In Engeland moet iedere departementale administratie krachtens de Archiefwet
1956 onder de coördinerende leiding en toezicht van of vanwege het hoofd van
de rijksarchiefdienst lijsten opstellen van voor vernietiging in aanmerking komen
de stukken. Deze lijsten moeten worden goedgekeurd door het Parlement.
De stukken welke voor blijvende bewaring in aanmerking komen moeten 30 jaar
na hun ontstaan overgebracht worden naar de rijksarchiefbewaarplaats. Wanneer
ze 50 jaar oud zijn, worden ze openbaar.
De categoriën van stukken, die op de lijsten staan vermeld, worden op regelmatige
tijden in boekvorm gepubliceerd.
Voorts verdient het vermelding, dat van de vernietigde stukken, meestal van elke
categorie, enige als staal worden bewaard, een werkwijze die ook in Nederland is
toegepast, b.v. bij de vernietiging van stukken van de N.O.T.
A merika
In Amerika gaan de archivisten bij de beoordeling van de waarde der stukken uit
van drie gezichtpunten:
1 hun waarde voor de dienst zelf;
2 hun waarde voor andere regeringsdiensten;
3 hun wetenschappelijke waarde.
Bij de bepaling van de waarde voor de dienst zelf gaat het huns inziens enerzijds
om de vaststelling van de formele bewijskracht van de stukken en anderzijds om
het materiële bewijs, dat ze bevatten inzake de organisatie en het functioneren van
een dienst.
Voor de bepaling van de formele bewijswaarde is de dienst zelf verantwoordelijk
en voor de waardering van het materiële bewijs de archivaris, die daarbij echter
in hoge mate is aangewezen op de voorlichting van de administratie.
Bij de bepaling van de waarde voor andere diensten en voor het wetenschappelijk
onderzoek gaat het volgens de Amerikanen om de vaststelling van informatieve
waarden, die voornamelijk door de archivarissen dienen beoordeeld te worden,
daar zij enerzijds door hun werkkring zich een algemeen beeld hebben kunnen
vormen inzake de organisatorische en administratieve structuur van de overheid
en anderzijds door hun opleiding en relaties in de wetenschappelijke wereld de
behoeften daarvan het beste kunnen peilen.
Vooral na de oorlog heeft men van Amerikaanse archiefzijde t.b.v. de beoor
deling van de bewijs- en informatieve waarde van archiefbescheiden een zeer
vergaand normensysteem ontwikkeld, waarbij men uitging van de stelling, dat de
bepaling van de waarde van stukken moest worden gebaseerd op een grondige en
samenvattende analyse van de gehele documentatie geproduceerd door een over
heidsorgaan en zijn relatie tot alle andere documentatie.
Vernietiging vindt alleen plaats aan de hand van lijsten, opgesteld onder de co-
ordinerende leiding van de archiefdienst, welke door het Congres moeten worden
vastgesteld.
Daarnaast kent men nog zgn. dispositionplans. Het voornaamste doel hiervan
[76]
is, dat zij een basis scheppen voor een goed wederzijds begrip tussen de admini
stratie en de archiefdienst over wat er kan en moet gedaan worden met de stukken
van de administratie. Een dergelijk plan geeft een kort overzicht van de geschie
denis en structuur van het orgaan. Het geeft voorts een samenvattend overzicht
van de gehele documentatie, gerangschikt volgens functies, waarbij vooral aan de
beschrijving van de stukken van blijvende waarde aandacht wordt geschonken, en
voorts het onderling verband van de stukken zoveel mogelijk tot uitdrukking wordt
gebracht.
In principe worden in Amerika alleen stukken in de archiefbewaarplaatsen toe
gelaten, waarvan de blijvende waarde zo nauwkeurig mogelijk is vastgesteld.
Twijfelgevallen en stukken welke eerst op lange termijn vernietigbaar zijn gaan
naar aparte bewaarplaatsen.
j
Nederland
De Nederlandse archiefwereld is sinds de invoering van de Archiefwet 1918 ten
nauwste betrokken geraakt bij het probleem van bewaren of vernietigen van de
archiefbescheiden van de overheid.
Als uitvloeisel van deze wet is de vernietiging nader geregeld bij K.B. van 7 ok
tober 1919, Stb. 596, gewijzigd bij K.b. van 14 juni 1929 Stb. 316.
Zoals U bekend zal zijn bestaan er volgens deze regeling 2 wijzen, waarop tot
vernietiging kan worden overgegaan.
De eerste manier is deze, dat de stukken worden geplaatst op een lijst, welke
wordt vastgesteld door de minister onder wie de stukken berusten, met medewer
king van de minister van O.K.W. die te allen tijde het advies van de algemene
rijksarchivaris inwint.
Voor vernietiging van stukken van de Hoge Colleges van Staat en de archieven
van Provincies, Gemeenten en Waterschappen gelden soortgelijke regels.
Deze lijsten geven een doorlopende machtiging tot vernietiging van de daarop
omschreven stukken.
De andere methode is, dat voor elke incidentele vernietiging advies wordt ge
vraagd aan de rijksarchivaris in de desbetreffende provincie, voor Zuid-Holland
aan de algemene rijksarchivaris.
Het kenmerkende van beide procedures is, dat zij slechts met medewerking van
de daartoe aangewezen deskundige archivaris hun beslag kunnen krijgen.
Dit heeft er in de praktijk toe geleid, dat van de zijde van de administraties in
het algemeen eerst overleg wordt gepleegd met de desbetr. archivaris omtrent
welke stukken wel en welke niet voor plaatsing op de lijsten in aanmerking ko
men. In dit licht dient mijn eerdere opmerking, dat de nederlandse archiefwereld
ten nauwste betrokken is geraakt bij het probleem van bewaren of vernietigen
in het bijzonder te worden gezien.
Enkele der direct bij deze procedure betrokken archivarissen hebben op grond
van hun ervaring een aantal beginselen geformuleerd, die ik U thans zal noemen.
I. Het historisch motief levert in eerste instantie geen voldoend criterium op
[77]
