voor het al of niet bewaren van archiefstukken. Wat onze voorouders in dit op
zicht belangrijk vonden (denk maar eens aan de franse selectieactiviteiten na
1789), is vaak iets anders, dan wat onze generatie denkt, en het nageslacht zal er
weer anders over oordelen. De hedendaagse historische wetenschap heeft een veel
ruimer veld van onderzoek dan die van 100 jaar geleden. Een archivaris zou
helderziend moeten zijn om deze toekomstige uitbreiding te kunnen bevroeden.
II. Niet een deductieve beoordeling, afdalend van abstracte historische beginse
len naar een uniforme toepassing, maar een meer inductieve beoordeling, door
kennisneming van de bijzonderheden van elk geval, in het kader van de organi
sche en functionele structuur van het desbetr. orgaan en de daarmede correspon
derende andere overheidsorganen bepalen de toekomstige blijvende waarde van
de archiefbescheiden, zowel voor de administratie als voor de wetenschap.
Bij deze beoordelingswijze wordt in aanmerking genomen:
1 de positie van de afdeling of afdelingen in de administratieve hiërarchie, daar
hiervan vrnl. de waarde van de stukken afhangt.
2 het karakter van de functies, van de afdeling of afdelingen.
3 het karakter van de activiteiten voortvloeiende uit een gegeven functie.
De beoordeling van de waarde der stukken naar hun organisch-functionele her
komst brengt mede, dat de inrichting van een lijst van voor vernietiging in aan
merking komende stukken in de praktijk steeds een daarop gebaseerde indeling
vertoont en dat de omschrijving der stukken zoveel mogelijk de aanduiding van
het formele kenmerk van het stuk vermeldt, b.v. verslagen, notulen, overeenkom
sten enz. om daarmede de soort der daarin neergelegde activiteiten aan te duiden.
III. In het algemeen kan worden gezegd, dat algemene vernietigingsregelingen al
leen doeltreffend zijn als zij gelden voor de stukken van instellingen die een gelijk
doel nastreven, b.v. gemeenten.
IV. In het algemeen is een selectie door middel van het doorbladeren en lezen
van alle stukken onbruikbaar.
V. Bewaard dient te blijven al wat van algemene aard is, betrekking heeft op
algemene maatregelen, voorname gebeurtenissen of ingrijpende handelingen van
publieke lichamen. Zo dienen bewaard te blijven het meest centrale regeringsar
chief, het Kabinet van de Koningin, de stukken betr. de wetgeving en de beleids-
vaststelling, notulen, besluiten en verslagen; de vastlegging der rechtsfeiten van
individuen (burgerl. stand), onroerende goederen (kadaster), rechtshandelingen
(not. archieven), rechtspersonen (Min. v. lustitie).
VI. Het incidentele, de toepassing op de bijzondere gevallen kan voor vernietiging
vatbaar zijn.
Voor een nadere onderscheiding (selectie) dezer categorie bedient men zich van
het vermoeden, dat de gevallen van belangrijke of ernstige aard, volgens enige
formeel criterium vast te stellen, groter kans bieden op historisch belang dan de
dagelijkse kleinigheden. Daar het voor de archivaris veelal zeer moeilijk is aan
te geven welke die gevallen zijn, dient hierbij de hulp ingeroepen te worden van
degenen, die de zaken zelf behandeld hebben. Een voorbeeld van de vaststelling
van een formeel criterium is het door de ministers van Justitie en O.K.W. ge-
geven voorschrift, dat dossiers van strafzaken, waarbij het O.M. veroordeling tot
vrijheidsstraffen van meer dan een jaar heeft geëist, niet vernietigd mogen wor
den. Een voorbeeld van medewerking van de behandelende ambtenaren bij de
beoordeling van wat belangrijk is, is de registratie bij het departement van Justitie
in een centraal documentatieregister van die dossiers, die belangrijke zaken in
houden.
VII. In het algemeen kunnen alle stukken vernietigd worden, die ook elders be
waard worden en goed toegankelijk zijn, of waarvan het voornaamste van de in
houd te vinden is in een verzamelstuk.
VIII. Vrijwel alles wat de comptabiliteit betreft kan na het verstrijken van de
wettelijke verjaringstermijnen worden opgeruimd.
IX. Hetzelfde geldt voor de personeelsadministraties beneden een bepaald niveau,
met dien verstande, dat een centrale registratie, zoals b.v. de stamboekkaarten van
defensie, behouden dienen te worden.
Hierboven heb ik uiteengezet hoe de niet van blijvende waarde zijnde stukken
slechts door middel van lijsten of incidentele machtiging tot vernietiging kunnen
komen. Het maken van deze lijsten is nu krachtens art. 21 j° art. 25 voor de
departementen verplicht gesteld binnen een bepaalde termijn.
Het is in dit verband goed erop te wijzen, dat dit in de praktijk medebrengt,
dat het initiatief tot het opmaken van een lijst doorgaans uitgaat van de zijde van
de departementen, in de meeste gevallen van de daaraan verbonden hoofden pos
en archiefzaken. De totstandkoming van een lijst is altijd het resultaat van overleg
van genoemde hoofden met de leden van de administratieve eenheden waaruit de
stukken afkomstig zijn en een vertegenwoordiger van de rijksarchiefdienst. Dit
overleg kan geschieden en geschiedt ook meestal doordat het hoofd post- en ar
chiefzaken adviezen bij de twee andere belanghebbenden inwint. Het kan echter
ook in commissieverband plaatsvinden, waarbij de verschillende aspecten van het
te behandelen archief eerst worden toegelicht, waarna men een plan opstelt om op
de meest efficiente manier tot een lijst te komen.
Gebleken is, dat aan de tweede methode de voorkeur dient gegeven te worden,
zeker als het gaat om de opstelling van een lijst voor een geheel departement of
een belangrijk deel daarvan. Men kwam dan uiteindelijk tot een sneller en bepaald
verder reikend resultaat, door de sterkere doorlichting van het desbetr. archief,
waarbij de aanwending van de gemeenschappelijke ervaring en kennis van alle
betrokkenen, ook die van de archiefdienst, zeker een niet te verwaarlozen rol
heeft gespeeld. Laatstgenoemde dienst beschikt immers over een gevarieerde en
geconcentreerde kennis en ervaring ten opzichte van de kwestie van bewaren en
vernietigen, daar hij zich steeds weer gesteld ziet voor de opgave alle vernietigings-
voorstellen van een groot aantal overheidsdiensten onder de loupe te nemen. Bo
vendien doet deze kwestie zich niet alleen voor t.a.v. nog onder de administraties
berustende archieven. Ook bij de archiefdienst is in de loop van de jaren een
grote verscheidenheid van archieven binnengekomen, die op dit punt voor be
werking in aanmerking kwamen. Het zou mijns inziens derhalve aanbeveling ver
dienen het tot nu toe in het algemeen gebruikelijke systeem, dat alleen een door
[79]
[78]
