Tekst:
Het hoofd van een beheerseenheid draagt in overleg met de gemeente
archivaris zorg, dat de archiefstukken, welke niet meer veelvuldig behoe
ven te worden geraadpleegd, periodiek naar de Gemeentelijke Archief
dienst worden overgebracht.
Toelichting:
Het is wenselijk, dat naast de in art. 18 (nu 20, H O.) voorgeschreven
vernietigingsprocedure een werkwijze wordt gevolgd, waarbij van de ar
chieven, welke niet voor vernietiging door de beheerseenheden zelf in aan
merking komen, regelmatig en volgens een in overleg met de Gemeente
lijke Archiefdienst te bepalen schema, die delen aan het archiefdepot
worden overgedragen, welke door de beheerseenheden niet meer veelvul
dig behoeven te worden geraadpleegd. Zodanige werkwijze zal in niet
geringe mate tegemoet kunnen komen aan de noodzakelijkheid de omvang
der archieven van de beheerseenheden binnen redelijke grenzen te houden
en daarvoor hun bruikbaarheid en mogelijkheid van verantwoorde opber
ging te verhogen.
Deze toelichting was oorzaak, dat bij de archivaris lijsten werden ingediend met
vernietigings en overbrengingstermijnen, terwijl hem ook verzoeken bereikten
om bepaalde afgesloten series of de administratieve neerslag van beëindigde
bestuurshandelingen over te nemen. Na enige discussie, ook tussen leden van de
staf ten Archieve, is tenslotte het standpunt aanvaard, dat een archief van een
administratie, dienst of bedrijf een zodanige eenheid is, dat het ongewenst moet
worden geacht, dat over eenzelfde tijdvak een deel bij de Archiefdienst en een
deel bij het archiefvormend lichaam zou berusten. De Archiefdienst neemt dus
tot een bepaald jaar, dat in de regel vijftig jaar terug ligt, het gehele archief over.
Ruimteproblemen in de archiefbewaarplaats van de beheerseenheid zullen door
efficiënte vernietiging volgens art. 20 moeten worden opgelost. Hierbij verdient
nog opmerking, dat bij bepaalde diensten en bedrijven overzichtelijke jaarversla
gen met veel exacte feitelijke gegevens het historisch belang van driekwart van
hun archieven tot nul reduceren, zodat de archivaris dan geen enkel bezwaar
heeft tegen vernietiging van op de ministeriële lijst voorkomende stukken.
Op grond van het bovenstaande meen ik te mogen eindigen met de opmerking,
dat het besluit Post- en Archiefzaken in de ruim zes jaar van zijn bestaan zijn
doeltreffendheid heeft bewezen. Het heeft de grondslag gelegd voor een goede
samenwerking tussen de Archiefdienst en de overige gemeentelijke beheerseen
heden, in het belang zowel van de administratie zelf als van de toekomstige be
stemming der lopende archieven.
Mr. J. H. van den Hoek Ostende
[26]
Proces-verhaal van vernietiging van archiefstukken
Machtiging
Ingevolge het bepaalde in artikel 20, vijfde lid, van het Besluit Post- en Archief
zaken van de gemeente Amsterdam van 19 februari 1960, no. 42/77 A.S. 15,
verleen ik hierbij machtiging aan
tot het vernietigen van de op bijgaande staat vermelde archiefstukken.
Amsterdam,
De Gemeentearchivaris,
Verklaring
Ingevolge het bepaalde in artikel 20, zesde lid, van het Besluit Post- en Archief
zaken van de gemeente Amsterdam van 19 februari 1960, no. 42/77 A.S. 15,
verklaar ik hierbij, dat de vernietiging van de op bijgaande staat vermelde archief
stukken heden op de navolgende wijze is geschied:
Amsterdam,
De Directeur van
[27]
