32
33
dan aan de afzonderlijke feiten, vermeld in dossiers, die op allerlei verschillende
onderwerpen gezocht moeten worden. Wanneer hij met afzonderlijke feiten
te maken heeft, loopt hij de kans niet compleet te zijn en enkele daarvan
over het hoofd te zien, of wel ze te zien tegen een verkeerde achtergrond.
Ook moet hij altijd met het gehele archief en meestal met meerdere archieven
tegelijk werken, omdat hij heeft te maken met een zeer genuanceerde vraag
stelling. De registrator daarentegen werkt alleen, althans in hoofdzaak, ten
behoeve van actuele kwesties met een betrekkelijk beperkt materiaal. Ook
is de waardering van dit materiaal bij de archivaris en de registrator totaal
verschillend. Er zijn stukken, waaraan de registrator zorg en aandacht besteedt
en die achteraf voor de archivaris geen waarde meer hebben. Om een voor
beeld te noemen: circulaires zal de archivaris uitsluitend zoeken bij de in
stelling, waarvan ze zijn uitgegaan, omdat alleen in het archief van de bewuste
instelling de achtergrond van die circulaires is te vinden en niet in de archieven
van andere departementen, die ze toevallig ook hebben ontvangen. Het om
gekeerde kan men waarnemen bij de notulen. Het doorlopend karakter daarvan
stelt de archivaris juist bijzonder op prijs, terwijl bij de registrator het af
zonderlijk geval zo zeer prevaleert, dat hij altijd eerst naar een dossier zal
grijpen. Vandaar ook de gewoonte om de dossiers met verknipte notulen te
completeren ten einde het zoeken in het authentieke exemplaar van de notulen
overbodig te maken. De registrator, die de dossiers heeft gevormd, heeft over
het actuele archief wel een overzicht, zeker als hij een dossierinventaris en
bij elk dossier een rotulus bijhoudt. Daarentegen is de archivaris voor de
controle op de volledigheid van het archief veel meer aangewezen op de
agenda dan zij, die dit hulpmiddel overbodig achten, wel beseffen.
Zo komt men vanzelf tot de erkenning van het feit, dat een goede in
richting van een modern archief niet is te verwezenlijken zonder een drietal
werkzaamheden, te weten agenderen, indiceren en ordenen. Al mag men
het over deze drie punten in principe eens zijn, bij de uitvoering van die werk
zaamheden komen de verschillen in opvatting tussen de archivarissen en
registratoren toch weer om de hoek kijken. Het is daarom wellicht niet on
dienstig eens na te gaan, hoe deze grondpijlers van de registratuur zich sinds
het begin van de negentiende eeuw in Nederland hebben ontwikkeld. Het
agenderen van stukken is een bezigheid, die eerst in de Franse tijd op Neder
landse bodem vaste voet heeft gekregen. Tot de ingrijpende hervormingen op
maatschappelijk gebied, door de Franse revolutie tot stand gebracht, behoorde
ondermeer een geheel nieuwe aanpak van de administratieve organisatie en
de vervanging van de oude kanselarijgewoonten door een andere wijze van
registreren van stukken. Terwijl men deze vroeger in hun geheel afschreef,
maakte de ontzettende toevloed van stukken het nodig naar een eenvoudiger
registratiemiddel om te zien. Dit middel was de indicateur général of alge
mene agenda, waarin alle ingekomen stukken door middel van afzender en
onderwerp werden ingeboekt onder een volgnummer, en waarin tevens werd
aangegeven, wanneer zij beantwoord waren en waar zij werden bewaard. Het
middel was overigens niet nieuw. Het gebruik van een agenda van inge
komen stukken was reeds in 1449 in zwang bij de kanselarij van de rijksstad
Neurenberg1
De indicateur général vinden we overgenomen in het bekende Koninklijk
besluit van 4 september 1823 nr. 7 tot regeling van de inrichting van de
bureaux bij de verschillende departementen van algemeen bestuur. Artikel 4
van dit besluit schreef aan de secretarissen-generaal voor alle ingekomen
stukken op één agenda voor het gehele departement te brengen, „welke
agenda, op gewoon schrijfpapier, ter halver blad geschreven wordt voorzien
van een algemeen doorlopend dag-nummer, hetwelk op de ingekomen stukken
naast het exhibitum geplaatst worde, en mede op de expeditiën der resolutiën,
dispositiën, rapporten, missives enz. voorkomt". Het agenderen had een dubbel
doel: in de eerste plaats was het bedoeld om aan ieder afzonderlijk stuk
een makkelijk in het oog springend herkenningsteken te verschaffen, met
behulp waarvan men het terug kon vinden. Anderzijds was het een controle
middel op de aanwezigheid van alle stukken, die er behoorden te zijn. Deze
dubbele functie heeft de agenda bij de overheidsadministratie en ook bij
particuliere administraties de gehele negentiende eeuw en de eerste helft van
de twintigste eeuw door behouden, al bracht de praktijk mee, dat men van
dagnummering geleidelijk op jaarnummering en zelfs op onbeperkt doorlopende
nummering zou overgaan. Ook kwam het voor, dat naast de algemene agenda
deelagenda's, bestemd voor de inschrijving van stukken in behandeling bij
afzonderlijke eenheden van de administratie, werden bijgehouden, iets, wat in
de Franse tijd ook al gebeurde. Soms was het zo, dat een gedeelte van de
inkomende en uitgaande post buiten de algemene agenda werd gehouden en
geregistreerd in een voor een bepaald onderwerp of bepaalde soort stukken
aangelegde deelagenda. Als opsporingsmiddel van een bepaald stuk, waarvan
men alleen de naam van de afzender of bij benadering de datum kent, heeft
de agenda tot de huidige dag toe zijn waarde behouden. Wel heeft de moderne
administratieve techniek, met name het fichedoorschrijfsysteem, dat nu de
agenda vervangt, er voor de administratie gedeeltelijk een andere betekenis
aan gegeven. Het besluit Post- en Archiefzaken Rijksadministratie 1950, dat
het Koninklijk besluit van 1823 heeft vervangen, schrijft niettemin in artikel 14
nog altijd het agenderen van alle inkomende en uitgaande stukken voor. Op
de betekenis van het agenderen voor de interne voortgangs- en afdoenings
controle behoef ik hier niet in te gaan, omdat dit fasen zijn in de behandeling
van stukken, die aan de eigenlijke vorming van het archief voorafgaan. Ik
stap dan ook liever over naar het met het agenderen nauw verwante indiceren.
Reeds vóór de komst van de Fransen had het indiceren van de inhoud
van archiefstukken hier te lande een zodanige trap van ontwikkeling bereikt,
dat het meergenoemde besluit van 1823, hetwelk ondermeer het opmaken van
een algemene index voorschreef, voor de vorm van die index naar de voorheen
bij de Staten-Generaal van de Republiek der Verenigde Nederlanden gebrui
kelijke kon verwijzen. Dat wil zeggen een rubriekenindex met bijbehorende
alfabetische naamlijst of klapper van persoonsnamen en trefwoorden. Tekenend
voor het belang, dat men bij het begin van de negentiende eeuw aan het
toegankelijk maken van de stukken door het vervaardigen van een index
hechtte, is het feit, dat men dit werk bij voorkeur aan juristen toevertrouwde.
Hoewel moet worden erkend, dat de overheidsbemoeienis in die dagen nog
niet die beangstigende vlucht had genomen, waaraan wij op dit ogenblik
gewend zijn geraakt, was toch het algemene streven van de indexmakers er
op gericht de in de stukken behandelde onderwerpen onder een beperkt aantal
rubrieken samen te vatten. Het spreekt vanzelf, dat dit de overzichtelijkheid
ten goede kwam en dat het er in feite weinig toe deed, hoe die rubrieken
onderling gegroepeerd werden. Tijdens de Republiek gebruikte men daarvoor
een alfabetische indeling, waaraan in de loop van de negentiende eeuw echter
