7
6
De „bestemming" om onder een overheidsorgaan te berusten moet dus uit
de aard dier bescheiden zelf voortvloeien; deze bestemming is dus objektief
bepaald en niet afhankelijk gesteld van het subjectief inzicht van degene, die
de bescheiden ontvangt of opmaakt. Niemand zal dus, zo zegt de Memorie
van Antwoord, „bescheiden tot archiefbescheiden kunnen stempelen, indien
zij dit niet uit hoofde van hun bijzondere aard zijn".
Het kenmerk van archiefbescheiden in de zin van de nieuwe archiefwet
is dus, dat zij bescheiden zijn, welke bestemd zijn onder een overheidsorgaan
te berusten, hetzij omdat het door dat orgaan ontvangen bescheiden zijn,
waarvan de inhoud zich uitdrukkelijk en terecht hiertoe richt en voorzover
zij niet worden terug- of doorgezonden, hetzij omdat het bescheiden zijn, welke
door het orgaan zijn opgemaakt om voor zichzelf te dienen als schriftelijke
neerslag van zijn handelingen. Van de ontvangen bescheiden blijven dus met
name uitgezonderd boekwerken, brochures, tijdschriften, dagbladen en knipsels
daaruit, om het even of hun inhoud al of niet betrekking heeft op het ont
vangende orgaan en zijn taak. Hun inhoud richt zich immers niet uitdrukkelijk
tot het ontvangende orgaan. Ook al zijn dergelijke publikaties aan het orgaan
geadresseerd en dien overeenkomstig ontvangen, toch missen zij op zichzelf
het kenmerk van archiefbescheiden. Wil men ze bewaren, dan behoren zij
toch buiten het archief te blijven. Slechts in het geval, dat de hier voorge
noemde publikaties of gedeelten daarvan als bijlagen deel uitmaken van ont
vangen of opgemaakte archiefbescheiden, kunnen zij eveneens als archiefbeschei
den worden beschouwd (Memorie van Antwoord p. 5).
De Staatssecretaris zegt in zijn Memorie van Antwoord in aansluiting op
het voorgaande uitdrukkelijk, dat hij graag bereid is te bevorderen, dat aan
de door hem gegeven interpretatie door middel van een circulaire bekendheid
wordt gegeven.
Wij mogen dus met reden verwachten, dat bij de vorming van de lopende
archieven met deze inzichten en met deze officiële interpretatie van de wets-
beoaling rekening gehouden zal worden, nu zij in deze zin aanvaard is.
Een tweede reden, waarom ons het gewijzigd ontwerp van Wet van de
Staatssecretaris mr. Höppener bijzonder verheugde was deze, dat hij het
artikel 25 'had aangevuld met de volgende bepaling (als lid 2): „Onder de
bevelen van burgemeester en wethouders oefent de gemeentearchivaris, over
eenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen en aan gedeouteerde
staten mede te delen regeling, toezicht uit op het beheer van de archiefbeschei
den van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats".
Velen van U zullen zich herinneren dat reeds in 1949 voor deze maatregel
in Uw vergadering is gepleit en toen onze Vereniging in 1951 haar Ontwerp
van een nieuwe „Wet op de Overheidsarchieven" bij de Minister van On
derwijs, Kunsten en Wetenschappen indiende, was deze bepaling dan ook in
dat ontwerp opgenomen op grond van een volkomen éénstemmigheid op dit
punt in ons midden: wij waren allen van het nut en van de noodzakelijkheid
van deze maatregel overtuigd.
In het Wetsontwerp dat op 17 november 1956 door de minister van Onder
wijs, Kunsten en Wetenschappen bij de Tweede Kamer werd ingediend, bleek
de bedoelde bepaling echter te ontbreken. In een schrijven dat Uw bestuur
kort daarna tot de Minister heeft gericht, (hetzelfde schrijven waarin ook
om de hiervoor behandelde wijziging in de definitie van archiefbescheiden
werd gevraagd) heeft het nogmaals aan Zijne Excellentie een uiteenzetting
gegeven van de redenen, waarom wij het nuttig en noodzakelijk achtten aan
de gemeentearchivaris het toezicht op het beheer van de archieven der ge
meentelijke organen op te dragen. Ook in het Voorlopig Verslag, dat de
Vaste Commissie voor Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen van de Tweede
Kamer betreffende het ontwerp van de nieuwe archiefwet uitbracht op 5 juli
1957 werd uitdrukkelijk verzocht een bepaling van deze aard in artikel 25
van het wetsontwerp op te nemen.
Wij waren dan ook zeer voldaan toen de Staatssecretaris in zijn Memorie
van Antwoord meedeelde, dat hij bij nadere overweging, in het bijzonder op
grond van hem ter kennis gekomen gevallen van ernstige verwaarlozing,
artikel 25 van het wetsontwerp in de ook door ons zo zeer gewenste zin
had aangevuld.
Maar hiermee is de geschiedenis van dit langzamerhand befaamd geworden
artikel 25 nog niet ten einde. Het was reeds eerder bestreden vanuit de
kringen der Vereniging van Nederlandse gemeenten en het ontbrak dan ook
in de „bewerking" van ons „Ontwerp van Wet", die in april 1952 in het
tijdschrift „Overheidsdocumentatie" verschenen was. Na het verschijnen van
de „Memorie van Antwoord" van de Staatssecretaris is de bepaling van dit
artikel in „Overheidsdocumentatie' (jrg. 13 (1959) p. 17-18) bestreden door
de heer Th. Ruygh, die vooral probeerde aan te tonen, dat de archivaris van
alle overheidsfunctionarissen in een gemeente wel de minst geschikte was om
dit toezicht op het beheer der lopende archieven uit te oefenen en wel, omdat
naar zijn mening, zo schreef hij, „deze functionarissen zich voor 99 bezig
hebben te houden met de dode hoek van het archiefwezen"Op géén duide
lijker manier had de heer Ruygh kunnen aantonen, dat de wetgever in de
m'euwe archiefwet het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden der
gemeentelijke organen volkomen terecht opdraagt aan de archivaris van de
gemeente. Zelfs voor de heer Ruygh, de directeur van het Registratuurbureau,
vormen deze archiefbescheiden zodra zij „het administratieve stadium door
lopen hebben, volgens zijn eigen verklaring „de dode hoek van het archief
En het is juist deze opvatting, helaas nog altijd door al te veel andere admi
nistratieve instanties gehuldigd, die een inderdaad „dodelijke" bedreiging voor
de archiefbescheiden vormt. Op grond van die opvatting immers zijn in de
loop der jaren talloze archiefbescheiden uit de archiefbewaarplaatsen van de
administratiegebouwen verwijderd, naar kelders, zolders of vlieringen over
gebracht, daar vaak op grove wijze verwaarloosd, in wanorde geraakt, ver
nield, door vocht verteerd, door ongedierte stukgeknaagd en tenslotte niet
zelden als oude rommel opgeruimd en definitief vernietigd. Zo zeer en zo lang
hebben vele administratieve instanties deze „afgewerkte" archiefbescheiden
als „de dode hoek van het archief" beschouwd en behandeld, dat vele van
deze bescheiden inderdaad tot stof zijn geworden.
In werkelijkheid vormen de archiefbescheiden die onder het beheer van de
archivaris gesteld zijn of zullen worden, juist dat gedeelte van de archieven,
dat door zijn inhoud van blijvende waarde is en dat juist om deze blijvende
onvervangbare waarde en betekenis blijvend bewaard en met zorg beheerd
moet worden.
De archivaris is zich van de blijvende waarde van deze archiefbescheiden
