en is als zodanig belast met het voorbereiden van de werkzaamheden van deze
commissie, het onderhouden van de daartoe benodigde contacten en het voorlich
ten van de hoofden der beheerseenheden inzake de toepassing van dit besluit en
het rapporteren omtrent de naleving van de bij of krachtens dit besluit gegeven
richtlijnen en voorschriften. Art. 6(1) bepaalt nu uitdrukkelijk, dat het hoofd van
een beheerseenheid is belast met het beheer van de archieven van zijn beheers-
eenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Gemeentelijke Archief
dienst. Art. 19(1) voegt daar de zorg voor de goede bewaring van de door hem
beheerde archieven aan toe.
Nieuw zijn ook de artikelen 9 en 10 en het daarbij aansluitende art. 16(2). Het
doelmatig papiergebruik, het formulierengebrek, het vermenigvuldigen van stuk
ken en het kantoormachinegebruik zullen geschieden volgens nader te stellen voor
alle beheerseenheden geldende regels. Een concept-besluit Doelmatig papiergebruik
ter uitvoering van art. 9 kwam in november 1962 bij de werkcommissie in behan-
handeling. Evenzo zal geregeld worden het onderbrengen van zoveel mogelijk
administratieve werkzaamheden in routine-procedures en het bepalen van de loop
der tot deze routine-procedures behorende stukken. Het basismateriaal van de als
routine-procedures aangemerkte zaken kan dan worden benut als inventarisatie
middel voor het archief en als rotulus voor de inhoud van de gevormde dossiers.
Nieuw is eveneens het voorschrift van art. 17, dat voor het raadplegen van
archiefstukken door anderen dan gemeentefunctionarissen aan wie de behandeling
van de zaken, waarop deze stukken betrekking hebben, is opgedragen, toestemming
vereist van Burgemeester en Wethouders.
De bepaling van het oude artikel 9: Het archief dient onderwerpsgewijze of
zaaksgewijze te worden geordend, is vervallen. Terecht heeft men dus gebroken
met de misvatting, dat elk archief alleen uit bundels of dossiers zou bestaan.
Gebleken is het voorschrift (art. 11, oud 10), dat de ordening (oude redactie:
opbouw) van ieder archief geschiedt volgens een decimaal ingericht registratuur
plan, opgesteld hetzij volgens de systematiek der Universele Decimale Classificatie,
dan wel in gevallen, waarin die systematiek minder bruikbaar is, volgens een
andere systematiek. De gemeentesecretarie wordt volgens art. 1 begrepen onder
de beheerseenheden, op welke het besluit Post- en Archiefzaken van toepassing
is. Voor de registratuur der secretarie-afdelingen zijn in de jaren 1946-1949, dus
voorafgaand aan de besluiten Post- en Archiefzaken van 1956 en 1960, rubrieken
schema's ontworpen, opgebouwd uit de code der Vereniging van Nederlandse
Gemeenten. Deze code en die van het Nederlands Instituut voor Documentatie
en Registratuur worden in de toelichting op het besluit Post- en Archiefzaken 1956
de enige stelsels genoemd, die voor toepassing krachtens art. 10 in aanmerking
komen. Nadat met de rubriekenschema's in de praktijk ervaring was opgedaan,
werden zijn, aangepast, verduidelijkt en in sommige gevallen toegelicht, vastge
steld door Burgemeester en Wethouders bij besluit van 5 december 1952 nr. 42/41
A.S. 15. Op 7 december 1951 werd een handleiding voor de toepassing van de
registratuur ter secretarie van Amsterdam onder nr. 42/31 A.S. 15 door Burge
meester en Wethouders vastgesteld. Het beoogde doel van deze maatregelen is:
[22]
eenheid in de archiefordening der secretarie, op basis van zaaksgewijze ordening
der stukken, en decimale rangschikking van de aldus gevormde dossiers. De in-
dicateurhouders der secretarieafdelingen werken met de nrs. 1-199 voor de aan
gelegenheden betreffende het organisme van de onder de verschillende secretarie
afdelingen ressorterende diensten, bedrijven en instellingen der gemeente (07. van
de code); 200-399 evenzo betreffende het personeel (08. van de code) en 400-999
voor de bestuurstaak der afdelingen. De rangschikking der dossiers geschiedt op
het Bureau Post- en Archiefzaken Secretarie, vroeger Centraal Secretarie Archief
geheten, onderdeel van de afdeling Algemene Secretarie, waarheen de archief
stukken in het algemeen in het vijfde jaar, volgende op dat waarin zij zijn inge
komen of ontstaan, worden overgebracht. Daar worden de over eenzelfde zaak bij
verschillende secretarieafdelingen ontstane stukken tot één, van een nummer van
de code V.N.G. voorzien, dossier samengevoegd. De toekomstige samenstelling
van de registratuurplannen voor de secretarie en de meest efficiënte werkwijze
van de onderafdeling Post- en Archiefzaken Secretarie hebben in oktober en no
vember 1962 in de werkcommissie onderwerp van bespreking uitgemaakt, die
daarover een brief aan de commissie heeft gericht.
In de commissie en de werkcommissie worden besprekingen gewijd aan de door
de hoofden der beheerseenheden opgestelde registratuurplannen, die slechts na
goedkeuring door Burgemeester en Wethouders ingevoerd kunnen worden. Aan
de opstelling van een dergelijk plan gaat een inleidende bespreking door de werk
commissie met de betreffende functionarissen van de beheerseenheid vooraf.
De artikelen van het besluit Post- en Archiefzaken, waarmee de gemeentearchiva
ris en zijn staf het meest te maken hebben, zijn 20 (oud 18) over de vernietiging,
21 (oud 19) over de vervreemding en 22 (oud 20) over de overbrenging van
archiefstukken. Daarnaast heeft de gemeentearchivaris, zoals ook reeds op blz. 81
van genoemde jaargang van het Archievenblad werd medegedeeld, krachtens raads
besluit van 6 januari 1954 het toezicht over de bij de hoofden van de gemeente-
administratiën, -diensten en -bedrijven in beheer zijnde archieven.
Het hoofd van een beheerseenheid moet voor zijn archief een lijst van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken ontwerpen, waarbij hij de lijst, hou
dende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de ge
meentearchieven dagtekenende van na 1850 tot richtsnoer neemt-2. De ontworpen
2 Artikel 20.
(1) Het hoofd van een beheerseenheid ontwerpt voor ieder zijner archieven een
lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, waarbij de uit artikel 5
van de Archiefwet 1918 (St. 378) voortvloeiende 'Lijst houdende opgaaf van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende
van voor 1850', voor zover toepasselijk, tot richtlijn dient.
(2) Eerstbedoelde lijst wordt aan de goedkeuring van de Gemeentearchivaris on
derworpen.
(3) Burgemeester en Wethouders verrichten het nodige ter verkrijging van de bij
artikel 4 van het Koninklijk Besluit van 7 oktober 1919 (St. 596) vereiste machtiging
van de Ministers van Binnenlandse Zaken en van Onderwijs, Kunsten en Weten
schappen tot vernietiging van op eerstbedoelde lijst vermelde stukken, welke niet zijn
[23]
