102
moeilijkheden te zoeken. In deze bijeenkomst is onzerzijds de basis Voor
samenwerking met de S.O.D. in een 7-tal punten nader gestipuleerd:
1. de cursussen worden georganiseerd in onderling overleg tussen en met
instemming van de besturen van onze beide verenigingen;
2. enige leden van onze vereniging zullen als docenten de lessen over de
oudere overgebrachte archieven blijven geven;
3. enige leden van onze vereniging zullen zitting blijven houden in de
examencommissie;
4. bij eventuele vacatures in de functies genoemd onder 2 en 3 zullen op
verzoek van het bestuur van de S.O.D. nieuwe docenten of nieuwe leden
van de examencommissie uit de leden van onze vereniging door ons bestuur
worden aangewezen;
5- op de bijeenkomsten van de docenten van de cursus zullen de leden van
onze vereniging, welke door ons als docent zijn aangewezen, onze vereniging
vertegenwoordigen en hun oordeel over de stof van de cursus en de
gevolgde methoden kunnen uitspreken;
6. één van de docenten en één der leden van de examencommissie, die namens
onze vereniging optreden, zullen op de jaarvergadering onzer vereniging
verslag over de gang van zaken betreffende de cursus kunnen uitbrengen..
7. de vereniging van archivarissen is door een lid in de opleidingscommissie
vertegenwoordigd.
Uit de gehouden bespreking onder leiding van het Curatorium is gebleken,
dat de S.O.D. geen volledig zelfstandige vereniging is; enerzijds is zij geïncorpo
reerd in het Instituut voor Bestuurswetenschappen en anderzijds, wat de op
leidingen betreft, staat zij onder toezicht van het Curatorium. Een regeling
betreffende de opleidingen, zoals aanvankelijk was verondersteld, kan derhalve
door de S.O.D. niet zelfstandig met de vereniging van archivarissen worden
getroffen. Ook de boven het diploma vermelde samenwerking van S.O.D. met
onze vereniging is door de feitelijke situatie achterhaald. Op grond hiervan
zullen verdere pogingen tot samenwerking met de S.O.D. t.a.v. de opleiding
weinig effectief kunnen zijn. Aansluiting van onze vereniging bij het I.B.W. is
evenmin opportuun. Onze vereniging staat op haar zelfstandigheid. Bovendien
hebben de heren Graswinckel en Hardenberg zitting in het Curatorium en de
belangen van de archiefopleiding zijn bij hen in goede handen. De voorzitter
leest vervolgens het schrijven voor van het bestuur aan het Curatorium d.d.
28 maart 1959, waarbij wordt medegedeeld, dat onzerzijds iedere bemoeiing
van het bestuur van de vereniging van archivarissen met de cursussen in
archiefverzorging der overheidsadministratie, welke door de S.O.D. gegeven
worden, als geëindigd wordt beschouwd. Hieruit volgt o.a., dat de docenten
en examinatoren in het vak „oudarchief" voortaan geheel op eigen verant
woordelijkheid zonder enige bemoeiing van onze zijde hun taak zullen aan
vaarden en vervullen. Ook volgt hieruit, dat de vermelding van de „samen
werking met de vereniging van archivarissen in Nederland" op de diploma's
archiefverzorging, welke de studiekring voor overheidsdocumentatie uitreikt,
Zal moeten vervallen.
Vervolgens deelt de voorzitter mede, dat de z.g. archiefstudiedagen in
september a.s. zullen worden gehouden.
De commissie voor de moderne archieven heeft medegedeeld, dat zij, na
het uitbrengen van haar herziene conclusie van het praeadvies inzake het
103
registratuurstelsel, haar taak voorlopig als beëindigd beschouwt. De voorzitter
stelt voor de commissie op te heffen en in voorkomende gevallen een com
missie ad hoc in te stellen. Aldus wordt besloten. De voorzitter dankt de
commissieleden voor hun initiatieven en de daaruit voortgekomen rapporten.
In deze heeft de commissie belangrijk en vruchtbaar werk verricht.
Vervolgens stelt de voorzitter dr. W. J. Formsma, rijksarchivaris in de pro
vincie Groningen, in de gelegenheid tot het houden van diens referaat over
de Handleiding in opzet en uitvoering. Van deze gelegenheid maakt de heer
Formsma gebruik ter inleiding een korte historische schets te geven van het
Huis der Provincie en van de Statenzaal, waarin thans wordt vergaderd.
Zie voor het in extenso gedrukte referaat deze aflevering van het N A B
blz. 104-110.
Op dit referaat volgt een korte bespreking, die zich inzonderheid beweegt
om de werkwijze bij de totstandkoming en de vaststelling van de uiteindelijke
tekst dezer handleiding.
De heren mr. H. Aa en dr. C. Groeneveld pleiten voor behandeling van
de concept-handleiding in een ledenvergadering, zij het dan op principiële
punten. Deze zouden vooraf aan de leden ter bestudering kunnen worden
toegezonden. Discussie zou verhelderend kunnen werken en de leden worden
in de materie betrokken. De leden moeten niet voor een fait-accompli worden
gesteld.
De voorzitter merkt op, dat in een ledenvergadering geen leerboek is samen
te stellen. Ook de bestaande handleiding, ontworpen door drie personen, is
weliswaar in de vergadering, maar niet in discussie gebracht. De te volgen
procedure is, dat door de commissie voor de handleiding haar ontwerp aan
het bestuur zal worden aangeboden. Dit neemt het ontwerp in studie en kan
zich daarbij laten adviseren door daartoe bevoegden. Ook zal het bestuur
uiteindelijk de handleiding in druk uitgeven. In dit stadium van voorbereiding
is het referaat van de heer Formsma van bijzondere betekenis. Dit kan voor
de leden aanleiding zijn opmerkingen te maken, die ongetwijfeld ernstig
zullen worden overwogen. De voorzitter wekt de leden tevens op tot het
publiceren van hun standpunt of zienswijze. Dit leerboek pretendeert niet
de steen der wijzen te zijn, doch een bijdrage in de ontwikkeling en de kennis
der archiefleer. Het wil zeker geen druk op de ambtgenoten uitoefenen.
Mejuffrouw Jurriaanse stelt voor de leden aan te bevelen hun zienswijze
over de nieuwe handleiding of wel bepaalde criteria schriftelijk aan de com
missie of het bestuur voor te leggen. Na bestudering en schifting kunnen de
naar voren gekomen principiële punten in een ledenvergadering worden be
sproken. De voorzitter zegt overweging toe.
De heer Groeneveld geeft in overweging, gelet op de thans geringe beschik
bare tijd enerzijds en het belang van de materie anderzijds, de kwestie hand
leiding op de agenda van de volgende vergadering te plaatsen. De voorzitter
acht het juister zulks te doen in een later stadium van voorbereiding. Het een
en ander zal in een bestuursvergadering worden overwogen. Hij dankt tenslotte
de heer Formsma voor zijn gedegen referaat, dat een duidelijk inzicht in het
werk van de commissie heeft gegeven.
In verband met de wijziging in het verenigingsjaar zal de volgende leden
vergadering in januari 1960 worden gehouden. Tijd en plaats worden aan
het bestuur overgelaten. Hierna sluit de voorzitter de vergadering.
