applaus der aanwezigen wordt onderstreept.
De leden verenigen zich vervolgens aan een geanimeerde koffietafel. Om half
drie opent de voorzitter de bijeenkomst met een hartelijke gelukwens aan de heer
Hinrichs, die inmiddels is gearriveerd, en waagt de onderstelling, dat de konink
lijke onderscheiding zojuist aan hem verleend mede te danken zal zijn aan zijn
langdurige arbeid aan de nieuwe archiefwet. Hij geeft daarna het woord aan ons
medelid dr. Van Hoboken, archivaris van Amsterdam, voor het uitspreken van
zijn causerie, getiteld: 'Het besluit Post- en Archiefzaken van de gemeente Am
sterdam: zijn ontstaan en zijn betekenis voor de verhouding van Archiefdienst tot
Registratuur'.
Spr. begon met een beschouwing van de verhouding tussen het archiefwezen en
het registratuurwezen in ons land. Zij vormden lange tijd twee gescheiden werel
den, waarin men aan weerszijden een verschillende taal sprak. Pas in de naoor
logse jaren, toen het dossierstelsel bij de rijksadministraties werd ingevoerd, zijn
de archivarissen zich meer met de problemen van de registratuur gaan bemoeien;
de tegenstellingen kwamen tot uiting in discussies over nieuwe archiefstelsels en
het streven in de archiefwereld om invloed te verkrijgen op de vorming der lopen
de archieven.
Vervolgens zette spr. uiteen, hoe de invoering van het dossierstelsel van de Ver.
v. Ned. Gemeenten te Amsterdam is verlopen. Aanleiding was de groeiende op
eenhoping van stukken ter secretarie sedert 1933, toen de archiefdienst wegens
ruimtegebrek de jaarlijkse overneming van vijf jaar oude stukken moest stopzet
ten, tengevolge waarvan het archiefbeheer ter secretarie dreigde vast te lopen.
Zoals overal elders zocht men de fout bij het indicateurstelsel en verwachtte men
verbetering van invoering van het dossierstelsel. Het initiatief ging uit van het
Gem. Bureau voor Organisatie en Efficiency, dat in de bezettingstijd de invoering
voorbereidde in samenwerking met het registratuurbureau van de V.N.G. De ge
meentearchivaris bleef hiervan geheel onkundig en moest in 1945 onder protest
het voldongen feit accepteren van de invoering van het dossierstelsel ter secreta
rie en de instelling van een documentatiebureau, dat met de leiding van de regis-
stratuur werd belast. Een geregeld contact tussen dit bureau en de archiefdienst
ontbrak.
Toen echter in 1952 een commissie van advies inzake de archiefordening van
diensten en bedrijven werd ingesteld, kreeg de archivaris daarvan het voorzitter
schap; in tegenstelling tot 1945 stuurde men nu aan op samenwerking. De com
missie van advies bracht twee belangrijke resultaten tot stand: de instelling van
een gemeentelijke cursus tot scholing van het registratuurpersoneel en het besluit
post- en archiefzaken der gemeente Amsterdam. Spr. acht de term post- en ar
chiefzaken ongelukkig gekozen: zij geeft voedsel aan het misverstand, dat een ar
chief uitsluitend bestaat uit de inhoud van de brievenbus.
De commissie heeft het K.B.K. 425 als voorbeeld genomen, maar dit op tal van
punten verbeterd. De archivaris heeft zich bij de algemene invoering van het dos
sierstelsel neergelegd, maar op bepaalde punten, waarbij de belangen van de ar
chiefdienst betrokken waren, (definitie van archiefstukken, betekenis van de in-
[50]
dicateurs, vernietiging en vervreemding) zijn invloed doen gelden. Zijn positie
werd bovendien versterkt, doordat hem in 1954 bij raadsbesluit het toezicht op
de archieven van de gemeente-administratie, -diensten en -bedrijven werd opge
dragen. Amsterdam is hierin dus voorgegaan op de weg, die de Archiefwet 1962
voor elke gemeente zou openen door artikel 26, tweede lid.
De overweging, dat de invoering van het dossierstelsel bij alle beheerseenheden
stond of viel met de geschiktheid van de ambtenaren, die het stelsel zouden moe
ten toepassen, leidde in 1955 tot de instelling van de gemeentelijke cursus tot
scholing van het registratuurpersoneel. De samenwerking tussen archiefdienst en
registratuur heeft in deze cursus vorm gekregen: tussen de docenten (o.a. de heer
H.H.M. Dinkgreve, hoofd van het gem. bureau voor post- en archiefzaken, en de
gemeentearchivaris) bestaat eenheid van opvatting over de leerstof en de wijze
waarop deze wordt gepresenteerd. Bij het vak registratuur wordt gestreefd naar
breed inzicht zonder eenzijdige nadruk op één bepaald stelsel en met begrip voor
de in de archiefwereld heersende beginselen en methoden. Van de Archiefwet en
de Handleiding wordt datgene behandeld, wat een registrator in de praktijk nodig
heeft, zonder overbodige geleerdheid. De tijdens de cursus gelegde contacten zijn
voor de praktijk van grote waarde. Sedert 1955 heeft de cursus reeds meer dan
200 registratoren afgeleverd.
Spr. behandelde tenslotte de belangrijkste bepalingen van het besluit post- en ar
chiefzaken, dat in 1956 in werking is getreden en in 1960 is herzien1.
De voorzitter bedankt de inleider voor zijn zeer instructief betoog en stelt na
een korte pauze de gelegenheid open tot het stellen van vragen.
Drs. Scherft vraagt naar aanleiding van art. 21, 3e lid van het behandelde besluit
wat de juiste betekenis is van de gebezigde uitdrukking: 'stukken van blijvende
waarde'. Houdt dit b.v. voor een beheerder van een rijksarchiefbewaarplaats in,
dat hij stukken en dossiers, die vernietigd hadden moeten worden, kan weigeren?
Hoe is in het algemeen de ervaring van inleider met het dossierstelsel?.
De inleider antwoordt dat naar zijn mening de vernietiging moet plaatsvinden
bij de desbetreffende dienst vóór de overbrenging, doch dan is feitelijk de aan
duiding 'dossiers van blijvende waarde' in dit verband overbodig. Zijn ervaringen
met het dossierstelsel zijn, dat het goed werkt, maar dat kan een indicateur- of
agendastelsel ook. Bepaalde klachten over het dossierstelsel kwamen hem nooit
ter ore. Wel worden in de loop der tijden de registratuurplannen meer of minder
gewijzigd.
Drs. Van der Gouw vraagt inlichtingen over het vernietigen. Het maken van deze
vernietigingslijsten is een heel karwei en moet door de dienst zelf gebeuren. In
kleinere gemeenten is dat onuitvoerbaar, gezien het peil der ambtenaren met de re
gistratuur belast. Hoe kan nu de wetenschap van de grotere gemeenten te dezen
aanzien ten gebruike of althans ter kennnis komen van de kleine en héél kleine?.
Dr. Van Hoboken ziet dit vooral als een taak van de Archiefraad, die met de
1 Voor de volledige tekst van het besluit zie blz. 53, voor inhoud en praktijk kan
verwezen worden naar het artikel van mr. J. H. van den Hoek Ostende op blz. 21 vlg.
van deze jaargang.
[51
