168
der U. D. C. deskundigen hebben gewerkt is het structureel verantwoord.
Met de tegenwoordige hoeveelheden correspondentie is chronologische
ordening niet meer mogelijk. Juist omdat de zaaksgewijze ordening min of
meer subjectief zal blijven, speelt de opleiding van de registrator een zeer
belangrijke rol. Daarmede hangt natuurlijk samen de rang en dus de salariëring
der registratoren. Verder meent zij, dat de V.N.G., die 35 jaar werkzaam
is op het gebied der registratuur, zich waarschijnlijk door de Vereniging van
Archivarissen, die eerst de laatste jaren werkelijke belangstelling toont voor
de moderne archieven, niet de les zal laten lezen. Hierbij staan daarenboven
nog andere dan wetenschappelijke belangen op het spel. Het is niet gemakkelijk
kritiek te leveren op de code der V.N.G., die zich het recht heeft verworven
de groep drie-vijf der LI.D.C. ten behoeve van de Nederlandse gemeenten uit
te werken, maar zeker is, dat zij niet gemaakt is voor het Rijk en daar dan
ook niet geschikt voor is. ook al is zij door de meerderheid der ministeries
overgenomen.
De voorzitter legt nog eens de nadruk op de in het preadvies bij de ver
menigvuldiging per vergissing weggevallen alinea waarin de commissie er op
wijst, dat het in principe onjuist is een bepaald registratuurplan, dat voor een
bepaalde administratie ontworpen is, toe te passen op administraties van andere
aard. Hij acht deze conclusie van de Commissie zeer belangrijk en ver strek
kend en hij kan er zich geheel mede verenigen: in principe moet voor iedere
administratie of voor iedere groep van geheel gelijksoortige administraties een
eigen registratuurplan door ervaren krachten, stammend uit de desbetreffende
administratie, ontworpen worden. Hij acht het daarom ook gewenst, dat voor
het ontwerpen van de registratuurplannen voor de rijksadministraties (depar
tementen en de daaronder ressorterende diensten) een afzonderlijk rijks-
registratuurbureau wordt opgericht naast het registratuurbureau der V.N.G.
Hij ziet het verder als een ideale toestand, wanneer de moderne registratuur
op de rijksarchiefschool onderwezen zou worden door leerkrachten, die zelf
een grondige en langdurige ervaring hebben op dit gebied; men zou naar zijn
mening het gehele onderricht op dit gebied in één school kunnen samenbrengen.
Dr. Formsma meent dat het door de verspreide ligging der gemeenten en
andere overheidsinstanties niet gemakkelijk zal zijn tot een centrale opleiding
te komen. Uit de inspectie en ook uit de antwoorden der streekarchivarissen
blijkt, dat het vooral de kleine gemeenten zijn, die ongeschoolde ambtenaren
voor de verzorging van het archief hebben omdat dit geen dagtaak is. De ver
spreide cursussen van de S.O.D. zijn daarom zeer nuttig. De Commissie heeft
zich onthouden van een diepgaande bestudering van de code der V.N.G.
Daarvoor is immers een langdurige praktische ervaring in de administratie
nodig. Hij zelf acht zich niet competent; hij is wel aanwezig geweest bij de
bespreking voor de samenstelling van de code der Unie van Waterschaps
bonden, maar daarbij is het hem wel gebleken hoe het hem ontbrak aan prak
tische kennis van de samenhang der in de code op te nemen onderwerpen.
De voorzitter meent, dat wij het registratuurplan der V.N.G. toch wel in
grote lijnen kunnen beoordelen. Hij heeft aan zijn waardering voor het werk
van het Registratuurbureau der V.N.G. en van de S.O.D. op dit gebied reeds
vroeger herhaaldelijq uiting gegeven. Dit neemt niet weg, dat daarnaast kritiek
op dit registratuurplan mogelijk en nuttig kan zijn. Naar zijn mening komen
de fouten daarin voort uit het feit, dat men bij de eerste opzet van dit
169
plan alléén gedacht heeft aan de ordening van de losse stukken, vooral
de correspondentie, terwijl men daarnaast de vaste delen en registers
in het archief verwaarloosd heeft. Later is aan deze delen een plaats in het
registratuurplan toegewezen, soms op een geforceerde wijze, die naar onze
mening fouten tengevolge heeft gehad: zo staat nu b.v. voor de serie notulen
een plaats aangewezen onder het „organisme", terwijl zij toch een algemeen
bestuurskarakter dragen. Op deze punten zou de archivaris zeker corrigerend
van advies kunnen dienen. Ook zou bestudering van de registratuurstelsels,
waarover Papritz op onze studiedagen van 1957 gesproken heeft, bestudering
b.v. van het „Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landrats-
amter" (München 1953), van F. Nordsieck, Organisation und Aktenführung
der Gemeinden (Stuttgart 1949), tot verheldering van de inzichten kunnen lei
den. Zeer opvallend is b.v. dat de registratuurplannen, die in de beide laatst
genoemde werken behandeld worden, beide beginnen met een „Hauptgruppe"
O, getiteld „Allgemeine Verwaltung", waar dus zowel delen als dossiers, die
het algemeen bestuur betreffen, een juiste plaats kunnen vinden.
Op de andere vragen van dr. Van Hoboken zegt dr. Formsma dat met „vol
komen" aanvaardbaar geenszins bedoeld is dat het stelsel volmaakt is. Wan
neer deze indruk gewekt wordt, wil hij dit woord gaarne laten vallen. De
Commissie was het weliswaar niet eens met de omschrijving van de heer
Ruygh van wat men onder een archiefstuk moet verstaan, maar er bestond
geen eenstemmigheid over wat het dan wel is.
Dr. Groeneveld merkt op dat de Commissie beter de eerste stelling van haar
conclusies zou kunnen herzien, daar anderen er zich op zouden kunnen be
roepen en haar verkeerd interpreteren.
Mr. Obreen heeft wel enige kritiek op de code. Z.i. houdt de archivarissen
verdeeld het vraagstuk: moet de bevoegdheid richtlijn zijn en blijven in de
opbouw van een archief. De code houdt te weinig contact met het B.W. De
archieven van de Burgerlijke Stand leiden een eigen leven. Wat de verschil
lende drukken van de code betreft acht hij het wenselijk, dat bij wijzigingen
men twee dossiers naast elkaar laat bestaan. De afgedankte oude druk der code
zou dan dienstbaar kunnen worden gemaakt als inventaris. Spr. is van mening
dat de zeer uitgebreide code in de kleine gemeenten leidt tot een zeer uitvoerig
rubriekenstelsel. Volgens hem is het weinig efficiënt, dat een kleine plaats,
die vroeger voldoende had aan 50 of 100 rubrieken, nu met een tot in de
duizenden nummers gedifferentieerd systeem moet werken.
De heer Van der Gouw betoogt, dat in deze materie grote verwarring ont
staat door de problemen niet te scheiden. Men kan onderzoeken wat zaaks
gewijze ordening is en wat de voor- en nadelen er van zijn. Dat kan men van
elk stelsel doen, doch het blijft een theoretische kwestie. Men kan ook on
derzoeken of een geheel archief met gebruikmaking van één ordeningsstelsel
kan worden geregeld. Men zal dan ontdekken, dat het nooit gekund heeft
en ook nu niet kan, tenzij men zich verstrikt in de verwarde terminologie van
het dagelijks spraakgebruik, dat elke map met stukken een dossier noemt.
Men kan ook een onderzoek instellen naar het registratuurstelsel der V.N.G.,
zoals het in de boekjes wordt omschreven. Daarvoor hebben wij geen com
missie nodig; ieder kan dit voor zichzelf doen en het was te wensen dat het
meer werd gedaan. Het gaat er spr. om hoe de archieven in feite worden
gevormd onder het motto van de zaaksgewijze ordening; de vraag is: waar-