12
Dit toezicht op de lopende archieven van de overheidsorganen van Rijk,
Provincie en gemeenten zal verder vooral degenen onder ons die in welke
vorm dan ook met dit toezicht belast of daarbij betrokken zullen worden,
in voortdurend kontakt brengen met de moderne systemen van archiefvorming
en archiefordening.
Zoals U weet verwacht de wetgever van de archivaris, die met het toezicht
op het beheer van de archiefbescheiden der overheidsorganen belast wordt,
dat deze niet alléén over de materiële toestand van deze archiefbescheiden
zal waken, maar dat hij tevens toeziet, dat de administratie aan het door haar
gekozen en gevolgde systeem van archiefordening de hand houdt.
De geschoolde archivaris is ongetwijfeld in staat om de toezichthoudende
taak ook op dit punt volledig en deskundig te volbrengen. Immers bij het ver
richten van zijn ambtswerk krijgt hij de archieven van de meest verscheiden
bestuursinstellingen te beheren, te ordenen en te inventariseren. Volgens de
regels van de archivistiek zal hij bij deze ordening de historisch bepaalde
eigen structuur van ieder archief ernstig bestuderen, om tot ordening volgens
de oude oorspronkelijke orde in staat te zijn; daarbij is telkens noodzakelijk
een bestudering van de wording en ontwikkeling, van de rechten en funkties
van de bestuursinstelling, die dit archief vormde; want door de aard van
deze rechten en funkties en door de organisatie van het bestuur zelf en van
de administratie, waarvan dit bestuur gebruik maakte, is de inhoud en de
historisch bepaalde eigen structuur van dat archief meestal diepgaand be-
invloed. Zodoende verkrijgt de archivaris op de duur een veelzijdige kennis
van deze bestuursinstellingen van allerlei aard. Bovendien, en hierom gaat
het vooral in dit geval, komt de archivaris zodoende door zijn ambtswerk
met de meest verscheiden stelsels van archiefordening in aanraking. Dit kan
b.v. zijn het dossierstelsel (zaaksgewijze ordening), dat al werd toegepast
b.v. in de oude rechterlijke archieven van de 16e eeuw en eerder, dat later
karakteristiek is voor de administratieve archieven van de Franse tijd, dat in
de 19e eeuw, toen chronologische opberging van bescheiden aanvankelijk
overheerste, nooit geheel verdrongen is, terwijl het nu in de 20e eeuw in de
moderne archieven overheerst. Dit kunnen verder b.v. zijn seriestelsels, zoals
het resolutiën- of notulenstelsel, het verbaalstelsel, het agendastelsel, rubrie
kenstelsels, zogen, registratuurstelsels, of het bureaux- of afdelingenstelsel.
De archivaris zal op grond van zijn ambtsplicht en van zijn ambtswerk deze
stelsels en de toepassing van deze stelsels op de archieven, welke onder zijn
beheer staan, vanzelfsprekend grondig moeten bestuderen; zowel om in deze
archieven de weg te leren kennen en de deskundige wegwijzer te kunnen
zijn voor de onderzoekers en allen die van deze archieven gebruik wensen
te maken, als om tot de inventarisatie van deze archieven volgens de oor
spronkelijke orde in staat te zijn. Hij zal dus een grondige kennis verkrijgen
van de meest verscheiden stelsels van archiefordening en zich op grond daarvan
een waardevol oordeel kunnen vormen over de verdiensten en gebreken van
deze stelsels en over de toepassing daarvan op de onderdelen van de archieven.
Hij zal daarbij o.a. ook constateren, dat bijna nooit een archief in zijn gehéél
volgens één der hiervoorgenoemde stelsels geordend is, maar dat gewoonlijk
verschillende van deze stelsels tegelijkertijd en naast elkaar bij de ordening
van één en hetzelfde archief zijn toegepast; tengevolge daarvan wordt de
historisch bepaalde eigen structuur van een archief dan ook meestal bepaald
13
niet door één of ander stelsel van ordening, maar door de wijze waarop
sommige van de hiervoor genoemde stelsels van ordening naast elkaar bij de
ordening van dat archief in zijn geheel op de verschillende onderdelen van
het archief toegepast en met elkaar gecombineerd zijn. De wijze waarop dit
heeft plaats gevonden maakt dus eigenlijk eerst het systeem van ordening
van het gehele archief uit.
Op grond van deze hiervooromschreven kennis van de meest verscheiden
stelsels van archiefordening is de archivaris ongetwijfeld in staat om toe te
zien, dat de administratie aan het door haar gekozen systeem van archief
ordening de hand houdt. Mocht hij ooit voor een voor hem werkelijk nieuw
systeem van ordening komen te staan, dan zou hij dit gezien zijn opleiding
en ervaring door ernstige bestudering gemakkelijk kunnen ontleden, doorzien
en begrijpen.
De archivaris is daarom ook, naar mijn vaste overtuiging, tot zelfs veel
meer in staat dan alléén maar toe te zien, of de administratie aan het door
haar gekozen systeem van archiefordening de hand houdt. Door zijn ambts
werk kan hij zich, zoals wij zagen, een waardevol oordeel vormen over de
verdiensten en de gebreken van de verschillende stelsels van ordening en
over de toepassing daarvan op de onderdelen van de archieven. Hij bezit
op dit gebied een kennis en ervaring, waarmee hij degene, die het lopend
archief vormt en beheert, ongetwijfeld van groot nut kan zijn bij het construeren
of kiezen van een systeem van ordening voor dit archief. Juist hij bezit door
zijn kennis en ervaring de historische „background" die onmisbaar is om met
kennis van zaken ieder nieuw systeem van archiefordening op zijn juiste
waarde te kunnen beoordelen; hij zal ieder nieuw systeem van ordening
kunnen zien tegen de achtergrond van de vele verschillende in de loop der
tijden toegepaste stelsels van ordening, waaruit ieder nieuw stelsel zich als
voortzetting of reactie ontwikkelt.
Ik ben overigens nog altijd van oordeel, dat bij het definitief kiezen van
een bepaald systeem van archiefordening ook die andere „background" nood
zakelijk en onmisbaar is, waarop de heer Ruyg'h doelde in zijn hiervoor genoem
de bestrijding van art. 25, lid 2, van de nieuwe archiefwet, de „background"
n.l. die bestaat uit een grondige kennis van de praktische eisen, die door de
bestuursinstelling zelf, van wier werkzaamheden het archief de schriftelijke
neerslag is, en door de administratie, waarover deze instelling beschikt, aan
de archieforde worden gesteld, grondige kennis ook van „de administratieve
vormen en gebruiken". Over deze kennis behoort op de eerste plaats degene
te beschikken, die het lopend archief vormt en beheert: de registrator. Daarom
zal bij de keuze en het vaststellen van een nieuw systeem van ordening dan
ook een samenwerking tussen de registrator en de archivaris, naar mijn vaste
overtuiging, de beste resultaten opleveren. Wij mogen met reden verwachten
dat deze nauwe samenwerking krachtig bevorderd zal worden door de wijze,
waarop nu in de nieuwe archiefwet het toezicht op de archieven van de
overheidsorganen van Rijk, provincie en gemeente geregeld is. Tot een der
gelijke nauwe samenwerking behoort dit toezicht uit te groeien, en het zal
daartoe uitgroeien, daar ben ik zeker van, wanneer de archivaris, die met
het toezicht belast gaat worden, deze nieuwe taak met volle toewijding en
met grote, eerlijke belangstelling en waardering voor het belangrijke werk
van de registratoren gaat verrichten. Dan zal ook op de duur bij de uit-
