22
23
Bijlage II.
VERENIGING VAN NEDERLANDSE GEMEENTEN
Aan de Tweede Kamer der
Staten-Generaal
te
's-G ravenhage
No. 7657
VGravenhage, 20 oktober 1959
Onderwerp: Ontwerp-Archiefwet 1959 Paleisstraat 5
Bijl.: 1
In verband met de thans plaatsvindende behandeling van het bij Koninklijke Bood
schap van 17 november 1956 bij Uw Kamer ingediende ontwerp van wet bevattende
een nieuwe regeling van het Archiefwezen (Archiefwet 1959) hebben wij in septem
ber j.l. aan de leden van de vaste Commissie van Onderwijs, Kunsten en Weten
schappen, welke met de voorbereiding van de behandeling van dit ontwerp was belast,
ee", e,™,afo toegezonden van een onzerzijds opgestelde nota met betrekkinq tot
artikel 25, lid 2, van het ontwerp-Archiefwet 1959.
Ons is gebleken, dat door het lid van Uw Kamer, mr. Th. A. Versteeg, een amen
dement is ingediend, dat inhoudt schrapping van artikel 25, lid 2, van 'het ontwerp
Aangezien dit amendement geheel aansluit aan de conclusie, waartoe wij in boven
genoemde nota komen, lijkt het ons in deze situatie goed toe aan Uw Kamer een
exemplaar van deze nota toe te zenden.
Wij zouden het zeer op prijs stellen, indien het wetsontwerp in de door het amende
ment genoemde zin zou worden gewijzigd.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
(N. Arkema)
VERENIGING VAN NEDERLANDSE GEMEENTEN
Nieuwe regeling van het archiefwezen;
art. 25, lid 2 van het ontwerp-Archiefwet 1959
Bij Koninklijke boodschap van 17 november 1956 is bij de Tweede Kamer ingediend
een ontwerp van wet houdende een nieuwe regeling van het archiefwezen.
Hoofdstuk IV (archiefbescheiden der gemeenten) van dit ontwerp draagt aan bur
gemeester en wethouders de zorg voor de archiefbescheiden der gemeentelijke organen
op, onder toezicht van Gedeputeerde Staten.
In de in aansluiting op het Voorlopig Verslag verschenen Memorie van Antwoord is
overwogen, dat het wenselijk is aan bovengenoemd hoofdstuk IV een bepalinq toe te
voegen, waardoor aan de gemeente-archivaris toezicht op de zorg voor de archief
bescheiden der gemeentelijke organen wordt opgedragen, zulks qezien het feit, dat in
een aantal gevallen verwaarlozing van het archief is geconstateerd. In verband hiermede
'S f nmi Memorie van Antwoord gevoegde gewijzigd ontwerp van wet Archie f-
7ei ,tr effende bepaling opgenomen in artikel 25. lid 2. Deze bepalinq
luidt. „Under bevelen van burgemeester en wethouders oefent de gemeente-archivaris
overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen en aan Gedeputeerde Staten
mede te delen regeling, toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentehike organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar
een archiefbewaarplaats
Tegen deze bepaling rijzen in gemeentelijke kringen ernstige bezwaren
In de eerste plaats zij erop gewezen, dat krachtens artikel 23 van het ontwerp de
zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden is opgedragen aan burgemeester en wet
houders. Deze zorg die zich uitstrekt over alle archiefbescheiden, zal ook omvatten
het beheer van het lopend archief. Het ontwerp schrijft echter in het nieuwe artikel 25,
lid 2, voor dat het toezicht op dit beheer wordt uitgeoefend door de archivaris. Hierdoor
wordt de vreemde constructie verkregen, dat ten aanzien van een deel van de zorg
voor het archief, welke zorg de wet aan burgemeester en wethouders toebedeelt,
diezelfde wet aan de gemeente-archivaris een eigen taak toekent. Deze opzet, waarbij
burgemeester en wethouders verplicht worden gesteld het toezicht van een aan hen
ondergeschikt ambtenaar op een aan dit college wettelijk toebedeelde taak te aan
vaarden, is in de gemeentelijke verhoudingen principieel onjuist. Weliswaar kan gesteld
worden'dat artikel 25, lid 2, de archivaris onder bevelen van burgemeester en wet
houders stelt, doch dit doet aan het onjuiste principe niet af.
In hetzelfde vlak als het hierboven genoemde bezwaar ligt overigens ook de ver
houding tussen het in artikel 25, lid 2, aan de archivaris gegeven toezicht op het
beheer en het in artikel 26 aan Gedeputeerde Staten opgedragen toezicht op de aan
burgemeester en wethouders opgelegde zorg. Er is hier sprake van toezicht op het
beheer en toezicht op de zorg, maar nergens uit de wet blijkt wat deze begrippen
precies inhouden. Deze vaagheid kan aanleiding geven tot competentiemoeilijkheden
tussen Gedeputeerde Staten, burgemeester en wethouders en de archivaris.
In de tweede plaats zij opgemerkt, dat de verzorging van het lopend archief en van
het oud archief ieder een eigen deskundigheid vereisen. Het lopend archief dient vooral
direct dienstbaar te zijn aan de gemeente-administratie, terwijl de verzorging van het
oud archief meer de historie en het op juiste wijze conserveren van de oude stukken
betreft. Uiteraard kan er behoefte aan een zekere coördinatie ten aanzien van de
verzorging van oud en nieuw archief bestaan. Hoe en in welke mate deze zal
geschieden, zal echter afhangen van de plaatselijke verhoudingen en dient te worden
overgelaten aan het oordeel van burgemeester en wethouders.
Er zij overigens op gewezen, dat de gemeenten zich zeker bewust zijn van hun
verantwoordelijkheid in deze. Binnen het kader der Vereniging van Nederlandse Ge
meenten zijn zij gekomen tot het oprichten van het Registratuurbureau, welk bureau
voorlichting geeft en toezicht uitoefent op het lopend archief der aangesloten gemeenten
en gemeentelijke instanties (tezamen 994 gemeenten en 571 gemeentelijke diensten en
bedrijven, welk laatste aantal zich nog voortdurend uitbreidt).
Tenslotte zij nog opgemerkt, dat het merendeel der gemeenten geen archivaris in
dienst heeft. Ook kent het ontwerp een verplichting tot het aanstellen van zulk een
functionaris niet. Dit betekent dus dat voor 90 der gemeenten het nieuwe
artikel 25, lid 2, geen enkele betekenis heeft.
Uit de Memorie van Antwoord blijkt dat het motief van de bepaling is, dat er
gevallen van verwaarlozing zijn geconstateerd. Er is echter nimmer gebleken dat ver
waarlozing op grote schaal voorkomt, integendeel, de gemeenten oefenen in het alge
meen haar taak in deze naar behoren uit. Het incidenteel aan den dag treden van
enkele misstanden kan dan ook geenszins het opnemen van een bepaling als de
onderhavige, welke zowel op principiële als praktische gronden ernstige bezwaren
ontmoet, en welke bovendien slechts voor die enkele gemeenten, welke een archivaris
in dienst hebben, effect heeft, rechtvaardigen.
Op grond van het bovenstaande wordt op schrapping van artikel 25, lid 2, van het
ontwerp-Archiefwet 1959 aangedrongen.
Bijlage III.
LANDELIJK CONTACT ORGAAN
VOOR GEMEENTESECRETARISSEN.
Aan de leden van de tweede kamer
der staten-generaal.
Hoogedelgestrenge dames en heren,
Het bestuur van het Landelijk Contact Orgaan voor gemeentesecretarissen (L.C.O.)
neemt de vrijheid het volgende onder uw aandacht te brengen ten aanzien van het
ontwerp-Archiefwet 1959, zoals dit luidt na de nota van wijzigingen, ingezonden
26 januari 1959, nr. 6.
In artikel 25, le lid, van het ontwerp is bepaald, dat de gemeentelijke archiefbewaar-
