164 Wat het eerste punt betreft moet hij constateren dat hij van een Commissie, die reeds bijna vier jaren bestaat, een meer doorwrocht zichtbaar resultaat van haar bemoeiingen had verwacht. Van een geïnteresseerd buitenstaander mocht hij de kreet opvangen: „is dat alles?" Inderdaad zijn zeven bladzijden niet ruim gemeten om de bruikbaarheid van het registratuurstelsel der V.N.G. aan te tonen, tenzij men van de veronderstelling uitgaat, dat iedereen van die bruikbaarheid bij voorbaat overtuigd is en men met „een goede wijn behoeft geen krans" kan volstaan. Hij weet het, er zijn mensen, die de kunst verstaan met weinig woorden veel te zeggen, maar hij heeft niet de indruk gekregen, dat de Commissie over die gave beschikt. Ware dit zo, dan zou zij zich niet in de eerste alinea van haar preadvies behoeven te verontschuldigen met de gemeenplaats, dat op het vraagstuk van de bruikbaarheid van de zaaksgewijze ordening volgens het stelsel der V.N.G. nog nimmer een afdoend antwoord werd gegeven. Als men niet begint met duidelijk te maken, wat onder die zaaksgewijze ordening moet worden verstaan en zich de vraag te stellen of de consequente toepassing van één ordeningsbeginsel in de praktijk in het algemeen uitvoerbaar is, is de mogelijkheid van een afdoend antwoord reeds bij voorbaat uitgesloten. Hoe weinig de Commissie zich op een wetenschapapelijk gefundeerd uit gangspunt heeft bezonnen wordt gedemonstreerd door de wijze, waarop zij gemeend heeft haar taak te moeten aanvatten. In plaats van zich door zelf studie een eigen oordeel te vormen en zich bij het vormen van dat oordeel niet blind te staren op het stelsel, dat in discussie was. heeft zij gemeend een enquête te moeten organiseren onder vakgenoten, die met de praktische toe passing van het stelsel bij de archiefvorming niets hadden uit te staan. Hoeveel instructiever zou het niet zijn geweest, als de Commissie haar oren te luisteren had gelegd bij de gemeentesecretarissen en de registratoren, die de dagelijkse gebruikers van de door de V.N.G. uitgegeven code zijn, en zich verdiept had in de moeilijkheden en problemen, die zich bij de toepassing van de code voor doen. Of is de Commissie zo naief te menen, dat die niet zouden bestaan, dat een kind de was zou kunnen doen? Wie het voorrecht heeft gehad met deze mensen te praten en hen aan het werk te zien, zal zich niet aan de indruk kunnen onttrekken dat bij hen in de meeste gevallen een geestdrift voor het geen zij doen en een teamgeest aanwezig is, die vele wetenschappelijke ar chiefambtenaren helaas missen. In plaats van zich tot hen te wenden en hen te laten vertellen wat zij doen en met wat voor problemen zij worstelen waarvoor een eendaags bezoek vanzelfsprekend ten enen male onvoldoende is, heeft de Commissie een gesprek gevoerd met de leider van het bureau, dat het systeem moet verkopen en dus bij voorbaat gedwongen is er alleen maar goeds van te zeggen. Hoe kan men van die leider anders verwachten dan dat hij de bruikbaarheid van het stelsel in een zo gunstig mogelijk daglicht zal stellen? Deed hij dit niet, dan riskeerde hij klanten te verliezen. Om tot een onafhankelijk oordeel te komen was de Commissie er niet af geweest al leen het registratuurstelsel der V.N.G. onder de loupe te nemen; dit had ook aan andere soortgelijke stelsels behoren te worden getoetst. De veel oudere ervaringen in het buitenland op dit gebied hadden niet buiten haar gezichts kring behoren te blijven. Eerst wanneer dit allemaal was gebeurd, had zij ons met een gerust hart de resultaten van haar arbeid kunnen voorleggen. Maar zelfs, nu de Commissie dit kennelijk heeft verzuimd, had men toch 165 mogen verwachten, dat zij bij het formeren van haar conclusies de nodige ernst had betracht. Als men de motiveringen van de eerste stelling doorneemt, die eigenlijk de quintessens van het preadvies bevat, krijgt men sterk de indruk, dat met het hele geval een loopje wordt genomen. De opgave was de bruik baarheid van het registratuurstelsel der V.N.G. te beoordelen. In plaats daar van krijgen wij te horen, dat het stelsel van de zaaksgewijze ordening van archiefbescheiden ener administratie volkomen acceptabel is. Moeten wij hier uit concluderen, dat dit voor iedere administratie en voor ieder archief in zijn geheel opgaat? Men kan toch moeilijk volhouden dat de series notulen, in de derde stelling genoemd, een voorbeeld van zaaksgewijze ordening zijn? Tenzij men zich geen duidelijke voorstelling heeft gemaakt van wat men onder een zaak moet verstaan. De bekende uitspraak, dat de notulen niet tot het archief behoren, kunnen wij buiten beschouwing laten. Als in een gemeentearchief een consequent doorgevoerd stelsel van zaaksgewijze ordening al niet blijkt te be staan, hoe kan men dan spreken van verdere ordening en onderverdeling via een registratuurplan en een decimale code? Bij een systematisch ingericht dossierstelsel is het registratuurplan toch primair en komt pas in de tweede plaats aan de orde, of men zaken- of onderwerpendossiers zal gaan vormen. Wat verstaat de Commissie eigenlijk onder een registratuurplan? En wat is volgens haar het verschil tussen een registratuurplan en een archiefcode? Be paald komisch is haar motivering van de aanvaardbaarheid van een decimale code met de dooddoener, dat wij in Nederland nu eenmaal een tientallig stelsel hebben. Vanwaar dit chauvinisme, terwijl het systeem van de decimale notatie n.b. aan de U.D.C. is ontleend? Wat bedoeld de Commissie met haar opmer king, dat het in principe onjuist is een bepaald registratuurplan toe te passen op administraties, waarvoor het niet ontworpen is? Aangezien de ontwerpers van de Code voor de overheidsadministratie ervan zijn uitgegaan, dat men één registratuurplan zou kunnen ontwerpen voor de gehele overheidsadministratie, dus zowel voor de gemeenten en de provincies, als voor de departementen van algemeen bestuur, kan men uit de opmerking der Commissie opmaken dat zij het daarmede niet eens is. Bewijst zij dan niet tevens dat het registratuurplan van de V.N.G. in zijn tegenwoordige vorm voor haar onaanvaardbaar is? Voor iemand, die enigermate op de hoogte is van de problemen van de moderne ordeningsmethoden van archieven, doet dit alles zozeer denken aan oppervlakkig gepraat, dat men aan het twijfelen slaat of de Commissie voor de moderne archieven haar preadvies wel ernstig bedoeld heeft. Is zij er zich van bewust geweest, dat zij daarmede de goede naam van de Nederlandse archivaris in het buitenland kon schaden, nog gezwegen van de indruk, die dit onwetenschappelijk gedoe op de verzorgers van de moderne archieven in Ne derland moet maken? Spr. neemt aan, dat dit niet de bedoeling van de Com missie is geweest, maar het getuigt toch wel van weinig zelfkennis als zij zich geroepen acht aan de leiding van de rijksarchiefschool wenken te geven t.a.v. het onderwijs in de grondprincipes der moderne archiefordening, terwijl zij blijk geeft nauwelijks notie te bezitten van hetgeen daaraan ten grondslag ligt. Dr. Formsma antwoordt hierop, dat het preadvies kort gehouden is om de hoofdzaken duidelijker te doen uitkomen. Geen uiteenzetting is gegeven over termen als „zaaksgewijze ordening" en „registratuurplan" omdat als bekend werd verondersteld wat het registratuurbureau der V.N.G. daarmede bedoelt. Ongetwijfeld zou de Commissie gaarne buitenlandse archieven hebben bezocht

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 1958 | | pagina 3