107
106
evenmin als Muller, Feith en Fruin deze handleiding als een drukkend juk
op de schouders van onze ambtgenoten leggen. Bovendien is natuurlijk met
deze nieuwe handleiding, gesteld dat ze algemene instemming zou vinden,
niet het laatste woord gezegd. Ook ons vak is niet statisch en ook bij onze
wetenschap is een voortdurende ontwikkeling.
Oorspronkelijk hadden we ook gedacht een lijst van oude rechts- en be-
stuurstermen op te nemen, maar toen de heer Fockema Andreae, die de samen
stelling op zich had genomen, er mee begon, bleek de omvang te groot te
zullen worden. Hij zal daarom nu een afzonderlijk boek over de oude rechts-
en bestuurstermen schrijven; naar mijn mening zal dit een zeer welkome
uitgave van onze vereniging kunnen zijn.
Tenslotte worden dan in de laatste hoofdstukken behandeld de regesten,
de indices en de berging der stukken en de inrichting van het depot.
Zoals u weet, is de oude handleiding verdeeld in 100 hoof stukken, elk met
een stelling. Dit heeft ongetwijfeld zijn voordelen, immers het kenmerkende
van elk hoofdstuk wordt zo vastgelegd en blijft zo gemakkelijker in het ge
heugen. Aanvankelijk waren wij van plan dit voorbeeld te volgen. Voor een
gedeelte van de stof ging dit ook wel, maar bij het zoeken van formuleringen
voor deze stellingen viel toch wel op, hoe gewrongen ze soms werden
Bovendien leende een ander gedeelte zich slecht voor stellingen, soms hoopten
ze zich te snel achter elkaar op, waardoor de hoofdstukjes te kort zouden
worden en de stof te versnipperd, aan de andere kant, b.v. in historische ge
deelten, was weinig plaats voor stellingen. Zo hebben we dit systeem verlaten.
We meenden, dat we hetzelfde doel konden bereiken door de hoofdstukken
te verdelen in paragrafen, elk met een titel, die dan de stelling zou kunnen
vervangen. Een stelling zou b.v. kunnen luiden; „de beschrijving van elk
nummer van de inventaris moet in hoofdzaak drie elementen bevatten, de
vorm, de inhoud en de datum". Wij hebben echter 2 van het hoofdstuk „De
beschrijving der stukken" als titel gegeven: Hoofdelementen. Vorm, inhoud
en datum
Uitdrukkelijk stellen wij ook, dat de handleiding bedoeld is voor Neder
landse archieven en ook, wat belangrijker is, voor reeds gevormde archieven.
menen, dat dit met de oude handleiding ook het geval is geweest, maar
het misverstand dat hieromtrent bestaat, niet alleen onder de registratoren,
maar ook in onze eigen kring, maakt het noodzakelijk dit uitdrukkelijk te
verklaren.
*ijn bovendien van oordeel, dat het ook niet wenselijk is in onze
handleiding richtlijnen te geven voor de administratie. Het zijn duidelijk twee
gescheiden terreinen. Wij geloven niet, dat het een verbetering zou zijn
wanneer onze handleiding met de inhoud van Noordenbos'; Overheidsdocu
ment tot een boek zou worden samengesmolten. Voor beide groepen,
archivarissen en registratoren, zou er dan teveel ballast in komen. Daarmee
wil ik met zeggen, dat er voor beide groepen niet veel gemeenschappelijks
is (definitie, vernietiging, overneming van archieven).
Wat onze werkwijze betreft kan ik opmerken, dat wij ieder van ons
neen een stuk voor onze rekening hebben genomen. Samen bespreken we
et dan, waarbij het uiteraard niet zelden is voorgekomen, dat twee in hun
gedeelte hetzelfde onderwerp behandelen. De verschillende onderdelen van
de stof zijn met steeds gemakkelijk te scheiden en zo moeten we dan beoordelen
waar een dergelijk stuk het best past. In het andere gedeelte, waar hetzelfde
probleem ter sprake komt, kan dan daarnaar worden verwezen. Zo hopen
wij dan tot een eenheid te komen. Deze ervaring, dat het scheiden en verdelen
van de stof niet zo eenvoudig is, heeft ons wel wat milder gestemd t.a.v. het
werk van onze voorgangers, die daarin niet steeds zijn geslaagd.
Nadat ik zo in hoofdlijnen de opzet van de nieuwe handleiding heb aan
gegeven, zal ik nog iets vertellen over de uitvoering.
In het eerste hoofdstuk „Bepalingen" wordt behandeld wat we onder
„archief" moeten verstaan. Wanneer U verwacht, dat wij met een nieuwe
definitie zullen komen, moet ik U teleurstellen. Wij hebben uiteraard hierover
met elkaar gesproken en wij zijn daarbij tot de conclusie gekomen, dat wij
ons aan moesten sluiten bij hetgeen hieromtrent in het ontwerp-nieuwe archief
wet wordt gezegd en dat we de definitie over konden nemen zoals deze
door de commissie voor de terminologie is opgesteld. Deze luidt: een archief
is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een
bestuur of een zelfstandig handelend functionaris en naar hun aard bestemd
om onder dat bestuur of die functionaris te berusten. Zoals U ziet, wijkt
deze formulering niet zo heel veel af van die van de oude Handleiding en
wij hebben, om geen verwarring te veroorzaken, niet met een andere tekst
willen komen.
Het hoofdpunt van onze handleiding is uiteraard het herkomstbeginsel
gebleven. Maar dat zal duidelijker moeten worden uiteengezet, want, zoals
mr. Hardenberg in zijn artikel in de vorige aflevering van het Archievenblad
ook reeds heeft gezegd, worden in de oude handleiding verschillende begrippen
door elkaar gehaald. Men spreekt over het herstellen van de oude orde
(restauratiebeginsel), over de organisatie van een archief, de organisatie van
een bestuur en koppelt dat op een verwarring gevende wijze aaneen. Wij
zullen deze begrippen uit elkaar moeten halen en naast elkaar behandelen.
Ook schenkt de oude handleiding te weinig aandacht aan de mogelijkheid,
dat er meer dan één oude orde in een archief aanwezig kan zijn. De oplossing
van deze moeilijkheid kan verschillend zijn, maar wij kunnen het toch met
mr. Hardenberg eens zijn, dat in het algemeen uit praktische overwegingen
die vorm moet worden bewaard of hersteld, waarin het archief historisch
is gegroeid, dus dat de laatste oude orde de voorrang heeft.
Bij de ordening van een groot aantal archieven schiet evenwel het herkomst
beginsel als restauratiebeginsel te kort, omdat er van een oude orde weinig
of niets te bespeuren is. De archivaris is dan vrij naar omstandigheden te
handelen, zegt de oude handleiding en wij sluiten ons hierbij aan. Dit neemt
niet weg, dat er toch wel aanwijzingen te geven zijn hoe dan te handelen
en de oude handleiding geeft ze ook wel.
We kunnen het functionele beginsel toepassen, waarbij de afdelingen en
de volgorde der stukken worden bepaald door de taakonderdelen van het
bestuur dat, of de persoon die het archief heeft gevormd. In de praktijk zien
we dat zeer veel toegepast. In de meeste inventarissen volgen na de stukken
van algemene aard die van bijzondere aard welke we dan naar ons eigen
inzicht groeperen naar hoofdstukken met door ons zelf bedachte titels als:
onderwijs, handel en verkeer, militaire zaken enz. De structuur van het archief
zullen wij veelal zelf moeten bepalen.
