lijst wordt aan de goedkeuring van de gemeentearchivaris onderworpen. Voor de
niet op de ministeriële lijst voorkomende stukken vragen Burgemeester en Wet
houders machtiging tot vernietiging aan de minister van Binnenlandse Zaken en
van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen. Nadat de goedkeuring van de archi
varis en eventueel de machtiging van de genoemde ministers is verkregen, draagt
het hoofd van de beheerseenheid zorg, dat de op de door hem ontworpen lijst
voorkomende stukken geregeld uit de archieven worden uitgeschoten. Ze worden
dan onder vermelding van tijdvak, hoeveelheid en verwijzing naar de lijst ge
plaatst op een staat, die met het na te vermelden proces-verbaal in tweevoud
aan de gemeentearchivaris wordt aangeboden. Door of vanwege de gemeente
archivaris kunnen de voor vernietiging bestemde stukken nu nog eens bekeken
worden. Heeft de gemeentearchivaris geen bezwaar, dan tekent hij de bij de staat
gevoegde machtiging tot vernietiging (zie bijlage hierachter). Als de vernietiging
heeft plaats gehad, vult het hoofd van de beheerseenheid de verklaring in omtrent
de wijze waarop deze is geschied.
De aan de archivaris voorgelegde lijsten zijn veelal zodanig, dat hij niet met een
op zijn kennis en ervaring gebaseerd oordeel over het historisch belang van de
voorgedragen stukken, waarbij hij de voorgestelde vernietigingstermijn toetst aan
de ministriële lijst, kan volstaan. Hij en zijn medewerkers zien zich dan geroepen
tot voorlichtende besprekingen met hoofden van beheerseenheden, c.q. chefs van
administratie, waaruit dikwijls nog slechts een incidentele staat van voor vernieti
ging in aanmerking komende stukken resulteert. Met de lijsten van de secreta
rieafdelingen, opgesteld door het Bureau Post- en Archiefzaken Secretarie, doen
zich deze moeilijkheden, na enige problemen in het begin, niet meer voor. De
registratuurplannen voor ieder archief moeten uiterlijk op 1 januari 1970 (was
1 januari 1965) zijn vastgesteld. Binnen 3 jaren na de vaststelling van de registra
tuurplannen der archieven waarop zij betrekking hebben, moeten lijsten van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken zijn vastgesteld. Als deze volgorde
wordt aangehouden, zullen allicht ook zoveel mogelijk gelijke vernietigingslijsten
aan de archivaris ter goedkeuring worden voorgelegd.
Bij het vaststellen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende
archiefstukken deed zich de vraag voor, of stukken, die weliswaar blijvend be
vermeid op de sub (1) genoemde 'Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in
aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende van na 1850'.
(4) Nadat eerstbedoelde lijst is goedgekeurd en, voor zovele noodzakelijk, de sub (3)
genoemde machtiging tot vernietiging van de daarop vermelde stukken is verkregen,
draagt het hoofd van de beheerseenheid zorg, dat uit de door hem beheerde archieven
geregeld de op de lijst voorkomende stukken worden uitgeschoten.
(5) Deze stukken mogen niet worden vernietigd dan na verkregen machtiging van
de Gemeente-archivaris.
(6) Van iedere vernietiging wordt door het hoofd van de beheerseenheid een
proces-verbaal in duplo opgemaakt, waarvan één exemplaar bij het archief der be
heerseenheid wordt bewaard en het andere aan de Gemeente-archivaris wordt toe
gezonden. Uit dit proces-verbaal moet blijken op welke wijze de vernietiging is ge
schied.
[24]
waard dienen te worden, doch waarvan gelijkluidende exemplaren in de archieven
van meer dan één beheerseenheid berusten, kunnen worden vernietigd bij de be
heerseenheid, die deze stukken niet meer nodig hebben. Het bedoelde geval doet
zich uiteraard veelvuldig voor als resultaat van de onderlinge correspondentie
tussen de beheerseenheden. Het betreft brieven, circulaires, rapporten, nota's e.d.,
welke tussen de gemeentesecretarie en een dienst of bedrijf of tussen diensten of
bedrijven onderling worden gewisseld en waarvan door de afzenders de minuut
wordt bewaard. Aangezien het historisch belang in het algemeen niet vergt, dat
dergelijke stukken op meer dan één plaats in de archieven der gemeente bewaard
blijven, is er veel voor te zeggen, dat de dubbelen worden vernietigd, zodra zij
hun belang voor de administratie van de betrokken beheerseenheden hebben ver
loren, mits bij tenminste één beheerseenheid een exemplaar bewaard blijft. De
mogelijkheid tot vernietiging in deze zin is tot op zekere hoogte gegeven in par.
2 F 6 van de ministeriële lijst, waar gesproken wordt van vergunningen of ont
heffingen en de daarbij behorende correspondentie, die in dubbel worden aange
troffen, nl. één verzameling op de secretarie en één bij de betrokken dienst. Het
kwam de gemeentearchivaris voor, dat deze regeling zonder bezwaar zou kunnen
worden uitgebreid tot andere in hetzelfde geval verkerende stukken. Art. 20 van
het besluit Post- en Archiefzaken biedt de nodige waarborgen voor een zorgvuldig
en verantwoord gebruik van deze verruimde mogelijkheid tot vernietiging. Na
enig overleg hebben de ministers van Binnenlandse Zaken en van Onderwijs,
Kunsten en Wetenschappen de hun door Burgemeester en Wethouders gevraagde
machtiging tot vernietiging van de bedoelde dubbelen verleend.
De gemeentearchivaris heeft een enkele keer, bijv. bij de overdracht aan de
nieuwe eigenaar van de oude eigendomsbewijzen van een door de gemeente ver
kocht huis, krachtens art. 21 advies aan Burgemeester en Wethouders uitge
bracht3.
Omtrent art. 22 bestond aanvankelijk onenigheid tussen de opvattingen van de
archivaris en van de diensthoofden, die wellicht minder uit de tekst van het
artikel, dan wel uit de toelichting voortkwam. Zijdelings worde hier opgemerkt,
dat de nieuwe versie van het besluit Post- en Archiefzaken in 1960 niet van een
toelichting werd voorzien. Tussen art. 22 nieuw en art. 20 oud is het enige ver
schil de termijn, waarna de archiefstukken in de regel naar de Archiefdienst zul
len moeten worden overgebracht. Deze is, in aansluiting aan de wijziging in het
nu wet geworden ontwerp-Archiefwet, gebracht van 40 op 50 jaar. Tekst en toe
lichting, waarom het hier gaat, luiden:
3 Artikel 21.
Onverminderd hetgeen ten deze is bepaald bij artikel 1518 van het Burgerlijk Wet
boek, alsmede bij artikel 7 van het Koninklijk Besluit van 7 oktober 1919 (St. 596)
tot vaststelling van de algemene maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der
Archiefwet 1918 (St. 378), kan vervreemding van archiefstukken, van welke aard
deze mochten zijn, slechts geschieden krachtens een in inder afzonderlijk geval daartoe
strekkend besluit van Burgemeester en Wethouders, de Gemeente-archivaris gehoord.
[25]
