10
van een gothische kathedraal dat daartussen uitgenomen zou kunnen worden,
zonder dat daardoor het bouwsel zou instorten.
Slechts de archieven van de eerstgenoemde constructieve en creatieve or
ganen zijn „archiv-würdig" en slechts van deze worden de archiefbescheiden
te zijner tijd in de archiefbewaarplaatsen opgenomen; de archieven der overige
organen worden zonder verder onderzoek op de daarvoor vastgestelde tijden
vernietigd.
Voor de onderscheiding van de beide groepen van organen is volgens Santé
geen algemeen geldende regel (beginsel) te geven; de groepen veranderen in
de loop van de geschiedenis. In de regel behoren de hogere bestuursorganen
tot de eerste groep en de betekenis van de functie neemt binnen het geheel
van de bestuursinstellingen naar beneden af. Intussen zijn er gevallen, waarin
de betekenis van bestuursorganen stijgt of daalt, en dan komt het er op aan
het tijdstip te bepalen, waarop zij van de ene in de andere groep overgaan.
Rohr, die dezelfde opvattingen als Santé verdedigt, zegt op dit punt: „Das
entscheidende Kriterium dabei wird sein, welchen Grad von Autonomie, von
selbstandiger Entscheidungsgewalt die einzelne Behörde besitzt, und weiterhin
das Gewicht der ihr übergetragenen Aufgaben, die historische oder rechtliche
Tragweite der von ihr geleisteten Arbeit. Viele Amtsstellen fallen hiemach
von vorneherein ganz unter den Tisch". (Archival. Zeitschr. Bnd. 54 (1958)
p. 79). Als voorbeelden daarvan worden elders genoemd de archieven van de
ondergeschikte douane- en belastingkantoren, politiebureaux enz. (Archival.
Zeitschr. Bnd. 54 (1958) p. 106, nr. 15).
De bedoelde schifting en scheiding tussen de overheidsinstellingen zelf is
vanzelfsprekend moeilijker dan de schifting van hun archiefbescheiden; want
zij vereist een grondige kennis en bestudering van deze instellingen, van hun
funkties en bevoegdheden, van hun geschiedenis en van hun huidige plaats in
het gehele bestuursapparaat; maar de bestudering van de geschiedenis van de
bestuursinstellingen is immers de speciale taak van de archivaris, en slechts
op deze grondslag is de waarde van de archiefbescheiden dezer instellingen
vast te stellen; slechts op deze wijze kunnen wij bevrijd worden van de dwang
en de noodzaak om uit grote „archivunwürdigen Massen" met ontoereikende
middelen en veel tijdverlies en tijdverspilling enkele bescheiden af te zonderen,
bevrijd worden ook van de toevalligheden, welke daaraan verbonden zijn:
slechts op deze wijze ook is aan een uitschiften van archiefbescheiden ter ver
nietiging een vaste wetenschappelijke basis te geven.
Ik kan hier niet verder op het behandelde probleem ingaan. Alleen wil ik
nog wijzen op het feit, dat binnen de als „archivwürdig" aangewezen overheids
instellingen nog een nadere schifting zou kunnen plaats vinden tussen afdelingen
en onderafdelingen, die al dan niet ..archivwürdige" bescheiden produceren;
en dat op grond van deze schifting voor de „archivwürdige'' bescheiden reeds
vanaf hun ontstaan bij de administratie een aparte materiële behandeling en
verzorging geëist zou kunnen worden.
De gedachten van Santé en Rohr hebben op de Deutsche Archivtag grote
indruk gemaakt en aangedrongen werd op een gemeenschappelijke bestudering
van de betekenis en de waarde van de functies der afzonderlijke overheids
instellingen om zo door gemeenschappelijke studie tot reële waardebepaling van
de archiefbescheiden dezer instellingen en het treffen van maatregelen in de
boven omschreven zin te geraken.
11
Ik meende deze nieuwe gedachten onder Uw aller aandacht te moeten
brengen, en verzoek U persoonlijk van de genoemde publikaties kennis te nemen.
Wij mogen immers met reden verwachten dat in de komende zittings
periode van de Staten-Generaal het ontwerp van de Nieuwe Archiefwet afge
handeld zal worden. Wanneer de nieuwe archiefwet tot stand gekomen is,
zullen ook naar onze Nederlandse archiefbewaarplaatsen de archieven der over
heidsinstellingen in grote hoeveelheden overgedragen worden, en in de toekomst
zal dit op grond van de nieuwe archiefwet zo blijven. Het verwerken van het
over te dragen materiaal zal ook óns voor grote problemen stellen: er zal nieuwe
bergruimte, zeer véél nieuwe bergruimte nodig zijn om deze archieven inder
daad te kunnen overdragen; er zal een uitbreiding van personeel nodig zijn
om deze archieven te schiften, te ordenen, te inventariseren, voor onderzoek
toegankelijk te maken. Om bij dit alles op verantwoorde wijze te werk te gaan,
zullen ook wij ons meer dan ooit met het probleem van de schifting van de
archiefbescheiden in bescheiden van blijvende waarde en in vroeg of laat te
vernietigen bescheiden, zeer intens en daadwerkelijk moeten bezig houden.
Wij zouden m.i. moeten overwegen of de hierboven beschreven richtlijnen,
welke hiertoe door Santé en Rohr gegeven werden, voor ons van nut en
waarde kunnen zijn.
Zoals ik reeds op de voorjaarsvergadering in april heb kunnen mededelen,
zal in het komende iaar naar alle waarschijnlijkheid Uw bijzondere aandacht
gevraagd worden voor de herziening van de handleiding en de vaststelling
van de Nederlandse archivistische terminologie. Ik spoor U allen aan. en
wederom met de meeste nadruk, Uw belangstelling voor beide objecten vooral
ook door daden te tonen; nl. door ernstige persoonlijke bestudering van de met
beide objecten samenhangende problemen, zo mogelijk door schriftelijke for
mulering van de resultaten van uw persoonlijke studie en door inzending van
deze resultaten bij de desbetreffende Commissie of door publikatie daarvan in
ons Archievenblad; op deze wijze immers kunnen en móeten mijns inziens alle
leden van onze Vereniging naar eigen krachten medewerken aan het bereiken
van goede resultaten. Tot degenen die op dit gebied in het afgelopen jaar hun
bijdragen hebben geleverd, spreek ik hier mijn dank voor hun medewerking uit.
Onze contacten met verenigingen die naast de onze op het gebied der archief
verzorging in Nederland werkzaam zijn, de S.O.D., de Nederlandse Vereniging
van Bedrijfsarchivarissen, het Nider, werden o.a. onderhouden, doordat afge
vaardigden van Uw Bestuur aan de jaarvergaderingen of congessen dezer
verenigingen deelnamen. In het bijzonder werd door Uw Bestuur nader en nau
wer contact gezocht met het Bestuur van de S.O.D.
Wij zijn het eens met de Commissie voor de moderne archieven, dat dit
contact tot een nauwere samenwerking dan in het verleden het geval was zal
moeten leiden; het onderling overleg hierover is nog gaande. Intussen heeft
ons medelid, de heer dr. van Hoboken, de taak op zich genomen, om naast
de heren Formsma en van Campen als docent in de leergang van de S.O.D.
over archiefverzorging op te treden.
Betreffende het Nederlands Archievenblad kon ik U in het jaarverslag van
september 1957 mededelen, dat het opnieuw in de vergrote omvang van 160
bladzijden in vier afleveringen verschenen was. De nu afgesloten jaargang
1957/58 is 208 bladzijden groot geworden doordat hierin de voordrachten,