DE ORDENTNG VAN DE MODERNE
OVERHEIDSARCHIEVEN
128
In deel II legt Sch. er de nadruk op, dat door de enorme toevloed van stuk
ken in de laatste decennia wegens de grotere overheidsbemoeiingen „record
management" moet streven naar birth control" benevens een zo snel moge
lijke overbrenging naar de „heil" der vernietiging of naar de „heaven" van de
archiefbewaarplaats, of als tussenstation naar een „purgatory" of „limbo"
voor de semi-statische stukken. Ook moet worden getracht een scheiding te
maken tussen „policy records" en onbelangrijke stukken om de vernietiging
gemakkelijker te kunnen uitvoeren.
Een uitvoerig hoofdstuk wijdt Sch. aan de plaats die het archief moet in
nemen in de organisatie van een instelling. Hij gaat er bovendien van uit dat
„officials of one department or ministry should not be in a position to tell
officials of another department how they should keep their records".
Hoofdstuk VII is gewijd aan typen van classificatiesystemen en de mogelijk
heden van toepassing. Sch. voelt het meest voor een combinatie van classificatie
naar organisatie en naar functie als hoofdindelingen en in uitzonderingsgevallen
naar onderwerpen. Men moet bij deze laatste niet een vooraf vastgelegd schema
volgen als de U.D.C., maar de code moet groeien op een a-posteriori-basis,
„gradually as experience attests to their need". Het systeem moet steeds een
reflex zijn van de lopende gang van zaken, men moet de code steeds herzien.
In hoofdstuk VIII geeft Sch. een aardig historisch overzicht der ordenings
methoden van de oudste tijden, toen men de kleitabletten moest ordenen, via
de Romeinse methoden en die der R.K. kerk naar het dossiersysteem van de
moderne tijd. Uitvoerig gaat hij daarna in op de ordeningssystemen in Duits
land, Engeland en Australië. In het door de Australische archivisten in 1954 te
Canberra gehouden seminar werden ideale kenmerken aangegeven waaraan
een modern opbergsysteem, gezien van het standpunt van de archivaris, zou
moeten voldoen. Wegens de waarde die zij m.i. hebben voor de moderne
archiefbeheerders en archivarissen laat ik ze hier volgen:
1that it should be planned in relation to the functions and activities of
the department;
(2) that it should, as far as possible, reflect the organisation of the
department;
(3) that groups of records relating to specific activities should be segre
gated from the main body of registryrecords if their bulk and characteristics
warrant it;
(4) that varying levels of value should be distinguished in the „subject"
outline and that the archivist should de consulted when the outlines are being
drawn up to ensure satisfactory disposal provisions;
(5) that documents of purely ephemeral value should not be registered
in the first instance.
Vervolgens laat Sch. verschillende „filing-systems" van de Verenigde Staten
de revue passeren en komt tot de conclusie dat elk systeem, mits het eenvoudig,
flexible en expansible is en het goed wordt toegepast, kan worden gebruikt
Aan de vernietiging, vooral aan de wijze waarop men een scheiding kan maken
tussen te bewaren en te vernietigen stukken, waarbij rekening moet worden
gehouden met het bewaren van voorbeelden, wordt daarna aandacht besteed,
benevens aan microfilming waarbij wordt gewezen op het in de Verenigde
Staten gepubliceerde handboek ..Microfilming of Records" van het War
Department.
129
Het derde deel wijdt Sch. aan de taak van de archivaris, zijn positie en
verantwoordelijkheid, zijn opleiding en werkzaamheden, speciaal in verband
met de overgedragen moderne archieven. Vooral diens taak de zgn. „secundaire
waarde der stukken te beoordelen is uiterst moeilijk; immers deze waarde is
steeds zeer betrekkelijk; wie zal uitmaken wat in de toekomst belangrijk zal
zijn?; in elk geval zal de archivaris, wil hij zijn werk goed doen, historici, so
ciologen e.a. moeten raadplegen. Ook de uiterlijke staat van bewaring is vol
gens Sch. belangrijk benevens de kwaliteit van het materiaal.
In een speciaal hoofdstuk vertelt Sch. naar welke principes men in Europa
en Amerika heeft geordend. In Amerika was het dr. Waldo G. Leiand, die
in 1912 tot de conclusie kwam dat „each public office is an administrative unit,
and its records form a homogeneous group, reflecting its activities the
principle that must be born in mind is that the archives must be so classified
that the organization and functions, that produces them, shall be clearly reflec
ted by them." Leiand bouwde voort op het Nederlandse herkomstbeginsel;
aan hem en zijn opvolgers is het te danken, dat met de oprichting van de
National Archives in 1934 de grondgedachten van onze Handleiding zijn toe
gepast in het Federaal Archief van de Verenigde Staten. In het „Staff Infor
mation Paper on Priciples of Arrangement" van 1951 zijn vele van deze prin
cipes vastgelegd.
Tot slot wijdt Sch. enige hoofdstukken aan beschrijvingstechnieken, hulp
middelen als kaartsystemen e.d„ publicatieprogramma's, openbaarheid enz.
Bekend is, dat in de Verenigde Staten na Wereldoorloq II het onderzoek in
de archieven reeds werd toegestaan na 25 jaar en in 1953 toegang werd ver
leend tot de archieven, mits de veiligheid van de staat en het algemeen be
lang niet in gevaar werden gebracht. Een bezwaar hiertegen is dat slechts
bepaalde documenten voor publicatie worden vrijgegeven, waardoor men een
scheef beeld kan krijgen.
Dr. Schellenberg ziet als belangrijkste taak van de archivaris het behoeden
der archieven en het hulp geven aan de wetenschappelijke onderzoeker. Hij
moet een „drawer of water for the scholars" zijn. Historieschrijvers kunnen
door ideologische vooroordelen hun evenwicht verliezen, de archivaris is de
„guardian of the truth, or at least of the evidence on the basis of which truth
can be established".
Ofschoon Sch. hier en daar in herhalingen vervalt en speciaal oo Ameri
kaanse toestanden voor Nederlandse behoeften wel iets te veel de nadruk legt,
acht ik zijn boek een grote aanwinst. Het leest bovendien prettig, zodat het
mij ook voor de leerlingen der Archiefschool en de cursisten van de S.O.D
B II uiterst geschikt lijkt. L. J. RUY
Het verslag van de lezing van mr. Hardenberg, opgenomen in het Ned. Ar
chievenblad 1957/58 p. 50 vlg„ blijkt ook in de kringen der verzorgers van de
moderne archieven sterk de aandacht te hebben getrokken. Wat dit betreft
kan de geleerde schrijver van een succes spreken. Zowel zijn functie, algemeen
rijksarchivaris, als het behandelde onderwerp droegen tot deze belangstelling
bij. Het spijt mij echter te moeten constateren, dat het succes hier helaas op-
