34
niet strikt meer de hand werd gehouden. De kunst van het indiceren ontaardde
trouwens geleidelijk aan, doordat men dit werk aan lagere en minder ont
wikkelde ambtenaren ging toevertrouwen. Het misbruik van synonieme ru
brieken deed zijn intrede, er werd niet langer op gelet hun aantal beperkt te
houden, en naar mate de indices minder doeltreffend werden ingericht, daalde
ook de belangstelling voor dit hulpmiddel. Het kwam bij sommige departe
menten zelfs zover, dat men uit bezuinigingsoverwegingen het vervaardigen
van indices geheel naliet.
Een volgende stap zou zijn de schuld voor het ontoegankelijk worden van
het archief niet aan het ontbreken van behoorlijke indices, maar aan de
chronologische rangschikking van de stukken toe te schrijven. Een andere
factor, die deze wijze van rangschikking, voorgeschreven door het bekende
besluit van 1823, in discrediet bracht, was het gebrek aan personeel, dat
bij de archieven was geplaatst. Terwijl thans een bezetting van 70 tot 100 man
bij een afdeling post- en archiefzaken van een ministerie geen uitzondering is,
moest men het vóór 1940 veelal met anderhalve man en een paardekop stellen.
Het merkwaardige evenwel is, dat ondanks de vervanging van de chronologi
sche rangschikking door het dossierstelsel, waarover zo aanstonds meer, nog
steeds behoefte blijkt te bestaan aan zogenaamde neveningangen, d.w.z. aan
indices en klappers. Omtrent het bestaansrecht van deze oeroude hulpmiddelen
verschillen de registratoren en archivarissen niet van inzicht. Alleen heeft de
wijze, waarop men ze thans vervaardigt, een nieuw probleem in de wereld
geholpen. Weleer werden de indices en klappers in boekvorm bijgehouden.
Hieraan was het voordeel verbonden, dat zij betrekkelijk weinig plaats in
namen. De moderne zakelijkheid heeft daarvoor evenwel de fichevorm ge
kozen. Het fichedoorschrijfsysteem maakt het namelijk mogelijk een agenda
te vervaardigen, waarvan de doorslag eventueel als index dienst kan doen.
Het is zonder meer duidelijk, dat zulks een aanzienlijke tijdbesparing mee
brengt, maar tegenover dit voordeel staat weer het nadeel, dat de bakken
met fiches veel meer plaats innemen dan de delen, waarmee men vroeger
werkte. Een ander nadeel is de geringere duurzaamheid van die fiches. Het
eerste bezwaar zou men kunnen ondervangen door ze in te binden, gelijk men
met de moederbladen van het doorschrijfsysteem pleegt te doen, en er zo
genaamde Leidse boekjes van te maken, die bij de bibliotheken voor de
catalogi worden gebruikt. Tegen het tweede bezwaar lijkt mij geen ander
kruid te zijn gewassen dan door de fiches op lijsten over te typen.
Ik kom nu tot het derde en belangrijkste punt: het ordenen van de stukken.
Over de historische ontwikkeling 'kan ik kort zijn. Sinds het begin van de
negentiende eeuw heeft men tot tweemaal toe van hogerhand getracht op
dit punt regelend op te treden. Beide keren is dit gebeurd met een eenzijdig
heid, die van weinig werkelijkheidszin getuigde, en met een sterk gemis aan
begrip voor archivalische grondprincpes. Het Koninklijk besluit van 1823
legde de departementen van algemeen bestuur de verplichting op hun archief
chronologisch te ordenen en nimmer naar de verschillende onderwerpen, terwijl
het besluit Post- en Archiefzaken 1950 precies het tegenovergestelde beoogde
door de zaaksgewijze ordening volgens een decimaal ingericht registratuurplan
tot enig zaligmakend systeem te verheffen. De ervaring heeft echter geleerd,
dat een archief zich nooit in het keurslijf van één stelsel laat dwingen.
Ondanks het uitdrukkelijk verbod zijn in de negentiende-eeuwse archieven
toch over verschillende onderwerpen dossiers ontstaan om de eenvoudige
35
reden, dat de administratie daar nu eenmaal behoefte aan had. Had men
voor de keuze van het archiefstelsel evenals bij de index naar het archief
van de Staten-Generaal uit de tijd van de Republiek gekeken, dan had men
kunnen zien, dat daarin naast grote series chronologisch geordende stukken
ook hele gedeelten voorkwamen, zoals de Loketkas en de Secrete Kas, welke
niets dan dossiers bevatten. Dezelfde opbouw vertonen de archieven van de
Staten van de diverse gewesten in de Republiek. En zien we in de moderne
departementsarchieven ook weer niet gehele series gelijksoortige dossiers op
treden, die zich het gemakkelijkst in chronologische volgorde laten rangschikken?
Een tweede grondprincipe is, dat geen enkel archief zich in willekeurige
gekozen rubrieken laat opdelen zonder de onderlinge samenhang van de
stukken geweld aan te doen. Het is niet zonder reden, dat de „Handleiding
voor het ordenen en beschrijven van archieven van Muller-Feith-Fruin een
dergelijke methode veroordeelt, al hadden de samenstellers van de Hand
leiding er nog geen notie van, dat de inrichting van het bestuur in de moderne
tijd zo ingewikkeld zou worden, dat het niet meer aangaat te eisen, dat het
archief daarvan de getrouwe weerspiegeling zou zijn. De archivaris, die met
zijn tijd meegaat, moet erkennen, dat in bepaalde gevallen een functionele
indeling de voorkeur verdient boven een indeling volgens het organisatie
schema, mits die indeling is ontleend aan de functies, die binnen de taak van
een bepaalde administratie vallen. Aangezien de verschillende departementen
van algemeen bestuur ieder hun eigen taak hebben, impliceert dit, dat de
indeling van hun archieven nimmer gelijk en gelijkvormig kan zijn. Een
universeel schema daarvan is daarom een onding. Nog om een andere reden
is dit een onmogelijke eis, omdat het aspect, waaronder ieder van deze
departementen een bepaalde zaak benadert, nooit hetzelfde is. Wanneer men
hiermee geen rekening houdt, valt men onherroepelijk in de kuil, dat hetzelfde
stuk zich onder talloze onderwerpen laat onderbrengen.
Een derde grondprincipe is, dat universele oplossingen de indeling van een
archief nodeloos ingewikkeld maken. Universeel wil zeggen, dat men voor alle
denkbare zaken een vakje moet open houden en bovendien nog een aantal
reservevakjes nodig heeft voor die zaken, die men niet heeft kunnen voorzien,
omdat ze nog niet bestonden. Een heel wat minder ingewikkelde opbouw
van een archief wordt verkregen, als men de indeling zo weet te kiezen, dat
zij voldoende ruimte laat om zonder hergroepering of tussenvoeging van
dossiers aan de behoefte van het ogenblik tegemoet te komen. Op dit punt
kunnen de Nederlanders misschien het een en ander van de Australiërs leren-).
In Australië, waar de overheid zich vrij recent met deze problemen is gaan
bezighouden, bezigt men voor de ordening van de dossiers van eenvoudige
overheidsadministraties een jaarnummering in de volgorde, waarin de dossiers
zijn ontstaan. Met behulp van indices op onderwerp en persoonsnaam zijn ze
vlot raadpleegbaar. Bij enkele grotere overheidsadministraties heeft dit systeem
ook in Nederland aanhangers gevonden, zij het dat men de nummering van
de dossiers niet per jaar afsluit, maar over een langere periode, en dat de
index op de onderwerpen niet alfabetisch, maar systematisch is ingericht.
Voor meer ingewikkelde administraties volgt men in Australië een ander
systeem: de dossiers worden over een aantal series verdeeld, wier aantal steeds
voor uitbreiding vatbaar is en waarvan het onderwerp door een hoofdtrefwoord
en een secondair trefwoord is aangegeven. Het ontstaan van het dossier
bepaalt weer zijn rangorde in de serie. Als neveningang fungeert een tref-
