162
De door haar vastgestelde terminologie, die ook door de leden van de com
missie tot herziening der Handleiding is aanvaard, zal te zijner tijd in het
Archievenblad worden gepubliceerd, met de bedoeling dat onze leden en even
tueel andere belangstellenden het hunne ertoe kunnen bijdragen, dat deze
Nederlandse archivistische terminologie uiteindelijk zo goed mogelijk wordt
vastgesteld.
Ook de commissie voor de herziening van de Handleiding is belangrijk met
haar werk gevorderd. Vermoedelijk zal dr. Formsma op een der volgende
vergaderingen van onze Vereniging een uiteenzetting geven over de „opzet
en uitvoering" van deze herziening.
Zoals het bestuur in september van het vorige jaar heeft toegezegd, heeft
het contact gezocht met het bestuur van de Studiekring voor Overheidsdocu
mentatie om tot een bespreking te komen over onze samenwerking aangaande
de opleiding der registratoren. Deze bespreking heeft plaats gevonden; van de
zijde van de S. O. D. waren daarbij aanwezig de heren Vlug, Berends, de Vries
en Ruygh; van onze zijde het voltallig bestuur, behalve de heer Van der Poest
Clement, die door ziekte was verhinderd. Afgesproken is, dat onze Vereniging
aan de opleiding zal blijven deelnemen in deze vorm; 1°. dat enige van onze
leden als docenten de lessen over de oudere, de „overgebrachte" archieven
zullen blijven geven, en 2°. dat enige onzer leden zitting zullen blijven houden
in de examencommissie. Bij eventuele vacatures zullen nieuwe docenten en
nieuwe leden van de examencommissie op verzoek van het bestuur van de
S. O. D. door ons bestuur worden uitgenodigd deze taken op zich te nemen.
Op een bijeenkomst van de docenten zullen de leden aldaar onze Vereniging
vertegenwoordigen en hun oordeel over de stof van de cursus en de gevolgde
methoden kunnen uitspreken. Ons bestuur heeft verder de wens te kennen
gegeven, dat een van onze leden zitting zou hebben in de zgn. „Opleidings
commissie" voor deze cursus. Dit voorstel zal nog nader in het bestuur van
de S.O.D. worden overwogen. Tenslotte is afgesproken, dat één der docenten
en één der leden van de examen-commissie, die namens onze Vereniging op
treden, op de jaarvergaderingen verslag hierover kunnen uitbrengen.
Tenslotte deelt de voorzitter mede, dat de studiedagen ook dit jaar weer
gehouden zullen worden en wel te 's-Gravenhage op 9 en 10 juli 1958.
Vervolgens worden de notulen der ledenvergadering, gehouden te Amster
dam op 9 sept. 1957, ongewijzigd vastgesteld.
Alvorens het preadvies van de Commissie voor de moderne archieven in
bespreking te geven deelt de voorzitter mede, dat aan het slot van het le punt
van het aan de leden toegezonden gestencilde preadvies op blz. 7 de volgende
clausule is weggevallen: „Wel meent de Commissie er op te moeten wijzen,
dat het in principe onjuist is een bepaald registratuurplan toe te passen op
administraties waarvoor het niet ontworpen is". De belangrijkheid van deze
clausule is duidelijk en de voorzitter verzoekt deze over te nemen.
Hierna brengt de voorzitter het preadvies der Commissie aangaande het
stelsel van ordening der Vereniging van Ned. Gemeenten in bespreking. Op
zijn verzoek zal dr. Formsma de discussie inleiden. Deze leest de volgende
conclusies der Commissie voor en licht deze in het kort toe:
1. Het stelsel van de zaaksgewijze ordening van de administratie is volkomen
acceptabel. De verdere ordening en onderverdeling via een registratuurplan en een
decimale code zijn eveneens aanvaardbaar. Weliswaar zijn er theoretische bezwaren
163
tegen een indeling van de stof in 10 groepen en van deze weer in 10 subgroepen
„et usque ad infinitum", maar wij hebben in Nederland nu eenmaal een tientallig
stelsel. De praktische mogelijkheden, welke dit decimale stelsel biedt voor het invoegen
Van nieuwe onderwerpen op een juiste plaats, wegen ruimschoots op tegen de
bezwaren. Wel meent de commissie er op te moeten wijzen, dat het in principe
onjuist is een bepaald registratuurplan toe te passen op administraties waarvoor
het niet is ontworpen.
2. De Commissie meent dat het voeren van een agenda van ingekomen en uit
gaande stukken (waarbij zij als vanzelfsprekend aanneemt dat onbelangrijke stuk
ken buiten de agenda worden gehouden) en het daardoor scheppen van een
chronologische ingang op de archieven onontbeerlijk is en blijft, wil het archief
ook in een later stadium ten volle bruikbaar zijn en blijven, zowel voor onder
zoekingen ten dienste van de administratie, welke het heeft Voortgebracht, als
voor latere wetenschappelijke onderzoekers.
3. De Commissie meent, dat het bijhouden van de series notulen (waarvan
vooral het bijhouden der notulen van B. en W. en van Ged. Staten meer en meer
in onbruik is geraakt) onontbeerlijk is en blijft. Geschiedt zulks niet dan is het
gevaar niet denkbeeldig, dat ondanks de in de dossiers aanwezige rapporten en
nota's, welke een zeker inzicht geven in de voorbereiding der besluitvorming, toch
de wijze van besluitvorming door de verantwoordelijke instanties zelf, op een
later tijdstip zowel door de administratie welke het archief heeft voortgebracht
als door de wetenschappelijke onderzoeker niet meer zal kunnen worden vastge
steld. Dit zou, zowel op het administratieve als op het wetenschappelijke vlak,
tot zeer ernstige bezwaren kunnen leiden. In ieder geval zou zorg moeten worden
gedragen voor het nauwkeurig bijhouden van de agenda's der vergaderingen en
de verhoudingen bij de stemming.
4. De Commissie meent, dat de overdracht van door de administratie gemaakte
neveningangen (ook al zijn die door de administratie zelve als tijdelijke bedoeld)
moet worden gegarandeerd en zij, behalve volledig en nauwkeurig, ook van zo
danige kwaliteit en houdbaarheid moeten zijn, dat zij later met de archieven kunnen
worden overgedragen en door degene, die alsdan met het beheer zal zijn belast,
kunnen worden gebruikt voor doeleinden welke de administratie, die het archief
heeft voortgebracht, mogelijk niet kent en niet kan kennen.
5. De Commissie meent dat het onontbeerlijk is, dat de archivaris-beheerder
van een oud-archiefdepot, onder wie reeds zaaksgewijze geordende archieven be
rusten, de beschikking heeft over de oudere drukken van de code van de V.N.G.
teneinde zich op de juiste wijze van de gebezigde orde van een bepaald archief
bestanddeel in een bepaald tijdvak op de hoogte te kunnen stellen. Ook voor
wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de archiefordening moeten alle
drukken der code, van de vroegste tot de jongste, ter beschikking staan.
6. Ofschoon naar de vernietiging van stukken in de enquête niet met name ge
vraagd is en dit punt ook niet met de heer Kuygh besproken is, meent de Com
missie er op te moeten aandringen dat de door de overheid gestelde voorschriften
van vernietiging reeds worden uitgevoerd vóór de overbrenging der stukken.
Voorzover er voor bepaalde administraties nog geen lijsten van voor vernietiging
vatbare stukken zijn gemaakt, dienen deze. zo spoedig mogelijk te worden vastgesteld.
7. Tenslotte meent de Commissie dat bij de opleiding der wetenschappelijke
archiefambtenaren meer aandacht moet worden besteed dan tot dusver aan de in
Nederland gebruikte stelsels van zaaksgewijze ordening en decimale classificatie.
Het verdient aanbeveling er bij de leiding der rijksarchiefschool op aan te dringen,
dat de grondprincipes van dit soort archiefordening meer in positieve zin gedoceerd
worden, bv. door iemand van de V.N.G. of S.O.D.
Als eerste neemt mr. Hardenberg het woord. Hij zegt dat het hem van het
hart moet, dat de kennisneming van het preadvies van de Commissie hem in
verschillende opzichten heeft teleurgesteld. Wanneer hij deze teleurstelling
onder woorden mag brengen, kan hij haar in drie punten samenvatten, te
weten: a. de vorm, waarin het preadvies thans voor ons ligt; b. de door de
Commissie gevolgde werkwijze; c. het gebrek aan ernst, waarmede deze haar
conclusies heeft samengevat.
