100
101
stellen van een causaliteit, die in feite niet aanwezig zou zijn geweest. Het Centraal
Secretarie-archief vormt van de afdelingsarchieven werkelijke zakendossiers,
ongeacht welke afdelingen zich met de behandeling hebben bezig gehouden. Deze
dossiers worden in de systematische volgorde opgesteld. Eén voordeel van deze
opstelling heb ik U nog niet genoemd. Op deze wijze wordt een archief verkregen
dat zich vanzelf aandient. Wanneer iemand het archief raadpleegt vindt hij een
perfecte voorlichting omdat hij niet alleen dadelijk kan vinden wat hij zocht, maar
de gezochte zaak bovendien aantreft in de onmiddellijke nabijheid van andere
soortgelijke zaken en van de principiële beslissingen terzake.
Een ander gevolg van de decentralisatie in de registratuur van de secretarie zou
eventueel kunnen zijn dat de tot stand gebrachte eenheid in de behandeling van
post- en archiefzaken binnen de kortst mogelijke tijd te niet zou zijn gegaan indien
niet op de werkzaamheden der registratuurambtenaren werd toegezien. Nu zijn
toezicht en controle begrippen die de meeste mensen, en zeker Amsterdammers,
bijzonder slecht liggen. Laat ik dus liever zeggen dat het Documentatiebureau, dat
door B. en W. hiervoor is ingesteld, regelmatig contact onderhoudt met de registra
tuurambtenaren. Er worden in de classificatieschema's geen wijzigingen aangebracht
zonder het bureau daarin te kennen. Bovendien zijn sinds het tot stand komen van
het besluit post- en archiefzaken geen wijzigingen mogelijk zonder dat de Perma
nente Adviescommissie voor post- en archiefzaken daaraan haar fiat heeft gegeven.
Iedere wijziging behoeft de goedkeuring van B. en W„ bij besluit vast te stellen.
In de loop van de tijd is het Documentatiebureau uitgegroeid tot de vraagbaak in
deze materie. Dit bureau fungeert dan ook als het secretariaat dier Commissie.
Diensten en bedrijven.
De archiefordening van diensten en bedrijven ligt moeilijker dan bij de secretarie.
Niet alleen zijn er diensten, bedrijven en administratiën, die de secretarie in omvang
overtreffen (ik noem slechts: Dienst Publieke Werken, Gemeentelijk Energiebedrijf
en Administratie der Gemeente Ziekenhuizen, waaronder begrepen de Universiteits
klinieken), maar bovendien is de behandelde materie moeilijker door het specifieke
van iedere dienst.
De Permanente Commissie staat voor de gigantische taak in 10 a 15 jaar de
registratuur van alle gemeentelijke diensten en bedrijven te reorganiseren. Zij wordt
daarbij geassisteerd door de Werkcommissie. Een belangrijk deel van dit werk rust
op het Documentatiebureau. Alvorens onze opdracht te aanvaarden hebben wij
gesteld, dat dit werk door ons alleen dan kan worden uitgevoerd indien wij gelegen
heid zouden hebben de registratuurambtenaren van te voren het „hoe" en het
„waarom van de reorganisatie uiteen te zetten. Onze gemeentelijke cursus dus!
Zeventig ambtenaren hebben wij intussen in diensttijd en gratis opgeleid.
Een prettige bijkomstigheid voor ons werkelijk niet meer dan een bijkomstig
heid, gezien^ onze doelstelling is, dat enkelen van onze cursisten de examens
van de Studiekring voor Overheidsdocumentatie afleggen. Over de resultaten mogen
wij tevreden zijn.
Laat ik U nu een beschrijving geven hoe de reorganisatie van de registratuur
van een dienst in zijn werk gaat.
Allereerst gaat de Werkcommissie de zaak met de directie van de betrokken dienst
bespreken. Deze eerste informatieve bespreking gaat vrnl. over die artikelen van
het besluit post- en archiefzaken, waarin de dienst een keus wordt gelaten.
Misschien is er tot nu toe onvoldoende de nadruk op gelegd dat het besluit post
en archiefzaken-Amsterdam een besluit is dat uitsluitend de beginselen van post
en archiefzaken regelt, doch dat aan de administratie een vrij grote vrijheid laat
in aangelegenheden van de uitvoering.
Na dat eerste gesprek gaan de ambtenaren van het Documentatiebureau proberen
in nauwe samenwerking met de dienst een registratuurplan te bouwen. Daarvoor
is allereerst nodig dat zij zich volkomen op de hoogte stellen van de omvang en
intrinsieke waarde der te behandelen materie en tevens van de plaatselijke be
hoeften, omstandigheden en mogelijkheden. Dit vereist tevens bestudering van de
gehele organisatie. Door besprekingen met afdelingschefs en technici moeten deze
ambtenaren ook trachten een indruk te verkrijgen van wat men van het archief
verlangt en hoe ongeveer de vraagrichting is met betrekking tot de verlangde
archiefbescheiden. Dit werk vereist van deze, laten wij ze noemen registratoren
in algemene dienst, een grondige kennis van de gemeentelijke administratie in al
haar geledingen. De verkregen bevindingen worden vastgelegd in een voorlopig
registratuurplan dat is opgebouwd op de bestaande functies en systematisch is. Dit
voorlopige registratuurplan behoeft de goedkeuring van het Registratuurbureau der
Vereniging van Ned. Gemeenten dan wel van het Nederlands Instituut voor Docu
mentatie en Registratuur, en tevens zullen de directeuren, afdelingschefs en technici
van de dienst er hun goedkeuring aan moeten hechten. De registrator in algemene
dienst dient hierbij zowel het belang van de dienst als het groot gemeentelijk belang
in het oog te houden.
Is het voorlopig registratuurplan op deze wijze geamendeerd, dan wordt het voor
gelegd aan de Werkcommissie voor post- en archiefzaken. Nadat deze commissie
het plan uitvoerig heeft bestudeerd, passeert dit nog de Permanente Commissie,
die na eventuele goedkeuring harerzijds het plan voorlegt aan B. en W. ter defini
tieve vaststelling. Teneinde de systematiek en de uniformiteit geen geweld aan te
doen moeten alle eventuele wijzigingen en aanvullingen alle fasen als hiervoor ge
noemd eveneens doorlopen.
Vervolgens worden de volgende onderwerpen nog nader bestudeerd, besproken en
vastgesteld: de inschrijvingstechniek (fiche-doorschrijfsysteem of een ander sy
steem) het creëren van neveningangen; de hulpmiddelen voor de interne en
externe voorgangscontrole; het samenstellen van een inventaris van alle aanwezige
dossiers (niet te verwarren met wat in uw spraakgebruik onder inventaris wordt
verstaan); de administratie van de uitlening van dossiers; het formeren van scha-
duwarchieven; het samenstellen van de lijst van voor vernietiging vatbare stukken;
het overbrengen van archiefdelen naar de gemeentelijke archiefdienst; de aan
schaffing van documentatie- en registratuurbenodigdheden.
Bij de daadwerkelijke invoering van het nieuwe registratuurstelsel assisteert de
registrator in algemene dienst het registratuurpersoneel zolang dit noodzakelijk is.
De duur van deze aanloopperiode hangt af van de kennis en intelligentie van het
registratuurpersoneel.
Is een registratuurplan eenmaal ingevoerd, dan zal de registrator in algemene
dienst zich periodiek ervan dienen te overtuigen of de gegeven richtlijnen ook
volledig worden nageleefd. De duur van deze contactbezoeken is uiteraard geheel
afhankelijk van de grootte en structuur van de dienst. De praktijk heeft geleerd
dat aan de registrator in algemene dienst bij deze contactbezoeken vele en zeer
uiteenlopende problemen worden voorgelegd.
Een enkel woord nog over de vernietiging van archiefstukken.
Ik sprak zojuist over de lijst van voor vernietiging vatbare stukken. Deze lijst
wordt door de dienst of het bedrijf zelf opgesteld, zij het dan in samenwerking met
het Documentatiebureau. Deze dienstlijst blijft binnen het kader van de lijst, be
horende bij de beschikking van de ministers van Binnenlandse Zaken en O., K. en W.
van 14 januari 1948.
De dienstlijst moet worden goedgekeurd door de gemeentearchivaris. In tegen
stelling tot de andere artikelen van het besluit post- en archiefzaken (waar de
Permanente Commissie zich uitspreekt) heeft in dit geval de gemeentearchivaris
„alleen-beslissingsrecht". Aan de hand van deze dienstlijst worden de dossiers uit
geschoten maar nog niet vernietigd. De werkelijke vernietiging heeft eerst plaats
na verkregen machtiging van de gemeentearchivaris.
Mijnheer de Voorzitter, Dames en Heren!
Ik heb getracht U een beeld te geven van de ontwikkeling van de registratuur te
Amsterdam. Misschien heb ik U kunnen overtuigen dat het in dit opzicht liberale
Amsterdam zich geen systeem heeft laten opdringen.
Ik heb U laten zien op welke manier er in Amsterdam wordt samengewerkt tussen
de verzorgers van het jongste archief en de beheerders van het oudere archief.
Samenwerken is misschien nog niet eens de juiste term, omdat het associaties kan
oproepen aan geheel uiteenlopende instanties.
Wij zijn ons bewust dat wij werken aan hetzelfde. Er is in het verleden schijnbaar
of werkelijk een kloof geweest tussen deze verzorgers en beheerders.
Ik zou zo graag willen dat deze uiteenzetting zou worden beschouwd als een grote
steen, door mij gegooid niet over de kloof naar de vermeende tegenstanders maar
in de kloof waardoor zij minder diep wordt.
H. H. M. DINKGREVE
