Kroniek
Jaarverslag van de Permanente commissie post- en archiefzaken bij de rijks
administratie over 1961
Blijkens het verslag der Commissie (mr. Hardenberg, voorzitter, drie leden-deskun
digen en 14 voor de departementen, secretaris J. Ensdorff) wordt zij in haar
werkzaamheden bijgestaan door vijf subcommissies: voor de registratuurplannen,
archiefmateriaal, archieftechnische problemen, archiefdocumentatie, archiefbesluit.
De Commissie vergaderde viermaal; er zijn negen vergaderingen van de subcom
missies gehouden.
Op verzoek van één der leden heeft de Permanente commissie het besluit post
en archiefzaken rijksadministratie voor wat betreft hfdst. 4, dat handelt over de
administratie, nog eens aan een kritische beschouwing onderworpen. Als uitvloei
sel van de terzake gevoerde besprekingen is door de secretaris een ontwerp model
voorschrift ontworpen voor de verblijfs- en voortgangscontrole.
Als vertegenwoordiger van de Permanente commissie in de commissie tot voor
bereiding van het archiefbesluit is op haar voordracht in de subcommissie archief-
besluit benoemd de heer W. N. Berends.
In de Commissie heeft een uitgebreide bespreking plaats gevonden over de mo
gelijkheden van toepassing van mikrofotografie t.b.v. de agendering, ruimtebe
sparing en de inrichting van schaduwarchieven. Alvorens de verschillende aspec
ten van het probleem nog eens nader te bestuderen, acht de commissie het voor
eerst beter de resultaten af te wachten van de proefnemingen, die bij een van
de ministeries in gang zijn.
De subcommissie archieftechnische problemen heeft aan de Permanente com
missie verslag uitgebracht over het in de subcomissie besprokene t.a.v. de definities
van de begrippen archiefcode en registratuurplan. De Permanente commissie heeft
zich hierover nog niet uitgesproken.
De subcommissie archieftechnische problemen heeft ook aan de Permanente
commissie verslag uitgebracht over het in de subcommissie besprokene t.a.v. de
invoering van een tienjarenplan voor de afsluiting van semistatische archieven en
de conclusie waartoe deze besprekingen hebben geleid. Deze conclusie houdt in
dat de ontwikkeling van een zodanige methode niet eenvoudig wordt geacht, maar
dat de overtuiging leeft, mede gezien de ervaring, die sommige departementen
hierin al hebben, dat het te stellen doel wel bereikbaar is. De Commissie heeft
zich met dit standpunt wel kunnen verenigen, maar het werd wenselijk geoordeeld
mede met het oog op de besprekingen in de commissie tot voorbereiding van
het archiefbesluit met het doen van een aanbeveling nog te wachten.
Reeds ten vorigen jare werd door de subcommissie archiefmateriaal aan de
Commissie verslag uitgebracht van haar besprekingen over de kwaliteitseisen,
welke aan het bij de overheid in gebruik zijnde papier waren te stellen. Besloten
werd toen te doen onderzoeken in hoeverre bij het rijk gebruikelijke papierkwali
teiten voldoen. Een door het staatsdrukkerij- en uitgeversbedrijf, dat zich met het
onderzoek heeft belast, uitgebracht rapport is in het verslagjaar in de Commissie
uitvoerig besproken. De door het staatsdrukkerij- en uitgeverijbedrijf daarbij ge
dane suggestie, dat het waardevol zou kunnen zijn verder te onderzoeken op
welke wijze goedkopere papiersoorten geschikt kunnen zijn voor een gebruiksdoel,
waarvoor tot heden papier van de kwaliteit normaal-3 is bestemd, is door de
Commissie overgenomen. Deze heeft hierin verder aanleiding gevonden zich tot
de minister van binnenlandse zaken te wenden met verzoek voor dit doel gelden
beschikbaar te willen stellen.
Van het ministerie van volkshuisvesting en bouwnijverheid is in het verslagjaar
ontvangen een ontwerp classificatieschema, opgesteld ten behoeve van dit minis
terie. Dit ontwerp is ter verdere behandeling doorgezonden aan de subcommissie
voor de registratuurplannen. Bij deze gelegenheid is een eventuele wijziging van
de procedure, die voor de behandeling van registratuurplannen is aanvaard, in
het geding gekomen.
In het verslagjaar heeft een gesprek plaats gehad tussen vertegenwoordigers der
Permanente commissie post- en archiefzaken en de Permanente commissie over
heidsadministratie. Hierbij is de wenselijkheid naar voren gekomen dat waar
dit nog niet is geschied een documentatie op het archief wordt ingesteld.
Besproken werden verder de problemen, die ontstaan daar waar de werkzaam
heden van bibliotheek en archief elkaar op dit punt ontmoeten. De bespreking had
een oriënterend karakter en zal te zijner tijd worden voortgezet. Men zal dan trach
ten te komen tot de opstelling van een gemeenschappelijk rapport. U.
Verslag van het Rijksinstituut voor oorlogsdocumentatie over 1961
Tot de conclusie gekomen dat het afwikkelingsschema door een geheel nieuw
moest worden vervangen, werd in overleg met de Commissie van bijstand een
nieuw schema opgesteld. Het 'dienstbetoon' bleek ernstig onderschat; ook zal hulp
van het Instituut bij de verdeling van de door de Duitse Bondsrepubliek voor
slachtoffers van vervolging en verzet beschikbaar gestelde bedrag onontbeeilijk
zijn. Het deel der uitgaven, voor deze diensten benodigd, bleek 13.3 te zijn.
Aanvankelijk was gedacht dat het Instituut per 1 jan. 196j tot een bescheiden
bureau gereduceerd kon worden, uitsluitend belast met de voltooiing van het ge
schiedwerk; thans wordt voorgesteld deze termijn tot 1 jan. 1966 te verschuiven
en het bureau nog in 1966 en 1967 te laten functioneren. Tevens werd aangevraagd
het Instituut m.i.v. het dienstjaar op de begroting van O.K. en W. te brengen,
zoals ook vóór 1949 het geval was.
Tot voorzitter van de Commissie van bijstand werd benoemd prof. dr. L. Brum-
[221
[220]
