9 Stukken van algemene aard, b.v. betreffende het beleid, moeten worden be
waard.
10 Stukken van tussenliggende instanties moeten worden bewaard als ze het
eigen bestuur betreffen, maar niet die betreffende de bemiddeling tussen hogere
en lagere instanties.
11 De stukken van lagere of ondergeschikte bestuursinstanties moeten slechts in
zoverre worden bewaard als ze het eigen bestuur betreffen, d.w.z. de unica die
bij geen andere instantie zijn terug te vinden.
Kort voor de tweede wereldoorlog werd een commissie ingesteld om de normen
kwestie nog eens opnieuw te bezien. Hieruit resulteerden 2 rapporten, een van
Meisner en een van Meinert.
Meisner onderstreepte daarbij het belang van een correcte archivistische aanpak
van het waarderingswerk en rekende af met de oude voorstelling dat vernietiging
een zaak was van intuitie of aanvoelingsvermogen. Meinert onderschreef de door
Meisner gestelde normen, maar beschouwde die normen van het meeste belang,
die gebaseerd zijn op de herkomst der stukken. Zij mogen niet als geïsoleerde een
heden worden beschouwd. Hij meende, dat de waardebepaling moet uitgaan van
de betekenis van de bron. De positie van iedere bestuurseenheid in de overheids
structuur, de aard van zijn activiteiten en hun relatie tot andere eenheden van
hogere, gelijke of lagere orde, moet z.i. in aanmerking worden genomen. Archief
bescheiden mogen niet worden gewaardeerd als geisoleerde stukken, maar alleen
in hun administratieve samenhang.
De geheel nieuwe opbouw en decentralisatie van het landsbestuur in Duitsland
na 1945 is er waarschijnlijk de oorzaak van, dat slechts incidentele gegevens betr.
procedures van vernietiging en overbrenging bekend zijn.
Volgens de 'Akteordnung für Stadte' van 1959 dienen archiefbestanddelen van
de stedelijke organen en diensten, zodra zij niet meer door de desbetr. administra
ties gebruikt worden, rechtstreeks naar de stedelijke archiefbewaarplaats overge
bracht en daar geselecteerd te worden door de archivaris aan de hand van een in
overleg met de administraties opgestelde lijst van voor vernietiging vatbare stukken.
Engeland
De Engelse centrale archiefdienst heeft in een boekje, getiteld 'Principles governing
the elimination of ephemeral or unimportant documents in public or private ar
chives', richtlijnen gegeven voor de bewaring van stukken voor zakelijke en weten
schappelijke doeleinden. Zij gaat er daarbij van uit, dat zij die verantwoordelijk
zijn voor de behandeling der zaken ook het meest geeigend zijn om aan te geven
in hoeverre stukken voor zakelijke doeleinden dienen bewaard te worden. Daar
naast moet dan worden nagegaan in hoeverre stukken voor wetenschappelijke doel
einden bewaard moeten worden. Voor de bepaling hiervan werken zij met drie
criteria, die hierop neerkomen, dat stukken moeten bewaard worden:
1 die de geschiedenis of de organisatie van organen weergeven;
2 die technische vragen betr. hun handelingen kunnen beantwoorden;
5 die aan de behoefte aan incidentele of toevallige gegevens kunnen tegemoet
komen.
T.a.v. de toepassing van het derde criterium (tegemoetkoming aan bijzondere
wetenschappelijke behoeften) geeft het boekje een aantal praktische wenken:
1 elimineer regelmatig en zo spoedig mogelijk de stukken van kortstondige be
tekenis, waaronder begrepen de routinestukken;
2 elimineer de stukken van interne administratieve aard, ook de personele, maar
neem daarbij in acht de aard van de instelling.
Voor naar buiten optredende instellingen of organen gaat dit principe eerder op,
dan voor die welker werk vnl. intern is, zoals musea of scholen;
3 gebruik als een ruw waarderingscriterium voor alle mogelijke ondefinieerbare
belangen, de titels op de omslagen van stukken of series;
4 stel vast of het merendeel van de gegevens in de stukken ook elders voorhan
den is;
5 bewaar de indices of registers zelfs als de stukken, waarop zij betrekking heb
ben, in hun geheel zijn vernietigd.
Blijkens het rapport van een Engelse staatscommissie van juli 1954 is het groot
ste probleem bij de selectie hoe van te voren de potentiële historische of andere
niet-administratieve waarde van documenten voor het nageslacht te bepalen. Zij
gelooft dat het niet mogelijk is dit probleem op te lossen door het historische
criterium rechtstreeks toe te passen. Slechts de toepassing van dit criterium door
indirecte middelen leidt h.i. tot een redelijke bruikbare procedure. Het uitgangs
punt bij de beoordeling moet zijn: 'Zal het departement een stuk nog nodig hebben
voor eigen gebruik?' Indien een departement beslist dat een stuk korte tijd na de
voltooiing van het in dit stuk behandelde onderwerp waarschijnlijk niet meer no
dig is voor eigen gebruik, zal het waarschijnlijk ook niet van enige historische be
tekenis zijn. Het kan derhalve vernietigd worden. Anderzijds zullen de stukken,
die een latere geschiedkundige misschien bewaard wil zien, in de praktijk automa
tisch behoren tot de stukken die de departementen menen voor iets langere tijd
te moeten bewaren voor eigen gebruik. Het aannemen van een dergelijk uitgangs
punt bij de selectie verzekert volgens de commissie, dat het historisch criterium
indirect wordt toegepast t.a.v. alle stukken van een departement, en in een vorm
die ook door de departementen praktisch kan worden toegepast.
Deze eerste selectie, die bij voorkeur niet later dan 5 jaar nadat een stuk of
dossier niet meer in actief gebruik is, dient te geschieden vanwege het departe
ment, moet t.a.v. de ter bewaring afgescheiden stukken of dossiers 25 jaar na
hun ontstaan door een tweede selectie gevolgd worden. De beslissing over wat
bij de tweede selectie moet worden behouden, moet dan genomen worden van
wege het departement in samenwerking met de archiefdienst, daar de criteria voor
de al of niet bewaring dan zowel administratief als historisch zullen zijn. De
commissie meent, dat bij deze tweede selectie de beoordelingsmoeilijkheden aan
zienlijk zullen zijn gereduceerd door een grotere overzichtelijkheid van het ma
teriaal, daar bij de eerste selectie naar schatting 50 tot 90 van de stukken
kan worden vernietigd.
[75]
[74]
