168 der U. D. C. deskundigen hebben gewerkt is het structureel verantwoord. Met de tegenwoordige hoeveelheden correspondentie is chronologische ordening niet meer mogelijk. Juist omdat de zaaksgewijze ordening min of meer subjectief zal blijven, speelt de opleiding van de registrator een zeer belangrijke rol. Daarmede hangt natuurlijk samen de rang en dus de salariëring der registratoren. Verder meent zij, dat de V.N.G., die 35 jaar werkzaam is op het gebied der registratuur, zich waarschijnlijk door de Vereniging van Archivarissen, die eerst de laatste jaren werkelijke belangstelling toont voor de moderne archieven, niet de les zal laten lezen. Hierbij staan daarenboven nog andere dan wetenschappelijke belangen op het spel. Het is niet gemakkelijk kritiek te leveren op de code der V.N.G., die zich het recht heeft verworven de groep drie-vijf der LI.D.C. ten behoeve van de Nederlandse gemeenten uit te werken, maar zeker is, dat zij niet gemaakt is voor het Rijk en daar dan ook niet geschikt voor is. ook al is zij door de meerderheid der ministeries overgenomen. De voorzitter legt nog eens de nadruk op de in het preadvies bij de ver menigvuldiging per vergissing weggevallen alinea waarin de commissie er op wijst, dat het in principe onjuist is een bepaald registratuurplan, dat voor een bepaalde administratie ontworpen is, toe te passen op administraties van andere aard. Hij acht deze conclusie van de Commissie zeer belangrijk en ver strek kend en hij kan er zich geheel mede verenigen: in principe moet voor iedere administratie of voor iedere groep van geheel gelijksoortige administraties een eigen registratuurplan door ervaren krachten, stammend uit de desbetreffende administratie, ontworpen worden. Hij acht het daarom ook gewenst, dat voor het ontwerpen van de registratuurplannen voor de rijksadministraties (depar tementen en de daaronder ressorterende diensten) een afzonderlijk rijks- registratuurbureau wordt opgericht naast het registratuurbureau der V.N.G. Hij ziet het verder als een ideale toestand, wanneer de moderne registratuur op de rijksarchiefschool onderwezen zou worden door leerkrachten, die zelf een grondige en langdurige ervaring hebben op dit gebied; men zou naar zijn mening het gehele onderricht op dit gebied in één school kunnen samenbrengen. Dr. Formsma meent dat het door de verspreide ligging der gemeenten en andere overheidsinstanties niet gemakkelijk zal zijn tot een centrale opleiding te komen. Uit de inspectie en ook uit de antwoorden der streekarchivarissen blijkt, dat het vooral de kleine gemeenten zijn, die ongeschoolde ambtenaren voor de verzorging van het archief hebben omdat dit geen dagtaak is. De ver spreide cursussen van de S.O.D. zijn daarom zeer nuttig. De Commissie heeft zich onthouden van een diepgaande bestudering van de code der V.N.G. Daarvoor is immers een langdurige praktische ervaring in de administratie nodig. Hij zelf acht zich niet competent; hij is wel aanwezig geweest bij de bespreking voor de samenstelling van de code der Unie van Waterschaps bonden, maar daarbij is het hem wel gebleken hoe het hem ontbrak aan prak tische kennis van de samenhang der in de code op te nemen onderwerpen. De voorzitter meent, dat wij het registratuurplan der V.N.G. toch wel in grote lijnen kunnen beoordelen. Hij heeft aan zijn waardering voor het werk van het Registratuurbureau der V.N.G. en van de S.O.D. op dit gebied reeds vroeger herhaaldelijq uiting gegeven. Dit neemt niet weg, dat daarnaast kritiek op dit registratuurplan mogelijk en nuttig kan zijn. Naar zijn mening komen de fouten daarin voort uit het feit, dat men bij de eerste opzet van dit 169 plan alléén gedacht heeft aan de ordening van de losse stukken, vooral de correspondentie, terwijl men daarnaast de vaste delen en registers in het archief verwaarloosd heeft. Later is aan deze delen een plaats in het registratuurplan toegewezen, soms op een geforceerde wijze, die naar onze mening fouten tengevolge heeft gehad: zo staat nu b.v. voor de serie notulen een plaats aangewezen onder het „organisme", terwijl zij toch een algemeen bestuurskarakter dragen. Op deze punten zou de archivaris zeker corrigerend van advies kunnen dienen. Ook zou bestudering van de registratuurstelsels, waarover Papritz op onze studiedagen van 1957 gesproken heeft, bestudering b.v. van het „Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landrats- amter" (München 1953), van F. Nordsieck, Organisation und Aktenführung der Gemeinden (Stuttgart 1949), tot verheldering van de inzichten kunnen lei den. Zeer opvallend is b.v. dat de registratuurplannen, die in de beide laatst genoemde werken behandeld worden, beide beginnen met een „Hauptgruppe" O, getiteld „Allgemeine Verwaltung", waar dus zowel delen als dossiers, die het algemeen bestuur betreffen, een juiste plaats kunnen vinden. Op de andere vragen van dr. Van Hoboken zegt dr. Formsma dat met „vol komen" aanvaardbaar geenszins bedoeld is dat het stelsel volmaakt is. Wan neer deze indruk gewekt wordt, wil hij dit woord gaarne laten vallen. De Commissie was het weliswaar niet eens met de omschrijving van de heer Ruygh van wat men onder een archiefstuk moet verstaan, maar er bestond geen eenstemmigheid over wat het dan wel is. Dr. Groeneveld merkt op dat de Commissie beter de eerste stelling van haar conclusies zou kunnen herzien, daar anderen er zich op zouden kunnen be roepen en haar verkeerd interpreteren. Mr. Obreen heeft wel enige kritiek op de code. Z.i. houdt de archivarissen verdeeld het vraagstuk: moet de bevoegdheid richtlijn zijn en blijven in de opbouw van een archief. De code houdt te weinig contact met het B.W. De archieven van de Burgerlijke Stand leiden een eigen leven. Wat de verschil lende drukken van de code betreft acht hij het wenselijk, dat bij wijzigingen men twee dossiers naast elkaar laat bestaan. De afgedankte oude druk der code zou dan dienstbaar kunnen worden gemaakt als inventaris. Spr. is van mening dat de zeer uitgebreide code in de kleine gemeenten leidt tot een zeer uitvoerig rubriekenstelsel. Volgens hem is het weinig efficiënt, dat een kleine plaats, die vroeger voldoende had aan 50 of 100 rubrieken, nu met een tot in de duizenden nummers gedifferentieerd systeem moet werken. De heer Van der Gouw betoogt, dat in deze materie grote verwarring ont staat door de problemen niet te scheiden. Men kan onderzoeken wat zaaks gewijze ordening is en wat de voor- en nadelen er van zijn. Dat kan men van elk stelsel doen, doch het blijft een theoretische kwestie. Men kan ook on derzoeken of een geheel archief met gebruikmaking van één ordeningsstelsel kan worden geregeld. Men zal dan ontdekken, dat het nooit gekund heeft en ook nu niet kan, tenzij men zich verstrikt in de verwarde terminologie van het dagelijks spraakgebruik, dat elke map met stukken een dossier noemt. Men kan ook een onderzoek instellen naar het registratuurstelsel der V.N.G., zoals het in de boekjes wordt omschreven. Daarvoor hebben wij geen com missie nodig; ieder kan dit voor zichzelf doen en het was te wensen dat het meer werd gedaan. Het gaat er spr. om hoe de archieven in feite worden gevormd onder het motto van de zaaksgewijze ordening; de vraag is: waar-

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 1958 | | pagina 5