, om eventuele opeenhoping van arbeid te voorkomen. Hierop zegt de heer
van Hoboken dat dit om praktische redenen niet in het besluit is opgenomen, want
dit zou in Amsterdam een geweldige opeenhoping van werk veroorzaken. Men
laat het aan de diensten zelf over, die over het algemeen heel goed werken. De
heer Rogier vraagt ten slotte of het op de weg der vereniging ligt om op hoog ni
veau deze vernietigingskwestie te bespreken, doch de voorzitter meent dat dit tot
de taak van de wetgever behoort.
Mej. Ruys vraagt naar aanleiding van art. 22 of de stukken bij ontvangst in het
archiefdepöt steeds in goede orde zijn? In Amsterdam neemt men voorlopig alle
stukken over, geordend of niet.
Mr. De Vey Mestdagh vraagt of de bepaling van art. 16 betreffende een inven
taris der over te brengen stukken geregeld wordt nageleefd. De inleider vindt dit
een vrome wens en antwoordt op een andere vraag van de heer de Vey Mestdagh
nog, dat de ervaring met de vernietigde stukken geruststellend is.
Drs. Mey informeert naar de historische kennis van de dienstdoende ambtenaren
in de bedrijven, ten aanzien van de vernietiging volgens art. 20 van het besluit.
De heer Van Hoboken antwoordt dat de lijsten van deze stukken uiteraard door
de archiefdienst beoordeeld worden zonder het historisch belang te vergeten.
De heer De Vey Mestdagh maakt zich enigszins bezorgd over de inventarissen
van de documentaire diensten, waarbij dr. Panhuysen opmerkt dat volgens de
Handleiding een archief dient geordend te worden volgens zijn structuur, dus in
principe is er niets tegen zijn ordening volgens de Code der Ver. v. Ned. Gemeen
ten. Ook de inleider ziet dit probleem niet zo ernstig: de archiefdienst heeft uit
eindelijk het laatste woord na de overbrenging naar het depót en zal zo nodig een
nieuwe inventaris maken.
De voorzitter spreekt tenslotte een hartelijk dankwoord, onder applaus der aan
wezigen, aan dr. Van Hoboken en drukt zijn waardering uit voor de voortreffe
lijke inleiding en de daarop gevolgde gedachtenwisseling. Het bestuur zal contact
opnemen met de spreker, want het onderwerp biedt elementen welke voor de toe
komst bewaard moeten blijven. Om 5 uur wordt de vergadering gesloten.
[52]
Artikel 1
Algemene bepalingen:
(1) Dit besluit verstaat onder 'post- en archiefzaken' alles wat betrekking heeft
op de vervaardiging, verplaatsing, administratie, ordening, bewaring, vernietiging,
vervreemding en overbrenging van stukken, voor zover zij nog niet zijn overge
bracht naar de Gemeentelijke Archiefdienst..
(2) Dit besluit verstaat onder 'archiefstukken';
a bescheiden door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar
hun aard bestemd daaronder te berusten;
b bescheiden met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door
instellingen of personen, wier rechten of functies op de Gemeente zijn overge
gaan;
c fotografische reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn ge
steld van de onder a of b bedoelde archiefbescheiden.
(3) Dit besluit verstaat onder 'beheerseenheid':
de Gemeentesecretarie, de gemeentelijke diensten, bedrijven en administratiën.
(4) Dit besluit geldt tevens voor de gemeentelijke commissiën.
Artikel 2
Commissie voor Post- en Archiefzaken:
(1) Er is een door Burgemeester en wethouders ingestelde Commissie voor Post
en Archiefzaken, bestaande uit:
de Gemeentesecretaris;
de Gemeente-archivaris;
de Bedrijfseconomisch Adviseur en een door Burgemeester en Wethouders op
voordracht van het Instituut van directeuren van diensten en bedrijven aan te
wijzen lid van dit Instituut.
(2) Voorzitter van de commissie is de Gemeentesecretaris; als secretaris van de
commissie fungeert het Hoofd van het Bureau voor Post- en Archiefzaken.
Artikel 3
(1) De commissie heeft in het algemeen tot taak zowel Burgemeester en Wet
houders als de hoofden van de beheerseenheden omtrent post- en archiefzaken
van advies te dienen.
(2) De commissie houdt toezicht op de naleving van de bij of krachtens dit be
sluit gegeven richtlijnen en voorschriften.
(3) De commissie bevordert in het bijzonder dat, met in achtneming van het in
[53]
