9 waaruit bestaat eventueel de schade, welke is aangebracht b.v. vernietiging,
brand-, water- en vochtschade, verliezen;
bevonden zich hieronder ook perkamente stukken?
methode van inventarisering:
Van elk register, dossier, stuk, pak, van elke lias, bundel, katern of omslag dient
te worden genoteerd:
(materiële zijde)
1: de oude titel van het stuk, meestal op de omslag of aan de binnenzijde, vol
gende op de omslag, vermeld;
2: een algemene beschrijving van de inhoud;
3: het jaar of de jaren, waarover de stukken lopen.
(formele zijde)
1: de mededeling of het stuk bestaat uit één of meer delen, pakken, omslagen
liassen, stukken, katernen of charters (oorkonden); deze laatsten vorderen een
afzonderlijke beschrijving;
2. de materiële toestand, waarin de stukken zich bevinden;
3. opgave van stukken, die nog in het te beschrijven document aangetroffen
worden, buiten het verband van de overige inhoud; voorts andere mededelingen
i.z. de inhoud en vorm, anders dan hierboven vermeld.
De oorkonden zijn alsvolgt te beschrijven:
1 de datum in onopgeloste en opgeloste vorm, m.a.w. textueel en met moderne
tijdsaanduiding;
2 de plaats van uitvaardiging;
3 een mededeling over de aard van het stuk (origineel of afschrift; perkament
of papier);
4 een mededeling aangaande eventuele transfixen;
5 opsomming van de aanwezige zegels;
6 de materiële toestand, waarin de oorkonde zich bevindt.
Het stemt tot voldoening, dat in meergemelde Analecta de bisschop van Roermond
anno 1947 maatregelen heeft afgekondigd nopens de openbaarheid, toegankelijk
heid, het gebruik en de uitlening van kerkelijke archieven. De tekst luidt als volgt:
Maatregelen betreffende openbaarheid, toegankelijkheid, gebruik en uitlening
van kerkelijke archieven
Aangezien de meeste kerkelijke archieven nog niet zijn geïnventariseerd en het is ge
bleken, dat herhaaldelijk bescheiden, die uit een oogpunt van plaatselijke kerkelijke "e-
schiedems van betekenis moeten worden geacht, door het ter inzage geven of uitlening
aan derden, verloren zijn geraakt, bepalen Wij, gezien can. 484, 1 C.I.C. en Onze Ad^
viescommissie voor Kunstvoorwerpen en Archieven gehoord:
1. De pastoor is verplicht zorg te dragen voor de parochie-archieven, (cfr. can 384
470 C ICde PaSt00r de beheerder del" Parochie-archieven genoemd wordt en can!
[196]
2. De registers, dossiers en stukken, die geschiedkundige waarde bezitten, kunnen ter
inzage worden gegeven aan bekende en vertrouwde personen of instellingen, die in het
algemeen belang geschiedkundige nasporingen doen. Cfr. can. 378, 1. C.I.C.
Onder 'geschiedkundige waarde' verstaan Wij documenten, die in het algemeen aan het
jaar 1854 voorafgaan of bescheiden, welke eenmalige feiten dan wel gebeurtenissen
vermelden, die na het jaar 1853 hebben plaats gehad. Stukken van meer recente datum,
waarin gehandeld wordt over personen, die nog in leven zijn, worden niet ter inzage
gegeven, dan na advies te hebben ingewonnen van Onze Adviescommissie voornoemd.
Stukken berustend in het geheim archief zijn niet voor inzage toegankelijk. Cfr. can.
384, 1 C.I.C. Mochten er zeer zware redenen aanwezig zijn, dan dient Onze advies
commissie gehoord te worden.
3. Zij, die zich voor zulk een archief-onderzoek aanmelden, zijn gehouden het doel
hunner opsporingen bekend te maken.
De beheerder beoordeelt, of de aanvrager tot hel archief-onderzoek kan worden toege
laten, behoudens de gevallen, genoemd onder 2.
4. Indien de beheerder een aanvrage om archiefstukken te raadplegen weigert, deelt
hij de gronden van zijn weigering mede aan de aanvrager, die bevoegd is van de be
slissing van de beheerder in beroep te komen bij Onze Adviescommissie voornoemd.
5. De toegelaten aanvrager is gehouden in het gebouw, waarin de archieven bewaard
worden, gebruik te maken van de ter inzage gegeven stukken, welke van te voren zullen
worden gestempeld.
6. Geen archiefstuk wordt buiten het gebouw gebracht, waarin het bewaard wordt,
tenzij de beheerder daartoe van te voren machtiging heeft ontvangen van Onze Advies
commissie.
Dergelijke machtiging wordt niet vereist voor raadpleging van archiefstukken in gebou
wen. waarin tenminste een brandvrije kluis aanwezig is, zoals in Rijks- en Gemeente
gebouwen, Universiteitsbiblotheken etc.
Telkens na het beëindigen der raadpleging moeten de ter inzage gegeven bescheiden in
die kluis worden opgeborgen.
7. Indien de beheerder een verzoek om archiefstukken buiten het gebouw, waarin deze
bescheiden bewaard worden, te raadplegen weigert, deelt hij de gronden van zijn wei
gering mede aan de aanvrager, die bevoegd is van de beslissing van de beheerder bij
Onze Adviescommissie in beroep te komen.
8. Geen stuk wordt ter inzage buiten het gebouw, waarin de archieven bewaard wor
den, geraadpleegd, dan na behoorlijk te zijn gestempeld met het stempel der parochie
en tegen recu, getekend door degene aan wie het stuk wordt toevertrouwd. Cfr. can.
378 2 C.I.C.
Nadat het stuk is teruggegeven, nagezien en in goede staat bevonden, wordt het regu,
hetwelk ter controle onder berusting van de beheerder blijft, aan de betrokken persoon
teruggegeven.
Wordt het stuk niet in goede staat bevonden of is het op de een of andere manier ver
loren gegaan, dan is de aanvrager tot restitutie verplicht voor een waarde, ter beoor
deling van Onze Adviescommissie.
9. Aan een ieder, die tot het gebruik van archiefstukken is toegelaten, staat het vrij
om het door of voor hem afgeschrevene of gefotocopieerde in druk uit te geven mits
hij zich onderwerpt aan de volgende voorwaarden:
a. dat hij zich verantwoordelijk stelt voor het door hem uitgegevene;
b. dat hij een exemplaar van het uitgegevene, waarin afdrukken voorkomen, aan de
parochiale of kerkelijke archiefbewaarplaatsen, waar het stuk berust, schenkt;
c. dat het recht om het door hem uitgegevene opnieuw te doen drukken en uitgeven
voor de beheerder onverkort blijft.
Roermond, 6 december 1947.
[197]
