HANDLEIDING EN REGISTRATUUR
178
a la compilation d'un guide général permettant aux géographes de s'orienter dans
la masse des archives, susceptibles de servir a leurs travaux.
2°. Elle recommande en outre l'impression des catalogues de cartes et plans
conservés dans les dépots d'archives et souhaite particulièrement chaque fois, que
cela sera possible, l'établissement de catalogues collectifs des cartes et plans
anciens, conservés dans les divers dépots d'archives et dans les bibliothèq'ues,
musées, et autres institutions.
3°. Après divers échanges de vues sur le sort des papiers des missi
ons scientifiques et d'exploration, elle recommande aux Directions d'Archives
d'Etat de s'attacher tout particulièrement a obtenir le versement de tels papiers
dans les archives, s'il s'agit de missions organisées sous le controle des autorités
publiques ou avec leur concours financier; d'en négocier le dépöt ou, au moins,
de réunir des informations a leur sujet, s'il s'agit d'initiatives privées.
4°. Elle considère comme indispensable l'application stricte du respect des fonds
au classement des cartes et plans.
5°. Après avoir pris connaissance des inconvénients graves des anciens systè-
mes de conservation de cartes par enroulement ou par pliage, recommande trés
vivement l'adoption des nouveaux systèmes de conservation a plat en tiroirs, ou,
éventuellement, par suspension dans des meubles spéciaux.
C. Les services rendus par les Archives a l'Economie nationale.
1°. Après avoir etendu avec le plus grand intérêt des exemples pertinents
de services rendus par les Archives a l'Economie nationale des divers pays, la
Conférence tient a souligner l'intention des autorités politiques, administratives
et économiques, l'importance de l'aide que les Archives peuvent en bi,en des cas
leur fournir grace aux papiers dont elles ont la garde.
2°. Elle attire l'attention des archivistes de tous les pays sur les problèmes
fondamentaux que posent la conservation, le triage et l'exploitation du matériel
statistique élaboré par les Etats modernes; elle demande que la solution a certains
de ces problèmes soit recherchée sur le plan international par la coopération du
Conseil international des Archives, de l'Institut international de la Stattigtiq'Ue
et de l'I.S.O., et sur le plan national par la collaboration indispensable entre les
archivistes et les spécialistes des services de statistique, spécialement en matière
de démographie.
3°. Elle attache un intérêt spécial aux efforts réalisés en certains pays pour
résoudre les problèmes posés par la conservation des archives techniques des
bureaux d'études, dont l'importance est considérable pour l'histoire des sciences
et des techniques.
De organisatie van deze Quatrième Table Ronde was perfect. De ont
vangsten namens de besturen van de steden Wiesbaden en Frankfurt (waar
op de laatste dag in het stadhuis vergaderd werd), namens de regering van
het Land Hessen, het ministerie van Binnenlandse Zaken van de West-Duitse
Bondsrepubliek, en namens de vereniging van Duitse Archivarissen waren
buitengewoon hartelijk en gul.
Na dei sluiting van de conferentie hadden wij nog de gelegenheid met enkele
andere deelnemers onder leiding van dr. Papritz het Staatsarchiv in Marburg
met de daarin gevestigde Archivschule, en onder leiding van dr. Winter het
West-Duitse Bundes-archiv en de nieuwe bewaarplaats van het Staatsarchiv
in Koblenz te bezichtigen.
G. PANHUYSEN
179
De discussie tussen dr. Van Hoboken en de heer Bosman, waarvan het slot
is opgenomen hiervóór p. 107 vlg., heeft de vraag doen rijzen wat nu eigenlijk
is te verstaan onder toepassing van de Handleiding op „moderne archieven".
De heer Bosman, die argeloos veronderstelde dat archivarissen hiermede
toepassing op lopende archieven (registratuur) bedoelen, ziet deze mening fel
bestreden door dr. Van Hoboken die betoogt, dat de Handleiding uitsluitend
betrekking heeft op reeds gevormde archieven en toetsing van registratuur
problemen daaraan derhalve zinloos is.
Toch kan het aan wie geen vreemdeling is in het archivistische Jeruzalem
niet onbekend zijn, dat er inderdaad archivarissen zijn, die toepassing van de
Handleiding op de registratuur wenselijk en mogelijk achten. Deze toepassing
wordt zelfs onderwezen zowel aan de rijksarchiefschool als aan de ,,GO"-cursus
voor bedrijfsarchivaris, en meerdere artikelen zo in het N.A.B. als in het
Tijdschrift voor Efficiëntie en Documentatie hebben dit thema tot onderwerp
gehad. Bovendien is er van de hand van de heer Bloemen in 1957 een „Hand
leiding voor de registratuur" verschenen waarvan reeds de eerste zin getuigt
dat zij op de Handleiding is gebaseerd.
In zijn eerste artikel stelt dr. Van Hoboken „ordenen en ordenen is twee"
(N.A.B. 1956/57 p. 143), en tekent ons vervolgens het beeld van een archief
vormende secretaris tegenover dat van een archiefrestaurerende archivaris. Zijn
conclusie luidt dan als dus de archiefvormende registrator zijn stukken ordent
verricht hij een bezigheid die principieel verschilt van die van de ordenende
archivaris" (p. 144). Men lette op de geruisloze overgang van archiefvormende
secretaris naar archiefvormende registrator, waaruit volgt dat de conclusie
alleen maar juist kan zijn, indien er geen principieel onderscheid is tussen de
ordeningsactiviteit van de secretaris en die van de registrator. Naar onze me
ning is dit in het algemeen echter juist wel het geval. De „secretaris" immers is
het beeld van de handelende functionaris wiens archiefvorming allereerst hierin
bestaat, dat hij door en tijdens de behandeling van zijn zaken stukken ontvangt
en opmaakt. Vervolgens zal hij die stukken eveneens ten behoeve van de be
handeling van zijn zaken in meerdere of mindere mate ordenen. Deze ordenings
activiteit blijft echter noodzakelijk beperkt tot „zijn" stukken. Zijn er meerdere
handelende functionarissen of groepen van functionarissen (i.e. afdelingen) en
zouden die allen hun stukken zelf ordenen, dan ontstaat een archiefbeeld waarin
het respect des fonds en 16 volledig zijn gehonoreerd. Wordt echter de orde
ning van stukken, behandeld door verschillende functionarissen of afdelingen,
opgedragen aan een buiten de eigenlijke behandeling van de zaken staande
registrator of archivaris, dan is deze in principe vrij in de keuze van zijn
ordeningsbeginselen en kan hij zowel het herkomstbeginsel als 16 negeren of
toepassen. Hier ligt dus zeker een onderscheid tussen de ordeningsactiviteit
van de handelende functionaris enerzijds en die van de registrator en archivaris
anderzijds. Toepassing van de Handleiding wil nu, zowel voor de registrator
als voor de archivaris, zeggen, dat hij zijn ordening zoveel mogelijk zal ba
seren op de „primaire ordening", zoals die tijdens en door de behandeling van
de stukken ontstond. Deze „primaire ordening" is er noodzakelijk één die over
eenstemt met 16 der Handleiding, omdat de behandeling van zaken altijd een
verdeling van stukken over functionarissen en afdelingen tengevolge heeft. Hoe