164
Wat het eerste punt betreft moet hij constateren dat hij van een Commissie,
die reeds bijna vier jaren bestaat, een meer doorwrocht zichtbaar resultaat
van haar bemoeiingen had verwacht. Van een geïnteresseerd buitenstaander
mocht hij de kreet opvangen: „is dat alles?" Inderdaad zijn zeven bladzijden
niet ruim gemeten om de bruikbaarheid van het registratuurstelsel der V.N.G.
aan te tonen, tenzij men van de veronderstelling uitgaat, dat iedereen van die
bruikbaarheid bij voorbaat overtuigd is en men met „een goede wijn behoeft
geen krans" kan volstaan. Hij weet het, er zijn mensen, die de kunst verstaan
met weinig woorden veel te zeggen, maar hij heeft niet de indruk gekregen,
dat de Commissie over die gave beschikt. Ware dit zo, dan zou zij zich niet
in de eerste alinea van haar preadvies behoeven te verontschuldigen met de
gemeenplaats, dat op het vraagstuk van de bruikbaarheid van de zaaksgewijze
ordening volgens het stelsel der V.N.G. nog nimmer een afdoend antwoord
werd gegeven. Als men niet begint met duidelijk te maken, wat onder die
zaaksgewijze ordening moet worden verstaan en zich de vraag te stellen of
de consequente toepassing van één ordeningsbeginsel in de praktijk in het
algemeen uitvoerbaar is, is de mogelijkheid van een afdoend antwoord reeds
bij voorbaat uitgesloten.
Hoe weinig de Commissie zich op een wetenschapapelijk gefundeerd uit
gangspunt heeft bezonnen wordt gedemonstreerd door de wijze, waarop zij
gemeend heeft haar taak te moeten aanvatten. In plaats van zich door zelf
studie een eigen oordeel te vormen en zich bij het vormen van dat oordeel
niet blind te staren op het stelsel, dat in discussie was. heeft zij gemeend een
enquête te moeten organiseren onder vakgenoten, die met de praktische toe
passing van het stelsel bij de archiefvorming niets hadden uit te staan. Hoeveel
instructiever zou het niet zijn geweest, als de Commissie haar oren te luisteren
had gelegd bij de gemeentesecretarissen en de registratoren, die de dagelijkse
gebruikers van de door de V.N.G. uitgegeven code zijn, en zich verdiept had
in de moeilijkheden en problemen, die zich bij de toepassing van de code voor
doen. Of is de Commissie zo naief te menen, dat die niet zouden bestaan, dat
een kind de was zou kunnen doen? Wie het voorrecht heeft gehad met deze
mensen te praten en hen aan het werk te zien, zal zich niet aan de indruk
kunnen onttrekken dat bij hen in de meeste gevallen een geestdrift voor het
geen zij doen en een teamgeest aanwezig is, die vele wetenschappelijke ar
chiefambtenaren helaas missen. In plaats van zich tot hen te wenden en hen
te laten vertellen wat zij doen en met wat voor problemen zij worstelen
waarvoor een eendaags bezoek vanzelfsprekend ten enen male onvoldoende
is, heeft de Commissie een gesprek gevoerd met de leider van het bureau,
dat het systeem moet verkopen en dus bij voorbaat gedwongen is er alleen
maar goeds van te zeggen. Hoe kan men van die leider anders verwachten
dan dat hij de bruikbaarheid van het stelsel in een zo gunstig mogelijk daglicht
zal stellen? Deed hij dit niet, dan riskeerde hij klanten te verliezen. Om tot
een onafhankelijk oordeel te komen was de Commissie er niet af geweest al
leen het registratuurstelsel der V.N.G. onder de loupe te nemen; dit had ook
aan andere soortgelijke stelsels behoren te worden getoetst. De veel oudere
ervaringen in het buitenland op dit gebied hadden niet buiten haar gezichts
kring behoren te blijven. Eerst wanneer dit allemaal was gebeurd, had zij ons
met een gerust hart de resultaten van haar arbeid kunnen voorleggen.
Maar zelfs, nu de Commissie dit kennelijk heeft verzuimd, had men toch
165
mogen verwachten, dat zij bij het formeren van haar conclusies de nodige ernst
had betracht. Als men de motiveringen van de eerste stelling doorneemt, die
eigenlijk de quintessens van het preadvies bevat, krijgt men sterk de indruk,
dat met het hele geval een loopje wordt genomen. De opgave was de bruik
baarheid van het registratuurstelsel der V.N.G. te beoordelen. In plaats daar
van krijgen wij te horen, dat het stelsel van de zaaksgewijze ordening van
archiefbescheiden ener administratie volkomen acceptabel is. Moeten wij hier
uit concluderen, dat dit voor iedere administratie en voor ieder archief in zijn
geheel opgaat? Men kan toch moeilijk volhouden dat de series notulen, in de
derde stelling genoemd, een voorbeeld van zaaksgewijze ordening zijn? Tenzij
men zich geen duidelijke voorstelling heeft gemaakt van wat men onder een
zaak moet verstaan. De bekende uitspraak, dat de notulen niet tot het archief
behoren, kunnen wij buiten beschouwing laten. Als in een gemeentearchief een
consequent doorgevoerd stelsel van zaaksgewijze ordening al niet blijkt te be
staan, hoe kan men dan spreken van verdere ordening en onderverdeling via
een registratuurplan en een decimale code? Bij een systematisch ingericht
dossierstelsel is het registratuurplan toch primair en komt pas in de tweede
plaats aan de orde, of men zaken- of onderwerpendossiers zal gaan vormen.
Wat verstaat de Commissie eigenlijk onder een registratuurplan? En wat is
volgens haar het verschil tussen een registratuurplan en een archiefcode? Be
paald komisch is haar motivering van de aanvaardbaarheid van een decimale
code met de dooddoener, dat wij in Nederland nu eenmaal een tientallig stelsel
hebben. Vanwaar dit chauvinisme, terwijl het systeem van de decimale notatie
n.b. aan de U.D.C. is ontleend? Wat bedoeld de Commissie met haar opmer
king, dat het in principe onjuist is een bepaald registratuurplan toe te passen op
administraties, waarvoor het niet ontworpen is? Aangezien de ontwerpers van
de Code voor de overheidsadministratie ervan zijn uitgegaan, dat men één
registratuurplan zou kunnen ontwerpen voor de gehele overheidsadministratie,
dus zowel voor de gemeenten en de provincies, als voor de departementen van
algemeen bestuur, kan men uit de opmerking der Commissie opmaken dat zij
het daarmede niet eens is. Bewijst zij dan niet tevens dat het registratuurplan
van de V.N.G. in zijn tegenwoordige vorm voor haar onaanvaardbaar is?
Voor iemand, die enigermate op de hoogte is van de problemen van de
moderne ordeningsmethoden van archieven, doet dit alles zozeer denken aan
oppervlakkig gepraat, dat men aan het twijfelen slaat of de Commissie voor
de moderne archieven haar preadvies wel ernstig bedoeld heeft. Is zij er zich
van bewust geweest, dat zij daarmede de goede naam van de Nederlandse
archivaris in het buitenland kon schaden, nog gezwegen van de indruk, die dit
onwetenschappelijk gedoe op de verzorgers van de moderne archieven in Ne
derland moet maken? Spr. neemt aan, dat dit niet de bedoeling van de Com
missie is geweest, maar het getuigt toch wel van weinig zelfkennis als zij zich
geroepen acht aan de leiding van de rijksarchiefschool wenken te geven t.a.v.
het onderwijs in de grondprincipes der moderne archiefordening, terwijl zij
blijk geeft nauwelijks notie te bezitten van hetgeen daaraan ten grondslag ligt.
Dr. Formsma antwoordt hierop, dat het preadvies kort gehouden is om de
hoofdzaken duidelijker te doen uitkomen. Geen uiteenzetting is gegeven over
termen als „zaaksgewijze ordening" en „registratuurplan" omdat als bekend
werd verondersteld wat het registratuurbureau der V.N.G. daarmede bedoelt.
Ongetwijfeld zou de Commissie gaarne buitenlandse archieven hebben bezocht