96
97
pliciet. Laat ik trachten ze U in een enigszins systematische orde voor te leggen.
Alle handelingen en bemoeiingen der gemeente vloeien voort uit haar functie:
zorg voor het algemeen welzijn. Die handelingen en bemoeiingen laten zich ver
delen in functies, die ieder een aspect van het algemeen welzijn tot voorwerp hebben.
Let wel: ik .hanteer hier het begrip functie in zijn eigenlijke betekenis: als homo
geniteit van handelingen, veroorzaakt door een bepaald doel. De functies in deze
zin worden dus gedragen door een bepaald doel. Al kan een functie met een taak
samenvallen, daarom is een functie nog geen taak. Functie is een abstractum dat
blijft bestaan ook wanneer er geen taak is. Tijdens een interregnum blijft de functie
van koning bestaan.
Nu is iedere gemeente volstrekt enig. Iedere gemeente heeft zijn eigen structuur,
zijn eigen totale vorm.
Ik weet op welk gevaarlijk terrein ik me begeef door deze termen in te voeren.
Men is geneigd onder structuur een bestuursorganisatie te verstaan. Ik versta
structuur in de zin van Merleau-Ponty als het geheel van onderlinge verhoudingen
en verwevingen.
Mag ik U een simpel voorbeeld geven van deze structuur-opvatting? Een be
paalde bekende melodie neem b.v. ons volkslied is voor U herkenbaar in welke
toonaard het ook wordt gespeeld. Als ik alle noten één toonafstand verhoog, hoort
U toch het Wilhelmus. Dat komt omdat de herkenning van deze melodie wordt
bepaald door de onderlinge verhoudingen en niet door de absolute toonhoogte.
Evenzo heeft iedere gemeente een structuur van onderlinge verhoudingen en
verwevingen. Onderlinge verhoudingen op de eerste plaats in de functies, omdat
de gemeente naar buiten treedt in haar handelingen en de handelingen gedragen
(gegroepeerd) worden door de functies. Zoals de gemeente haar totale vorm en
structuur heeft, zo heeft ook iedere functie haar structuur, haar eigen verhoudingen
en verwevenheden. De functie manifesteert zich in de daad, in de bemoeiing, in
de beslissing. Een groot deel van de bemoeiingen van de gemeente vindt zijn neer
slag in de papieren. Niet alle. Ook deze daden hebben hun eigen structuur, hun
verband met andere daden, andere bemoeiingen, andere beslissingen.
Er is een enorme complexiteit van handelingen die volkomen bepaald wordt
door de functie van de gemeente. Deze handelingen zijn zinvol, zij hebben richting
(sens zin of richting). Die zin en die gerichtheid zijn in wezen de doelgericht
heid van de functie. Of men nu stelt dat het archief de neerslag is van de func-
tiën dan wel van de handelingen, die uit de functiën voortvloeien, in beide gevallen
is er structuur en samenhang.
Deze structuurlijke samenhang noemen wij de zakelijke verbanden. Men spreekt
van het causale verband omdat het een het ander veroorzaakt. Men zou ook kun
nen spreken van het finale verband omdat het finis van de functie tot in de han
delingen doorwerkt. „Maar", kan men vragen, „stelt de Overheid nu nooit eens
zinloze handelingen?" „Wordt er nooit iets ondernomen dat op geen enkele wijze
met de functie van het organisme samenhangt?" Ik antwoord hierop met een weder
vraag: „Is een dergelijke zinloze handeling, die dus in geen enkel opzicht met do
functie samenhangt, een handeling ex officio?"
Amsterdam heeft zich in 1944 afgevraagd of de causaliteit of finaliteit een vol
doende objectief gegeven is om op grond daarvan dossiers te componeren. Voor de
behandelende administratie is dit gegeven duidelijk genoeg. Vraag blijft evenwel
of dit t.a.v. de registrator ook het geval is. Met andere woorden: is de registrator
voldoende van de intenties van de behandelende administratie op de hoogte. Dat
moet hij zijn, anders kan hij niet werken.
Amsterdam stelt zich op het standpunt, dat niemand tot het registratorambt mag
worden toegelaten die niet op de hoogte is van de administratie voor welke hij gaat
werken. Daardoor is de registrator in staat ieder eindig complex van handelingen
met een bepaald doel als zodanig te herkennen. Een bijzondere moeilijkheid voor
de registrator is daarbij dat er bovendien nog een complexiteit van doeleinden kan
voorkomen. Soms wil men met één complex van handelingen meerdere doeleinden
dienen. Een eenvoudig voorbeeld: de aanstelling van een blinde telefoniste. Twee
doeleinden: lo. aanstelling van een telefoniste; 2o. hulp aan onvolwaardige arbeids
krachten. De registrator maakt dan een zaakdossier naar het hoofddoel, dat is de
aanstelling. Op de plaats waar men het dossier zou verwachten naar het neven
aspect wordt een verwijzing aangebracht.
Afwijkingen van deze dossiervorming in strikte zin worden bewust gecreëerd.
Zij zijn ontstaan uit de behoeften van de administratieve praktijk en van het be
stuursbeleid. Het zijn wat men met een foutieve term persoonsdossiers en object
dossiers noemt.
Zijn er eenmaal zakendossiers gevormd dan dringt het vraagstuk van de op
stelling der archieven zich onmiddellijk op.
Amsterdam heeft in 1945 bewust gekozen voor de systematische rangschikking,
zoals die gepreformeerd vastligt in de code van de Vereniging van Ned. Gemeenten.
Ik zeg met opzet en met nadruk „gepreformeerd" omdat juist de preformatie van
de code door sommigen als een argument tegen haar wordt gebruikt. Wij mogen
vooral nooit vergeten dat ordenen altijd preformeren is. Als ordenen is het rang
schikken van begrippen en dienovereenkomstig van de dingen naar hun overeen
komsten en verschillen, dan is iedere ordening preformatie in beginsel, die aan
de materiële plaatsing voorafgaat. Zelfs de chronologische ordening is preformatie
daar ik immers in beginsel vaststel dat alle stukken, die ik op 1 oktober a.s. nog
zal ontvangen, in mijn rangschikking voorafgaan aan de stukken die ik op 3 oktober
a.s. nog zal ontvangen.
De dossiers, die worden gevormd, komen dus in een gepreformeerde volgorde te
staan. Die volgorde is er niet een van volkomen willekeur. Zij berust op een nauw
keurige analyse van de functies van de overheid. Is die analyse op verantwoorde
wijze gemaakt? Dit is voor Amsterdam een gewetensvraag geweest bij het bepalen
van zijn keus. Wij kunnen gerust zijn. De analyse, die de code van de Vereniging
van Ned. Gemeenten maakt van het maatschappelijk gebeuren voor zover dat be
lichaamd is in de facta et gesta van de overheid, is geen andere dan de eeuwenoude.
Ik kom hier nog op terug wanneer ik over de toekomstige historische waarde van
onze eigentijdse archieven iets zal zeggen. Met grote nadruk wil ik vaststellen dat
de code nooit een keurslijf is geweest, een hokjesinstituut, waar wij de zaken moe
ten inpersen. Amsterdam beschouwt de code V.N.G. als het geraamte dat vorm en
structuur geeft aan het archief. Dit geraamte wordt bekleed met de levende mate
rie. Ieder archief is volstrekt enig. De Nederlandse gemeentearchieven zijn stuk
voor stuk individueel. Zij vertonen slechts gelijkenis in hun vorm en structuur. Dat
zij gelijkenis kunnen vertonen in vorm en structuur komt doordat zij inderdaad
innerlijk verwant zijn. De uitdrukking van deze innerlijke verwantschap is gefixeerd
in de code der Vereniging van Ned. Gemeenten. En daardoor zijn de archieven meer
dan ooit toegankelijk geworden.
Eén ding is noodzakelijk te weten, zowel bij de opbouw van het archief als bij
de raadpleging ervan. De bemoeiingen van de Overheid zijn gerangschikt volgens
de bedoelingen dier overheid. Dit is niet maar een toevalligheid of een gelukkige
greep maar een natuurnoodzakelijk en volkomen logisch verschijnsel. Functie is
homogeniteit van handelingen, veroorzaakt door een bepaald doel. Indien het archief
de functiën neerslaat, dan vinden wij in het archief dus handelingen die naar homo
geniteit gegroepeerd staan rond een bepaald doel.
Als wij zaaksgewijze ordenen, dan voegen wij de stukken bijeen, die in een be
paalde zaak hebben gespeeld, maar zaak is (hier citeer ik dr. Groeneveld): ieder
eindig complex van handelingen met een bepaald doel. Het doel is kenmerkend
voor de zaak. Indien ik dus dossiers ga rangschikken -die zijn stuk voor stuk
de neerslag van een zaak, dus van een eindig complex van handelingen met een
bepaald doel dan is wederom het doel van de zaak uitgangspunt voor mijn ordening.
Jarenlang heeft men dit „het gezichtspunt van de administratie" genoemd. Dit
genormaliseerd gezichtspunt van de administratie is in wezen gegrond op de doel
gerichtheid van de functie en van de onderscheiden handelingen.
De historische waarde van de archieven heeft bij de keus van de gemeente Am
sterdam minder expliciet gespeeld dan men zou mogen verwachten. Overigens is
dit toch ook wel begrijpelijk, omdat de keus van enig systeem voor de inrichting
van een archief in eerste instantie wordt geleid door de bedrijfseconomische be
hoefte aan ordening.
Het archief heeft primair een bedrijfseconomisch aspect. De cultureel-historische
waarde speelt in een latere fase. Toch dient men zich bij het bepalen van zijn keus
mede af te vragen of het systeem in de toekomst historisch onderzoek mogelijk
maakt of niet.
