PARAGRAAF 16 VAN DE HANDLEIDING VOOR HET
ORDENEN EN BESCHRIJVEN VAN ARCHIEVEN
106
wijls voorkomt, dat de oude orde op allerlei punten hopeloos verstoord is, zoodat
de archivaris naar zijne inzichten regelen moet, zal hier, waar de oorspronkelijke
orde veel beter bewaard is, niet voorkomen. Het aanbrengen der oorspronkelijke
orde is niet zijn werk, maar dat der administratie. Die vraagt niet en zal nooit
vragen naar onze theorieën en onze opvattingen, maar uitsluitend: wat is praktisch,
hoe vind ik het gemakkelijkst en het snelst de stukken, die ik noodig heb? Het
geheele vraagstuk is er een van administratieve praktijk, dat door mannen, die
de praktijk der administratie kennen, moet worden opgelost. Ik heb het vroeger
niet zoo ingezien en geijverd tegen het decimale stelsel omdat het met sommige
onzer theorieën in strijd scheen. Ik ben echter thans tot het inzicht gekomen, dat
onze theorieën zich hebben te schikken naar de praktijk der administratie en niet
omgekeerd. Theoretisch vordert het registratuurstelsel, om een voorbeeld te nemen,
dat van een besluit, dat op meer zaken betrekking heeft, meer gelijkluidenden
worden gemaakt, die in verschillende dossiers worden opgeborgen. Maar als de
praktijk vindt, dat men in het eene dossier met eene verwijzing volstaan kan, en
dat de moeite van het maken van twee exemplaren niet opweegt, tegen die van
het opzoeken van het stuk in het tweede dossier, telkens als het noodig blijkt, dan
zal de praktijk het zeker van de theorie winnen. Het schijnt mij dus dwaasheid,
dat wij ons nog uitspreken over het al of niet wenschelijke van het registratuur-
of het decimale stelsel, het is er nu eenmaal en als wij het in een door ons over
genomen archief vinden, is er natuurlijk geen denken aan het te veranderen1»)
Niet aan ons staat het regels voor dat stelsel te geven, maar aan de administratie,
die het heeft ingevoerd. Gesteld dat wij toch regels stellen, wie moet ze toepassen?
De administratie natuurlijk op wier handelingen wij geen invloed hebben, en zoo
die er zich niet aan houdt, wat dan? Stel dat in die regels wordt voorgeschreven
b.v. dat de stukken, die de handelingen van de gemeenteraad behelzen, afgescheiden
moeten worden bewaard van die, welke door B. en W. afgehandeld worden, maar
dat het gemeentebestuur te Utrecht zich er niet aan houdt, dan zult gij toch als
gij later dat gedeelte van het gemeentearchief onder Uw beheer krijgt, U moeten
houden aan de regeling die de administratie heeft ingevoerd; het is dan te laat om
er verandering in aan te brengen.
Neen, het schijnt mij verkeerd regels te stellen, wier uitvoering buiten onze spheer
ligt. Dat moet uitgaan van de Vereeniging voor Gemeentebelangen of een dergelijk
lichaam. Natuurlijk behoeven wij daarvan ons niet geheel te onthouden. Wij zijn
gewoon papieren te bewaren en weten wel iets van systematiek. Enkele archiva
rissen ontvangen ook de stukken zoo spoedig van de administratie en moeten
daarvan zoo dikwijls inlichtingen geven uit die kortelings ontvangen stukken, dat
zij geacht kunnen worden deel van de administratie uit te maken en in deze des
kundig te zijn. Er kunnen dus uit den boezem onzer Vereeniging wel enkele stem
men opgaan om eenige wenken te geven, zooals gij in Uw opstel14) hebt gedaan;
maar ik vind niet, dat wij verder moeten gaan. Daarvoor kennen wij het raderwerk
der loopende administratie niet genoeg en ook moeten wij ons onthouden van het
stellen van regels, die door instellingen, geheel buiten onze organisatie staande,
moeten worden uitgevoerd. Anders loopen wij gevaar, dat men ons toevoegt:
schoenmaker, houd je bij je leest. Natuurlijk ben ik gaarne bereid kennis te nemen
van Uw schema en van de toepassing ervan te Meppel; maar ik wil daarmede niet
te kennen geven, dat ik bereid ben mijzelf of de V. v. A. dieper in deze questie te
wikkelen, dan tot mijn spijt reeds het geval is.
Gaarne Uw
R. F.
131 Hier volgde de later door Fruin geschrapte zin: „Natuurlijk kunnen wij
wel, het feit dat het dossierstelsel wordt, toegepast aanvullende, aan de administratie
enkele practische wenken geven, b.v. dat het zeer gewenscht is de dossiers te laten
binden, daar de stukken anders zoo licht te loor gaan. Maar daartoe moet zich
m.i. onze bescheiden rol beperken. Wij kunnen Uw Meppelaar enkele wenken
geven, omdat wij de praktijk der bewaring van stukken verstaan, al kennen wij die
der huidige administratie niet. De leiding nemen in eene zaak van administratieve
praktijk past ons niet en kan slechts tot teleurstelling leiden, gelijk zij tot dus
verre gedaan heeft".
14) N.A.B. 1914/15 blz. 171 vlg.
107
Naar aanleiding van het artikel van dr. Van Hoboken in het Archievenblad
(1956/57 p. 142 vlg.), waarin kritiek wordt geleverd op mijn bijdrage in het
Tijdschrift voor Efficiency en Documentatie, zou ik gaarne enkele opmerkingen
willen maken.
Dr. Van Hoboken zegt o.m. dat mijn eindconclusie, dat 16 voor de mo
derne archiefverzorging onbruikbaar en verouderd is, een slag in de lucht is,
aangezien deze par. en de gehele Handleiding niet voor de moderne archief
verzorging zijn geschreven.
In verband hiermede zou ik willen herinneren aan hetgeen jhr. dr. D. P. M.
Graswinckel hierover heeft gezegd in zijn toespraak, gehouden ter gelegenheid
van het 60-jarig jubileum van de Vereniging van Archivarissen in Nederland
op 16 juni 1951, getiteld: Hercules op de tweesprong, waarin deze toen heeft
betoogd, dat de Handleiding ook op de moderne archieven van toepassing is
(zie Ned. Archievenblad 1950/51, blz. 108). M.i. mag aan de mening van een
gezaghebbend man als dr. Graswinckel wel enige waarde worden toegekend.
Ik zou verder willen aannemen, dat de oud-algemeen rijksarchivaris niet alleen
staat in deze opvatting en dat hij ongetwijfeld medestanders zal hebben ook
onder de archivarissen.
De moderne archieven nu worden geordend naar het onderwerp en naar de
zaak en niet naar de inrichting van het bestuur. Wanneer nu 16 de inrichting
van het bestuur als uitgangspunt neemt voor de ordening en in de toelichting
de ordening naar het onderwerp met een uitvoerig betoog als onjuist wordt
gekwalificeerd zou ik menen dat er aanleiding is voor de opvatting, dat deze
par. verouderd en onbruikbaar is voor de moderne archiefverzorging. Wan
neer deze opvatting wordt neergelegd in een tijdschriftartikel is dit geen slag
in de lucht doch een verklaring, die volkomen reëel en verantwoord is.
Verder zou ik willen opmerken dat het onderscheid, gemaakt door dr. Van
Hoboken tussen de primaire en secundaire ordening, m.i. weinig reële betekenis
heeft. Wanneer een ministerie of dienst een archief overdraagt aan het alge
meen rijksarchief, is het archief reeds geordend en het systeem ligt vast. De
archivaris verandert hieraan niets, alleen al om praktische redenen. Doch ook
om principiële redenen laat men de ordening en het systeem onverlet. Par. 16
vermeldt heel duidelijk, dat het systeem van indeling moet worden gegrond
op de oorspronkelijke organisatie van het archief, dat is dus de ordening, die
de administratie heeft aangebracht met behulp van het door haar gekozen
systeem.
Ik vraag mij dus af wat dan de secundaire ordening eigenlijk omvat. Dr. Van
Hoboken noemt het geval, dat een archief door verhuizing in wanorde is ge
raakt. De archivaris moet dan zo zegt hij herordenen, doch is daarbij
niet vrij in zijn wijze van ordening, maar gebonden aan de orde uit de vormings
periode, die hij moet trachten te bewaren en zo nodig herstellen. Naar mijn
mening vericht hij dan niet iets secundairs maar iets dat volkomen identiek is
met de ordenende arbeid van de administratie. Principieel kan ik hierin geen
verschil zien. Wanneer dr. Van Hoboken dus beweert, dat de bezigheid van
de archiefvormende registrator, die zijn stukken ordent, principieel verschilt
