aanvangende archief van het Hof van Holland. Om genoemde series te hanteren
was de ontsluiting door indices en klappers onontbeerlijk.
Naarmate de papieren neerslag naar omvang steeds groter en naar inhoud ge
varieerder werd, moest de gedachte wel opkomen een indeling van de stukken
naar onderwerpen en/of zaken te ondernemen.
Gelede series naar 'respecten' of onderwerpen (rubriekenstelsel) kwamen tot
volle ontwikkeling, maar daarnaast en tegelijkertijd ook zaaksgewijze ordeningen
zoals die in de loket- en secrete kas van de Staten Generaal en in de loketkas van
de Staten van Holland. Het privé archief van de Fagels (griffiers van de Staten
Generaal) sloot geheel aan op de onderwerpsverdeling en zaaksgewijze onderver
deling van de loketkassen der Staten Generaal. Waar het vorstelijke absolutisme
of revolutionaire omwenteling een rationele nieuwe opbouw van het bestuur mo
gelijk maakten of afdwongen, zoals in Pruisen in de 17e en 18e eeuw, en in Frank
rijk na 1789, zien we deze ontwikkeling zich nog consequenter voordoen. Het is
vooral op het conl'nent, dat de geleding naar dossiers tot ontwikkeling kwam.
Waar de dossiervoering is ingevoerd, heeft het voor zijn ontsluiting, overeenkom
stig de index bij de serievorming, een dossier, de registratuurplan, waaruit blijkt op
welke plaats de dossiers betr. een bepaald onderwerp of bepaalde zaak zijn te
vinden. Het spreekt haast vanzelf, dat dossiers slechts daar werden geformeerd,
waar de speciale aard der stukken dit toeliet. Waar dit niet het geval was, omdat
b.v. een en hetzelfde stuk meerdere onderwerpen behandelt, daar bleef het (aan
vankelijk), ook indien het dossierstelsel was ingevoerd, voor deze stukken bij de
seriegeleding. Terwijl men zeggen kan, dat de dossiervorming in het algemeen
aan de behoeften der moderne administratie wel het beste beantwoordt, is daar
mede nog geenszins gezegd, dat ze ook voor het doel van het wetenschappelijk
onderzoek steeds het voordeligst is. Dat hangt geheel af van de eventuele vraag
stelling. Bij de behandeling van historische lengtedoorsneden, b.v. de betrekkingen
van dan tot dan, de samenhang in de buitenlandse of binnenlandse politiek over
langere perioden, vormen series bijzonder welkome bronnen. Omgekeerd zullen
dwarsdoorsneden, b.v. schilderingen van speciale toestanden, sociale, economische
en rechtshistorische monografieën, kortom alle onderzoek naar speciale onder
werpen het gemakkelijker hebben, als ze te maken krijgen met bronnenmateriaal
in dossiervorm. Voor ieder onderzoek, of het nu historisch of administratief is,
is het in ieder geval van belang, dat een archief goed en consequent is opgebouwd.
Om hiertoe te komen is soms het dossierstelsel (grote organen), soms het serie
stelsel (commissies) en soms een rubriekenstelsel (comptabele administratie) of
combinatie van deze stelsels gewenst. In bepaalde gevallen kan het gebruikte
stelsel voordelen bieden i.v.m. de vernietiging. Zo kon b.v. bij de belastingdienst
de serie memories van successie' in zijn geheel worden bewaard en de rest vernie
tigd worden.
Over de betekenis van het dossiersysteem voor het selectieproces heeft de bekende
rechtshistoricus Fockema Andreae, die zich als archivaris gedurende enige tijd
intens met het selectieprobleem heeft beziggehouden, zich als volgt uitgelaten in
een artikel in het Ned. Archievenblad 1947: 'het dossiersysteem is door zijn opzet
beter geschikt voor uitlichting van vernietigbare bestanddelen dan het serie-stelsel,
als men tenminste dadelijk met de kenmerking van vernietigbare bestanddelen
rekening houdt, b.v. door aflegging in aparte mappen kenbaar door speciale
kleuren'. In de praktijk blijkt aan deze laatste conditie echter vrijwel nooit te zijn
voldaan.
Normen en procedures
Overheidsarchieven hebben twee soorten van waarde:
1 een primaire waarde van voorbijgaande aard voor het orgaan van oorsprong;
2 een secundaire waarde van blijvende aard voor de overheid, de justiciabelen en
de wetenschappelijke onderzoekers.
De vraag is nu welke normen gehanteerd moeten worden bij de beoordeling van
de waarde van bescheiden.
Gesteld kan worden, dat de beoordeling van de primaire waarde in eerste in
stantie voor rekening dient te komen van de administratie, wat natuurlijk niet
wegneemt dat een archiefinstelling, als dienst van de overheid, wiens waardevolle
stukken het beheert, zich eveneens dient bezig te houden met de primaire waarden
en dit temeer, daar het geen uitzondering is, dat overgebrachte archieven nog
regelmatig moeten worden geraadpleegd door de administratie, of dat zij nog
stukken bevatten, die van geen enkele waarde zijn. In principe is het echter zo
gelegen, dat de overheidsarchieven in een archiefbewaarplaats worden bewaard
vanwege hun secundaire waarde, die een constante is en een ander doel dient
dan dat, wat de administratie voor ogen heeft. Het is deze secundaire waarde
waarop thans nader zal worden ingegaan.
De archivarissen van verscheidene landen hebben beproefd normen te formuleren
volgens welke zij de waarde van archiefbescheiden zouden kunnen beoordelen.
Deze normen dienen dan als richtlijnen om door te sturen tussen de verraderlijke
zandbanken van het waarderingswerk. Deze normen kunnen nooit zeer nauw
keurig zijn en zij mogen nimmer worden beschouwd als absoluut of definitief. Zij
moeten steeds worden toegepast met kennis van zaken en gezond verstand. Ik zal
trachten U in het kort een overzicht te geven van de ontwikkeling op dit punt in
het buitenland en in Nederland.
Frankrijk
Toen in Frankrijk in 1789 de eerste nationale archiefinstelling werd opgericht,
was het belangrijkste probleem, waarmede men werd geconfronteerd het probleem
van de waardebepaling der van overal aangevoerde oude stukken. De vóórrevolu
tionaire stukken hadden hun belang voor bestuurs, fiscale, wettelijke, burgerlijke
en andere doeleinden veelal verloren. De instellingen, rechten, privilegiën waarop
ze betrekking hadden waren voor het grootste deel vernietigd.
Bij het decreet van 25 juni 1794, dat vaststelde, dat de overheid verantwoordelijk
was voor de zorg voor de publieke stukken, werd de taak van de bepaling der
[71
[70]
