de registratieambtenaren volgens eigen maatstaven voorgeselecteerd uitschot van
archiefbescheiden aan de archiefdienst ter beoordeling wordt voorgelegd, te ver
vangen door een systeem, waarbij per geval in gezamenlijk vooroverleg eerst een
plan de campagne wordt opgesteld.
Een ieder is er zich van bewust, ook de archiefdienst, dat met de angstwekkende
toeneming van alle mogelijke administratieve bescheiden tevens de waarde en be
tekenis van deze bescheiden enorm is gedaald, zodat de overgrote massa daarvan
niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt, en dat zowel de administratie
als ook het onderzoek alleen maar gediend wordt met daarin, zij het op welover
wogen wijze, flink het mes te zetten.
Met de Amerikaanse, Duitse, Engelse en Franse archivisten ben ik ervan over
tuigd, dat onder deze omstandigheden de schifting bij voorkeur aan de wortel, bij
de bronnen, moet beginnen, n.l. bij de overheidsinstellingen zelf, en wel in deze
zin, dat de archieven van bepaalde categorieën van overheidsorganen zonder meer
van een blijvende bewaring worden uitgsloten en dus nimmer naar de bewaar
plaatsen worden overgebracht. Daarbij dient in de eerste plaats uitgegaan te wor
den van een schifting en scheiding tussen de overheidsorganen zelf, op grond van
hun graad van autonomie, van hun zelfstandige beslissingsmacht en het belang
van de hun opgedragen taken, en vervolgens van de historische of juridische draag
wijdte en betekenis van de door hen gepresteerde arbeid.
Deze selectie, welke uiteraard moeilijker is dan die van de bescheiden, vereist
een grondige bestudering en kennis van overheidsinstellingen, van hun functies
en bevoegdheden, van hun geschiedenis en van hun huidige plaats in het gehele
bestuursapparaat. De bestudering van de geschiedenis van de bestuursinstellingen
is echter een der speciale taken van de archivaris en het is in eerste instantie op
deze grondslag, dat hij de blijvende waarde van de archiefbescheiden dezer in
stellingen dient vast te stellen.
Daarnaast blijft de selectie van de bescheiden zelf, zelfs aan de hand van ver-
nietigingslijsten een delicate zaak, waarbij zowel kennis van de desbetreffende
administratie als van de eisen der wetenschap onontbeerlijk is.
De praktijk heeft uitgewezen, dat hier verschillende oplossingen mogelijk zijn, n.l.
1 de opleiding van de registrator wordt meer op genoemde vereisten afgestemd
(b.v. ministeries van buitenlandse zaken, o.k. en w., en defensie, prov. st. van
Zuid-Holland).
2 bij de administraties worden voor dit werk archivisten aangesteld of gedeta
cheerd (b.v. Franse en Zweedse ministeries, streekarchivariaten, archiefinspecties).
3 de semistatische bewaringsperiode bij de administraties wordt aldaar opge
heven of tot het uiterste beperkt en de bescheiden worden zo spoedig mogelijk
na hun lopende fase naar de archiefdienst overgebracht (b.v. Zwitserse staatsar
chieven (20 j.), Engelse staatsarchieven (30 j.), Franse departementale archieven,
Duitse en Deense gemeentearchieven, gemeentearchief te Heerlen).
Samenvattende moge ik concluderen:
1 dat de tendens bestaat het historisch motief als uitgangspunt voor de bepaling
[80]
van de blijvende waarde van archiefbescheiden te vervangen door het organisch-
functioneel motief;
2 dat daarnaast het historisch motief aan de hand van de wetenschappelijke
vraagstelling en locale bijzonderheden steeds een belangrijke rol zal blijven spelen.
3 dat per geval een analyse van de gehele documentatie en zijn relatie tot alle
andere documentatie geboden is.
4 dat de selectie-criteria ten aanzien van bepaalde categorieën van bescheiden
in doorsnee overal gelijk zijn.
5 dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient te geschieden.
6 dat overal ter wereld de lijstenprocedure wordt toegepast.
7 dat bij het selectieproces een nauwe en gecoördineerde samenwerking tussen
administratie en archiefdienst noodzakelijk is.
8 dat de uitkomsten van de selectiearbeid in meerdere landen worden geanaly
seerd, verwerkt en gepubliceerd door een speciaal daartoe gecreëerde commissie.
J. H. de Vey Mestdagh
N.B. Zie voor de gedachtenwisseling het verslag van de vergadering, hiervoor
pag. 64.
Litteratuurlijst
Andersson, Ingvar. Le problème du triage dans les archives de l'administration Suedoise.
(in:) Mélanges Charles Braibant, p. 1 Bruxelles, 1959.
Arribas Arranz, F. Le plus ancien reglement des archives de Simancas. Mélanges
Charles Braibant, p. 9. Bruxelles, 1959.
Bernsen, H. J. Het ontstaan en de organisatie van de streekarchivaten in Noord-Brabant.
N.A.B. 1962, p. 11.
Bloemen, Carel. Het historisch motief als criterium voor de vernietiging van archivalia.
N.A.B. 1946/47, p. 112.
Brandt, A. von. Werkzeug des Historikers. Rohlhammer, Stuttgart, 1958.
Brenneke - Leesch. Archivkunde. Koehler Amelang, Leipzig, 1953,
Chiera, E. Zij schreven op klei. 3e dr. Bosch en Keunig, Baarn, 1960.
Duboscq, Guy. Les archives de France. Aspects actuels. Archivalische Zeitschrift, 1956,
p. 177.
Ebell, C. C. D. Administratief en geschiedkundig. N.A.B. 1924/25, p. 180
Ebell, C. C. D. Vernietiging van archiefstukken en nog iets. N.A.B. 1928/29, p. 31.
Eist, P. H. van der. Bewust bewaren of: wèg met die papierrommel. T.E.D. 1960, p. 372.
Fockema Andreae, S. J. Regels voor vernietiging van nieuwe archiefbestanddelen.
N.A.B. 1947/48, p. 43.
Fruin, Prof. Mr. R. (Commentaar op) de archiefwet 1918. Samson, Alphen a/d Rijn,
1919 - 1920 - 1929.
J. L. van der Gouw. Inleiding tot de archivistiek. Tjeenk Willink, Zwolle, 1956.
Graswinkel, D. P. M. Vernietiging van archieven. N.A.B. 1940/41, p. 19.
Hardenberg, H. Vernietiging van archieven. Les VI van het vak Archiefbeheer en ar
ch iefwetgeving. Rij ksarchiefschool
Hodiamont, J. H. Vernietiging van bescheiden en inventarisatie van de jongste archie
ven, Overheidsdocumentatie. 1951, p. 337.
Ike, B. Vernietiging. Overheidsdocumentatie 1962, p. 9.
[81]
