98
99
Hoewel deze kwestie te Amsterdam minder expliciet aan de orde is geweest meen
ik toch goed te doen hierover een enkel woord te zeggen.
Het vraagstuk van de archiefordening is primair een bedrijfs-economisch vraag
stuk. Secundair heeft het archief (en dit geldt in hoge mate voor het overheids
archief) cultuurhistorische waarde. Het is onjuist de cultuurhistorische waarde van
het archief in de sfeer van het primair belang te trekken. Het is evenzeer onjuist
de bedrijfseconomische waarde van het archief zo op de voorgrond te schuiven,
dat de cultuurhistorische waarde ervan op een duistere achtergrond komt te liggen.
Derhalve zal men bij het bepalen van zijn beleid t.a.v. de archiefordening en be
drijfseconomische principes op zodanige wijze moeten toepassen, dat de cultuur
historische waarde zo goed mogelijk tot haar recht komt.
De concrete vraag waarvoor men dus komt te staan is deze: In hoeverre komt
de moderne archiefverzorging tegemoet aan de eisen, die de historiebeoefening aan
het archief mag stellen.
Als geschiedenis nu is: de vorm waarin de cultuur zich rekenschap geeft van
haar verleden, dan dienen wij ons toch af te vragen of dit rekenschap geven of
het geven van „een beeld van het maatschappelijk gebeuren in een zeker tijdvak"
in totaliteit of in aspecten moet plaats vinden.
Huizinga in „Vormverandering der geschiedenis" en Thurlings in zijn eerste open
bare les betogen dat integrale geschiedenisbeoefening onmogelijk wordt. Tengevolge
van de toenemende gecompliceerdheid van de samenleving en van de specialisatie in de
wetenschappen wordt de geschiedenis onvermijdelijk nader bepaald door een aantal
adjectieven, die ieder een eigen kenobject vertegenwoordigen. Integrale geschie
denisbeoefening valt uiteen in aspect-geschiedenis-beoefening. Nu biedt de moderne
opstelling van de archieven voor deze aspect-geschiedenis-beoefening positieve
voordelen. Immers, het maatschappelijk gebeuren, voor zover het belichaamd wordt
door de facta et gesta der overheid, wordt door de moderne archiefverzorger
geanalyseerd naar de aspecten van dat gebeuren. De bewijsvoering, dat daardoor
aan vele vragen van de toekomstige historicus wordt tegemoetgekomen, zou thans
in het kader van dit referaat te ver voeren. Er is over dit onderwerp binnenkort
een publikatie te verwachten.
Twee vragen blijven ons nog: Is ons eigen tijdsbeeld juist? En: kan onze analyse
van het eigentijdse gebeuren juist zijn?
Ten aanzien van de eerste vraag sluiten wij ons aan bij de mening van dr. Kwant
in zijn boekje „Arbeidsbestel": „het is de mens niet gegeven de geschiedenis te
overzien".
Toch meen ik dat wij ons in dit opzicht niet al te ongerust behoeven te maken.
Wij achten onze analyse van het maatschappelijk gebeuren juist om de volgende
redenen:
I. Onze analyse is geen andere dan de eeuwenoude.
Een oudere terminologie moge dan spreken van Rekenkamer tegenover afd. Finan
ciën, van Weeskamers of Armenzorg tegenover Sociale Zaken, maar de terminologie
doet niets terzake. De zorg van de overheid voor het algemeen welzijn laat zich de
loop der eeuwen door naar bepaalde facetten ordenen en deze facetten zijn in wezen
niet veranderd. Zij zijn evenzeer historisch gegroeid als de overheidsbemoeiing zelf.
Men verwijt ons dat wij met een gepreformeerd ordenïngsstelsel werken. In
zekere zin is dat waar, want in de grondgedachte van ordening zit preformeren op
gesloten. Maar ons gepreformeerd rangschikkingsstelsel zit evenzeer verankerd in
de historiciteit van de overheidsbemoeiing. Het is zoals iedere codificatie een logi-
ficatio post eventa, een logisch maken achteraf.
II. Onze analyse is zeer elementair.
Onze hoofdverdeling bestaat uit een splitsing in 16 onderdelen. De overheidszorg
wordt uit elkaar getrokken in deze 16 facetten. In deze verdeling zijn geen over
bodige groepen opgenomen.
III. Ons rangschikkingssysteem is een systematiek van de bedoelingen van de
overheid.
De overheid is een organisme, gericht op de verwerkelijking van zichzelf gestelde
doeleinden. Daardoor bepalen die doeleinden het gezichtspunt van de archiefver
zorger. Juist die feitelijkheid van de nagestreefde doeleinden is een garantie voor
de objectiviteit van onze analyse.
IV. Die doeleinden van de overheid zijn in feite de functies van de overheid.
Want functie is homogeniteit van handelingen, veroorzaakt door een bepaald doel,
waarop die handelingen gericht zijn. En juist die functiën neerslaan is de taak van
het archief.
Uit dit alles volgt voor ons maar één conclusie: Onze archiefordening staat het
historisch onderzoek niet in de weg maar is daarvoor een positieve steun.
Behalve de zaaksgewijze ordening en de systematisch rangschikking van de ar
chieven heeft de gemeente Amsterdam ook het vraagstuk van de organisatievorm
in haar onderzoek betrokken. Daar de diensten en bedrijven stabiel en specifiek
en in zekere zin ook nog autonoom zijn worden zij als archiefvormende eenheden
beschouwd. Binnen iedere eenheid wordt gestreefd naar zo groot mogelijke cen
tralisatie.
De coördinatie tussen de registraturen van secretaris en diensten en bedrijven
vereist daarenboven de functionele organisatievorm.
Na de historische inleiding en de toelichting op de bewuste keus komen wij thans
aan de bespreking van de praktische uitwerking van de beginselen.
Hierbij maken wij onderscheid tussen de reorganisatie van de registratuur der
gemeentesecretarie, die tussen 1946 en 1950 haar beslag heeft gekregen, en die van
de registratuur bij diensten en bedrijven, die nog volop in bewerking is.
De gemeentesecretarie.
De secretarie van Amsterdam telt 22 afdelingen, die ieder haar eigen registratuur
verzorgen.
Iedere afdeling beschikt over een registratuurplan, waarin de bemoeiingen van
die afdeling in een systematische vorm zijn gegroepeerd. Als basis voor dit plan
van indeling is de code der Vereniging van Ned. Gemeenten gehanteerd. De code
is daarbij niet slaafs gevolgd. Sommige codebegrippen zijn door Amsterdam niet
overgenomen als zijnde voor deze gemeente van geen belang, andere daarentegen
zijn meer uitgewerkt. De classificatiesymbolen van de code zijn vertaald in gewona
cijfers. Nummer 548 onderwijs komt overeen met -1,851.22 A 06.13 van de code.
De gehele materie van een afdeling is op deze wijze opgedeeld in onderwerpen.
Binnen ieder onderwerp worden zakendossiers gevormd. Een enkele maal bestaat
een onderwerp uit een serie of uit een rubriek. Zo is b.v. het onderwerp: notulen
van de vergadering van B. en W. een onderwerp dat eèn serie bevat, terwijl „ver
huring van schoollokalen voor culturele doeleinden" in feite een rubriek vormt.
Iedere afdelingsregistrator schrijft de ingekomen en uitgaande post van zijn af
deling onderwerpsgewijze in en binnen het onderwerp zaaksgewijze.
In 1951 stelden B. en W. een „Handleiding voor de toepassing van de registratuur
ter secretarie van Amsterdam" vast. Tot aan dat tijdstip was aan de opleiding van
het registratuurpersoneel nog niet de aandacht gegeven die mocht worden verwacht.
Wel werden bij iedere reorganisatie van een afdelingsregistratuur gesprekken ge
voerd en contacten gelegd, maar van een georganiseerde opleiding was nog geen
sprake.
De bij de gemeente Amsterdam vrij ver doorgevoerde specialisatie in de activi
teiten van de secretarie heeft uiteraard gevolgen voor de dossiervorming. Bij de
bouw en inrichting b.v. van een gebouw als dit, waar wij thans vergaderen, was
de afdeling Levensmiddelen actiecentrum, maar een groot deel van de werkzaam
heden werd verricht door de afdelingen Publieke Werken en Financiën, terwijl ook
Kunstzaken haar bijdragen leverde. Een dergelijke werkwijze heeft ongetwijfeld
voordelen door de grotere deskundigheid van alle medewerkers tengevolg van hun
specialisatie; voor de archief verzorging heeft zij met niet minder evidentie nadelen,
omdat iedere afdeling, zoals ik al reeds zei, aanvankelijk haar eigen dossiers com
poneert. Deze dossiers bevatten een vrij groot aantal doubletten; immers, Levens
middelen correspondeert met Publieke Werken en bewaart zelf afschriften, ook
andere afdelingen ontvangen afschriften. Als alles achter de rug is, is de recon
structie van die bouwerij een allesbehalve gemakkelijke taak.
Nu blijven de dossiers slechts vier jaren bij de behandelende afdelingen berusten.
Daarna worden zij overgebracht naar het Centraal Secretarie-archief. De nadelige
gevolgen van de decentralisatie bij de secretarie worden daar opgeheven. De ver
schillende afdelingsarchieven, voor zover zij samen hebben gespeeld bij de totstand
koming van enig object, worden samengevoegd tot de geschiedenis van de behan
delde zaak. Laat ik hier met nadruk verklaren, dat dit niet is het achteraf vast-
