94
95
3.000 tot 25.000 stukken per jaar. Thans telt de gemeentesecretarie van Amsterdam
22 afdelingen. Een van die afdelingen, de afdeling Onderwijs, schrijft thans reeds
40.000 stukken per jaar in!
15 april 1'897 besloten B. en W. aan het verlangen van de gemeentearchivaris
toe te geven. De bestaande pakken in de loketkasten werden uiteengehaald en alles
wat volgens rubrieken was geordend werd chronologisch gelegd. Het betrof 1.040.002
stukken. Voor een gerespecteerd ambtenaar is dit de levenstaak geworden.
Wanneer wij thans even een terugblik werpen op de registratuur te Amsterdam
in de 19e eeuw dan zien wij dus:
Van 18121830 een onderwerpenstelsel met dossiervorming. Volkomen te niet ge
daan door een latere beheerder.
Van 1830—1899 het chronologisch stelsel met incidentele afwijkingen. Voor wat
betreft de afwijkingen door dezelfde beheerder tot de chronologische orde terug
gebracht.
4 oktober 1918 besluiten B. en W. een commissie van hoofdambtenaren en ambte
naren in te stellen die de mogelijkheid van invoering van een moderne registratuur
op de grondslag van een decimale index voor de gemeentesecretaris zal onderzoeken.
Het jaar daarna 1919 legde de secretaris van de commissie haar een ontwerp-
index voor van de onderwerpen, die aan de gemeentesecretarie van Amsterdam
worden behandeld. Het plan was deze index nader aan te vullen of te wijzigen
naar de aanwijzingen van de afdelingschefs. Aan deze chefs werd verzocht op te
geven welke zaken naar hun mening bovendien op de algemene indicateur dienden
te worden ingeschreven. In overweging werd gegeven de belangrijkste zaken op
kaartregisters in te schrijven; voor de minder belangrijke zaken met een uniforme
procedure werd boeking in boekregisters onder tabellen, dragende de door de
index aangegeven hoofden, voorgesteld.
Het plan is niet verwezenlijkt, het schema was zeer onsystematisch
Dan volgt op 5 november 1920 de dies ater voor de gemeentelijke archiefdienst.
B. en W. besluiten de algemene indicateur op te heffen. De commissie had twee
jaren bestaan. Haar enig resultaat was de opheffing van de algemene indicateur,
die 108 jaren de gemeente had gediend en van bijzonder groot nut was geweest
voor de archiefdienst.
Bijzonder leerzaam is de volgende geschiedenis. De grcei van de gemeente en dien
overeenkomstig van de gemeentesecretarie veroorzaakte een toenemende autonomie,
stabiliteit en specificiteit van de secretarie-afdelingen.
In en circulaire van 25 april 1921 constateert de gemeentesecretaris dat voor het
registreren van de ingekomen en uitgaande stukken aan de afdelingen gebruik
wordt gemaakt van indicateurvellen die wat afmetingen en lineatuur betreft zeer
uiteenlopen zonder dat hiervoor bepaalde redenen aanwezig zijn. Hij schrijft daarom
een uniform model indicateurpapier voor. De antwoorden van de afdelingschefs
zijn zeer instructief. De afdeling Openbare Gezondheid, Ziekenhuiswezen, Maat
schappelijke steun en Armenzorg vormt dossiers en bergt alle stukken op het
hoogste nummer; derhalve is de laatste kolom overbodig. De afd. Handelsinrichtingen
bergt ieder stuk op zijn eigen nummer. De afd. Levensmiddelen boekt zoveel mogelijk
stukken, welke op één zaak betrekking hebben, op één nummer. De afd. Gemeente
bedrijven is het met het nieuwe model niet eens, echter zonder motivering. Bij
Onderwijs blijkt geen zaakregister te bestaan
Hetzelfde jaar poogt de gemeentesecretaris het fiche-doorschrijfsysteem in te
voeren. Deze poging is mislukt.
In 1924 worden de hoofdenboeken vervangen door zaken- en namenklappers.
Ondanks het feit dat deze maatregel bij besluit van B. en W. werd vastgesteld
bleven de hoofdenboeken wat zij waren: een kruising tussen klappers naar onder
werp en een zakenregister, dat heterogene zaken volgens trefwoord bijeenbracht.
Bij datzelfde besluit werd ingesteld een permanente indicateurcommissie, wier
taak het zou zijn met de hoofden van afdelingen het nodige overleg te plegen om
de vereiste eenheid in de boeking te verkrijgen en zich van het tot stand komen
en intact blijven der uniforme boeking te overtuigen.
Ik behoef U niets te vertellen van het fatum van commissiearchieven. Ook dit
archief schijnt verdwenen te zijn. Deze permanente commissie heeft vijf jaren be
staan. Van haar werkzaamheden geen spoor!
De eerste helft van de 20e eeuw wordt gekenmerkt (in het kader van ons onder-
zoek) door een weinig bevredigende situatie. Het is een tasten en zoeken naar
betere oplossingen. De oorzaak van deze situatie is te zoeken in de toenemende
gcompliceerdheid van het maatschappelijk leven en ergo van de overheidsbemoeiing.
Tijdens dit zoeken en tasten is slechts eenmaal sprake van een decimale index en
het dictum van het besluit spreekt van „in afwachting van de resultaten van het
geen door de Vereeniging van Ned. Gemeenten en door de Vereeniging van Archiva
rissen met betrekking tot een gemeentelijke registratuur wordt voorbereid." Men
kan moeilijk beweren dat Amsterdam zich ooit een systeem heeft laten opdringen.
In 1942 besluit de Burgemeester door een commissie te doen nagaan of en op
welke punten de organisatie, werkwijze en bezetting van het centrale bestuurs
apparaat der gemeente, de gemeentesecretarie, verbeterd of vereenvoudigd kan
worden. In 1944 wordt als uitvloeisel van het werk van voornoemde commissie een
werkcommissie benoemd met de opdracht het registratuurstelsel bij de secretarie
te verbeteren of te vereenvoudigen. Tevens wordt een ambtenaar belast met het
voorbereidend en uitvoerend werk. 9 april 1945 verschijnt een rapport van de be
drijfseconomisch adviseur van de gemeente Amsterdam, ir. King, tevens lid van
de werkcommissie. Op 6 juli 1945 kiest Amsterdam bewust de zaaksgewijze orde
ning en de systematische rangschikking der dossiers als de grondslagen voor de
opbouw van het secretariearchief. Datzelfde jaar wordt het Documentatiebureau
ingesteld dat de reorganisatie moet tot stand brengen.
Zoals ik reeds aankondigde zal het tweede deel van mijn betoog de motivering
van deze keus en het laatste deel de praktische toepassing behandelen. Laat ik
thans dit historisch overzicht afronden.
De reorganisatie van de registratuur der secretarie nam zes jaren in beslag. Zij
werd afgesloten met een door B. en W. vastgestelde Handleiding voor het registra-
tuurpersoneel ter secretarie.
In 1952 werd een adviescommissie ingesteld die het vraagstuk van de archief-
ordening bij de gemeentelijke diensten en bedrijven zou bestuderen. Deze advies
commissie het zal U deugd doen dit te vernemen werkte onder voorzitter
schap van de gemeentearchivaris, mr. Oldewelt. Van dit tijdstip af zijn er geen
beslissingen meer genomen t.a.v. de registratuur zonder dat de gemeentearchivaris
daarin is gekend.
Op 15 september 1955 werd gestart met een gemeentelijke cursus tot opleiding
van het registratuurpersoneel. Deze cursus wordt gratis en in diensttijd gegeven.
Zij bestaat uit 80 mondelinge lessen. Docenten zijn ambtenaren van het documen
tatiebureau, van de archiefdienst en van het bureau voor organisatie en efficiency.
Uw bestuurslid, dr. Van Hoboken, doceert het vak „wettelijke bepalingen voor over
heidsarchieven en verzorging van oude archieven".
Op 1 mei 1956 verscheen een omvangrijk rapport van de adviescommissie, dat
uitmondde in het omwerp-besluit Post- en archiefzaken Amsterdam. Op 22 juni
1956 we-d het besluit van kracht. Het werd reeds in het Archievenblad besproken.
Er bestaat thans te Amsterdam een Permanente adviescommissie post- en archief
zaken, bestaande uit de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris, de bedrijfs
economische adviseur en een directeur van een gemeentelijke dienst of bedrijf (be
noemd op voordracht van het Instituut van directeuren van diensten en bedrijven).
Het voorbereidend werk geschiedt door een Werkcommissie, bestaande uit ver
tegenwoordigers van de leden van de Permanente Commissie.
Zo staan de zaken thans. Het grote winstpunt in deze bewogen geschiedenis is
dit: thans zitten in Amsterdam aan één tafel het hoofd van het centrale bestuurs
apparaat, het hoofd van de gemeentelijke archiefdienst, de bedrijfseconomische ad
viseur en één der betrokkenen uit de diensten en bedrijven. Daardoor trachten wij
te voorkomen dat ofwel de bestuurlijke of de cultuur-historische of de algemeen be
drijfseconomische of de bedrijfstechnische waarden van het archief door welk streven
ook in het gedrang zouden komen.
Amsterdam heeft in 1945 bewust de zaaksgewijze ordening en de systematische
rangschikking der dossiers gekozen als de grondslagen van de ordening van het
secretarie-archief. Diensten en Bedrijven zijn niet verplicht de zaaksgewijze orde
ning toe te passen; zij mogen ook om bedrijfstechnische redenen de onderwerps-
gewijze ordening kiezen. In de loop des tijds zijn van verschillende kanten de
argumenten voor deze keus naar voren gebracht. Sommige expliciet, andere im-
