172
ooit ergens de inboeking zal completeren met aantekening van de definitieve
plaats van de stukken (meest v.v.v. trouwens)? Hoopt de Commissie werke
lijk, dat men weer B. en W.-vergaderingen in pleno zal gaan notuleren in
het belang van de geschiedschrijving? Het was vruchtbaarder geweest als zij
ons een inzicht had verschaft in wat er t.a.v. de G. S.-notulen en de B.enW.-
notulen feitelijk gebeurt in ons land; wij hadden dan eens wat geweten.
Spr. somt een aantal tegenwoordig in de praktijk gevolgde notulerings-
methoden op en concludeert: misschien ligt hier nog een gebied waarop wij,
maar dan met zakelijke argumenten, invloed ten goede kunnen uitoefenen.
Ook omtrent de neveningangen is de Commissie slecht ingelicht: zij denkt
steeds maar aan de doorschrijfagenda's, die zoveel niet worden gebruikt als
zij denkt. Voorzover de registratoren neveningangen maken, b.v. op de grote
reeksen bouwvergunningen, gebeurt dat op goed materiaal.
De vernietiging van stukken voor de overbrenging is eveneens een wens
van de Commissie. Bij de gemeenten, die geen eigen archivaris hebben, weet
niemand precies wat formeel is overgebracht, dus in de zin van art. 15 der
Archiefwet. Wel weet iedereen dat van veel, wat in feite naar de archief
bewaarplaats is overgebracht, de voorgeschreven termijn nog niet is ver
streken. Door gebrek aan feitenkennis wil zij ook hier iets onmogelijks.
De Commissie spreekt tenslotte een wens uit aan het adres van de leiding
van de rijksarchiefschool. Aan elke suggestie tot verbetering daarvan zal
spr. gaarne steun verlenen. Het bevreemdt hem wel, dat de Commissie uit
sluitend een wenk meent te moeten geven aan de rijksarchiefschool, waarmee
de Vereniging niets te maken heeft, maar dat zij vergeet het bestuur der
Vereniging in overweging te geven te trachten allerlei zaken, die zijzelf ver
keerd vindt, op een betere wijze behandeld te krijgen in de cursussen van
de S.O.D., waarvoor de Vereniging van Archivarissen, blijkens in deze ver
gadering gedane mededelingen, mede de verantwoordelijkheid draagt.
Het spijt spr., dat hij zo'n hard oordeel over de arbeid en de resultaten
der Commissie moet vellen, maar het belang van de zaak vordert, dat wij er
geen doekjes om winden.
Dr. Formsma zegt dat een eenvoudige code indertijd door de kleine ge
meenten niet is geaccepteerd. In zijn jarenlange ervaring bij de inspectie in
Overijsel en Groningen heeft hij betere resultaten opgemerkt dan de heer
Van der Gouw. Hij uit tenslotte zijn waardering voor het werk der V.N.G.
inzake de zorg voor de gemeentearchieven.
Mr. Naudin ten Cate verzoekt de vergadering zich erop te bezinnen, dat
de ideeën over de moderne archiefordening in de loop der jaren geen stap
tot elkaar gekomen zijn. Ieder blijft op zijn eigen standpunt. Hij pleit voor
een verzoening der denkbeelden.
De heren Ribberink en Bloemen vragen wat men nu verder met het preadvies
gaat doen. Dr. Formsma zegt er geen bezwaar tegen te hebben het gehele
preadvies nog eens te bezien om gebleken onduidelijkheden weg te nemen.
De voorzitter sluit met het oog op het vergevorderde uur de discussie. Na
mens de leden en het bestuur der Vereniging dankt hij de Commissie voor de
gedurende de laatste jaren verrichte moeilijke arbeid en inzonderheid voor
de samenstelling van het preadvies. „Ook deze arbeid is niet zonder gebreken,
maar de betekenis van Uw studie ligt ook hierin, dat Uw commissie de aan
dacht heeft gevestigd op waardevolle archivistische elementen. In het door U
173
uitgebrachte preadvies hebt U niet gestreefd naar het volmaakte maar ge
wezen op punten, die voor verbetering in aanmerking komen". Inzonderheid
dankt de voorzitter dr. Formsma voor de wijze, waarop deze de discussie,
geheel onvoorbereid, heeft geleid. Hij sluit gaarne aan bij de suggestie van
dr. F. het gehele preadvies nog eens in de Commissie te bezien. Er kan dan
vervolgens met het bestuur worden overlegd hoe verder hiermede te handelen.
Besloten wordt de najaarsvergadering te 's-Hertogenbosch te houden. De
voorzitter sluit daarna om 17.45 uur de vergadering.
BIJLAGE
HERZIENE CONCLUSIE DER COMMISSIE
VOOR DE MODERNE ARCHIEVEN INZAKE HET REGISTRATUURSTELSEL
Naar aanleiding van de besprekingen van het preadvies, uitgebracht door
de Commissie voor de moderne archieven betreffende de bruikbaarheid van
het registratuurstelsel van de Vereniging van Ned. gemeenten, op de ver
gadering van de Vereniging van archivarissen op 25 april 1958 heeft de Com
missie haar in dit preadvies opgenomen conclusie verduidelijkt en thans
geformuleerd als volgt:
Het stelsel van zaaksgewijze ordening van archiefbescheiden en van rang
schikking der dossiers aan de hand van een decimale code is voor de archivaris
aanvaardbaar. Weliswaar zijn er theoretische bezwaren aan te voeren tegen
een indeling van de stof in tien groepen en van deze weer in tien subgroepen
et usque ad infinitum, maar de praktische mogelijkheden, welke dit systeem
biedt voor het invoegen van nieuwe onderwerpen op een juiste plaats, wegen
ruimschoots op tegen de theoretische bedenkingen.
Het principieel bezwaar tegen het systeem, dat het niet in overeenstemming
zou zijn met het organisch beginsel, opgevat in de betekenis van een ordening
naar de organisatie van het bestuur of een inrichting van de administratie
als organisch gelede werkorganisatie, kan niet worden erkend, aangezien deze
opvatting van het organisch beginsel in de kring der archivarissen geenszins
algemeen geldend is en de wenselijkheid van een dergelijke ordening evenmin
algemeen wordt ingezien, ja zelfs wordt bestreden door hen, die menen dat
een archief onafhankelijk moet zijn van de wisselende taakverdeling der
afdelingen. De kwestie van centralisatie of decentralisatie heeft bovendien
op zichzelf niets te maken met een zaaksgewijze ordening of decimale code.
Zaaksgewijze ordening en decimale code brengen voor het historisch on
derzoek zowel voor- als nadelen, al naar gelang van het onderzoek. Aangezien
men in de dynamische periode niet kan weten voor welk historisch onderzoek
bepaalde stukken eventueel zullen worden geraadpleegd, kan men met onge
kende wensen moeilijk rekening houden. Wel moet worden geconstateerd,
dat bij de raadpleging van oude archieven de vraag van historici naar bundels
of dossiers betreffende een bepaald onderwerp een zekere overhand heeft.
Zaaksgewijze ordening en decimale code sluiten bovendien het maken van
andere ingangen geenszins uit.
Op grond van het feit, dat zaaksgewijze ordening en decimale code steeds
meer in de administratie worden toegepast en niet meer als een gril kunnen
worden beschouwd, terwijl van de zijde der archivarissen geen algemeen aan
vaardbare principiële bezwaren kunnen worden aangevoerd, mag bij de over-
