92
93
anderen aan de stukken gegeven, en de datum, de autoriteit of particuliere adressant
of geadresseerde, de zakelijke inhoud, aan wie de zaak is gedemandeerd, wat voor
lopig verlangd wordt, de finale dispositie en de datum der verzending.
Het beredeneerde alfabetische register op de generale indicateur bevatte een
nieuwe inschrijving van het stuk, ditmaal naar het onderwerp. Vermeld werden
het onderwerp van de zaken, het onderwerp van iedere zaak, de zakelijke inhoud,
het folio van de generale indicateur, het nummer van het stuk in de generale
indicateur en het nummer, waarmee het pak genummerd was waarin zich de stuk
ken „relatief eene zaak" bevinden, alsook de nummers der stukken zelve. In de
laatste kolom van dit register zijn de nummers van de pakken, die ieder een eigen
onderwerp bevatten, met zwarte inkt aangegeven en ieder stuk naar zijn volgorde
in het pak met rood en de bijlagen tot ieder stuk met a, b, c enz. De pakken lagen
in een loketkast op volgorde van de nummers.
„Wanneer er dus naar eene zaak gevraagd werd (ik citeer) of zelfs naar eenig
stuk betrekkelijk eene zaak dan behoefde men slechts het register in te zien en
men vond aldaar dadelijk den zakelijken inhoud van 't verlangde, de folio en het
nummer van den generalen indicateur, waar de gehele loop van de zaak vermeld
staat, alsook het zwarte nummer van het onderwerp en het rode nummer van de
plaats van de zaak in het pak".
Er mocht geen stuk worden afgegeven waarvan niet ogenblikkelijk een nota,
inhoudende het nummer van de indicateur, van 't pak en van het stuk, alsook de
naam van dengeen, aan wien het afgegeven is, in deszelfs plaats werd gelegd.
De indicateur van de 2e divisie moest alleen dienen om ieder ogenblik te kunnen
nagaan welke zaken, aan de chef dezer divisie gedemandeerd zijnde, nog liepen
of afgedaan waren. De aantekeningen werden kort en eenvoudig gesteld. De indica
teur werd dagelijks bijgewerkt en in de kamer van de chef overgelegd. Een privé-
voortgangscontrole dus als extra-service aan de baas.
Dit systeem heeft Amsterdam gehandhaafd tot 1830. Helaas treffen wij de stukken
niet meer in die oorspronkelijk door de administratie daaraan gegeven orde aan
omdat een latere gemeentearchivaris voor zijn eigen gemak de stukken weer chro
nologisch heeft neergelegd. Dit volgt nog in mijn relaas.
In 1830 is Amsterdam overgegaan tot de chronologische inschrijving en opstelling.
De generale indicateur bleef gehandhaafd. Deze vermeldde dus alle ingekomen en
uitgaande stukken. De drie afdelingen, die Amsterdam toen rijk was, schreven ieder
voor zich de zaken nogmaals in. Wij treffen dus aan een generale indicateur, de
indicateur van algemene zaken, de indicateur van financiën en die van het fabriekambt.
Over de periode 18301920 zou inzake het registratuurstelsel weinig te vermelden
zijn, ware het niet dat wij plaatselijk telkens, in strijd met het voorgeschreven
stelsel, de zaaksgewijze ordening zagen optreden. Zelfs de U allen bekende stads
archivaris dr. P. Scheltema heeft zich hieraan bezondigd.
In 1860 stelde de gemeenteraad een instructie vast voor de stadsarchivaris. Op
de tot standkoming van dit besluit had deze geen invloed uitgeoefend; hij was in
deze zaak niet gekend. In 1863 nam de heer Scheltema de vrijheid aan de raad
een memorie aan te bieden, waarin hij zijn bedenkingen tegen de instructie eer
biedig naar voren bracht. In 1864 verscheen er een voordracht aan de Raad van
B. en W. waarin werd geadviseerd te besluiten tot instandhouding van de toen
vigerende instructie van de archivaris. De stukken, die op deze zaak betrekking
hebben, hoewel ze thuis behoren in verschillende jaargangen, zijn bijeengevoegd
en bijeengelaten. Het verband dat tussen deze stukken bestond deed ze bijeen-
blijven in de orde waarin zij voor de administratie hadden gediend.
In 1868 stelden B. en W. een „reglement van dienst aan de bureaux der ge-
gemeentesecretarie" vast. Art. 8 van dit reglement luidt als volgt: „Volgens art. 67
der Gemeentewet ontvangt en opent de Burgemeester of die hem vervangt alle brie
ven, aan het gemeentebestuur gerigt. Voorzien van zijne aanteekening ter behandeling
bij de verschillende afdeelingen, of tot dadelijke behandeling in de vergadering van
Burgemeester en Wethouders, worden zij in een gesloten omslag terstond aan den
secretaris gezonden, die daarop de dagteekening van ontvangst vermeldt, en wanneer
dezelve bestemd zijn voor de afdeelingen 1, 2, 5 en 6 (dat zijn: Algemeene Zaken,
Financiën, Publieke Werken en Onderwijs) of de Politie, daarvan aanteekening laat
doen op den algemeenen indicateur.
De stukken, bestemd voor de afdeelingen 3, 4 en 7 (dat zijn Armwezen, Militie en
Schutterij, en Burgerlijke Stand, waaronder het Bevolkings-register is begrepen),
worden niet op den algemeenen indicateur gebracht, maar naar de afdeeling ver
zonden voor welke zij bestemd zijn.
De stukken, tot dadelijke behandeling in de vergadering van Burgemeester en
Wethouders bestemd, worden den secretaris, zoodra zij op den indicateur gebragt
zijn, teruggezonden. Tot het overbrengen der stukken worden voor den secretaris
en voor elke afdeeling afzonderlijke omslagen gebruikt".
En art. 11 bepaalt: De stukken betreffende eene zaak, waarvan de behandeling
is afgelopen, behooren tot het archief en worden geborgen in omslagen, welke de
rubrieken aanwijzen waartoe zij behooren. De stukken der laatste 5 jaren blij-
bij de afdeeling, bij welke zij behandeld zijn. De hoofdcommies der afdeeling is daar
voor gedurende dien tijd verantwoordelijk. Na afloop van de 5 jaren worden zij
overgebragt naar het algemeen archief.
Art. 12: Geen stuk mag worden afgegeven dan tegen ontvangbewijs van een der
leden van het dagelijksch bestuur, van den secretaris of van den hoofdambtenaar,
die met de behandeling der zaak is belast.
Art. 16: Bij elke afdeeling wordt een indicateur gehouden van alle bij haar inge
komen stukken, met bijvoeging van het nummer van den algemeenen indicateur,
voorzoverre zij daarop zijn gebragt. Ieder stuk ontvangt een voor elk jaar door
loopend nummer terwijl buitendien de korte inhoud en de verdere behandeling of
afloop der zaak vermeld wordt. Op iedere indicateur wordt een klapper gehouden".
U ziet dus: inschrijving van een deel der stukken in de generale indicateur en
voorts op iedere afdeling een chronologische indicateur, met op iedere indicateur
een klapper.
Het meest opmerkelijk is echter art. 11, waarin wordt bepaald dat de stukken
rubrieksgewijs moeten worden opgeborgen. In de praktijk is hier weinig van te
recht gekomen. Wel heeft deze en gene indicateurhouder dat was de officiële
titel van wat men tegenwoordig de registrator of archief verzorger zou noemen,
een titel, die zich in Amsterdam tot de huidige dag heeft gehandhaafd rubrieken
gevormd maar zeer incidenteel, en latere archivarissen hebben ook deze afwijkin
gen van het vigerende stelsel ongedaan gemaakt.
Op 21 december 1896 deed de toenmalige gemeentearchivaris, mr. Veder, aan
B. en W. een memorie betreffende de nieuwe archieven toekomen, een plan tot
regeling dezer archieven. Na een overzicht van de werkzaamheden in de laatste
vier jaren 1892 tot 1896 dus gaat mr. Veder aldus verder: „De tegenwoordige
toestand van de afdeeling Financiën en Algemeene Zaken vertoont uitwendig een
schijnbare orde, en toch is deze een uiterst desolate toestand. De verklaring hier
van ligt voor de hand. Van een archief controle op de afgifte kan alleen sprake
zijn over stukken, die ook binnen het bereikbaar en afgesloten beheer van den
archivaris waren gebracht. Van deze controle blijkt dan ook in de jaren 18611867
en van 1884 tot heden, wat de stukken betreft van 18121851 en van stukken over
de jaren 1852'90, vanaf 1892 en 1895 tot nu. Aan de bureaux van dienst schijnt
in vroeger en vooral in later tijd weinig controle te kunnen hebben plaats grijpen,
reeds bij gelegenheid dat de stukken als afgedaan werden opgeborgen. Een doel
treffend toezicht bij de uitleening, teruggave en wederopberging ter juister plaatse
schijnt absoluut onuitvoerbaar geweest te zijn".
Over de afdeling Publieke Werken is mr. Veder meer tevreden. Daar worden
de stukken geborgen volgens inschrijving in de indicateur, chronologisch met een
volgnummer over hetzelfde jaar. Zo bergt ook de afdeling Burgerlijke Stand haar
stukken. Onderwijs en Armwezen bergt wel naar rubrieken doch die betreffen een
zeer beperkt aantal, spoedig te overzien.
Mr. Veder betoogt dan dat er een reconstructie van het gehele archief moet plaats
vinden. Zijn voornaamste argumenten zijn de moeilijkheid om uitgeleende stukken
weer op hun plaats te krijgen en de zekerheid dat een bepaald stuk er is of niet.
Wij mogen mr. Veder dankbaar zijn dat hij, voor hij tot zijn ingreep in de be
staande orde overging, eerst nog de rubrieken voor ons heeft vastgelegd. Het is
een alfabetische lijst van 160 objecten en onderwerpen. Ook vinden wij als bijlage
bij zijn memorie een overzicht van het jaarlijks aantal stukken, n.l. in 1812: 3.134
stukken, in 1832: 10.746, in 1852: 12.916, in 1872: 12.765, in 1892: 25.587.
Deze cijfers doen ons glimlachen. Wij zien een gestadige groei van de papieren
neerslag der overheidsbemoeiing. In 80 jaren tijd groeit de archiefaanwas van
