PH. F. RUYGH
RESUMÉ VAN DE VOORDRACHT VAN MR. SCHAAP
137
dossiers wordt ervoor gezorgd, dat niet ter zake doende stukken, zoals geleide-
briefjes, kladexemplaren, alsook blanco vellen niet in het dossier worden opge
nomen. Doch het gaat er bij de vernietiging niet om onbelangrijke velletjes weg
te doen, het gaat erom ervoor te zorgen dat het onbelangrijke het waardevolle
niet gaat overwoekeren. Hetgeen wil zeggen, dat de paperassen, welke enkel en
alleen betrekking hebben op routine-beslissingen, welke in massa worden genomen,
in de meeste gevallen na verloop van een zekere tijd geen waarde als archiefdeel
meer behouden.
Het zou onmogelijk zijn een lijst van vernietigbare archiefdelen samen te stellen
als men daarbij niet kon steunen op een tamelijk algemene omschrijving, als b.v.
stukken betreffende Anderzijds zou de uitvoering van een dergelijk voorschrift
enorme moeilijkheden opleveren als in het archief de stukken betreffende
wijd en zijn waren verspreid. Het stelsel der zaaksgewijze ordening heft dit be
zwaar op omdat het ervoor zorgt, dat de stukken betreffendeook werkelijk
bij elkaar in het archief worden gevonden, terwijl de vernietiging nagenoeg zonder
belangrijke controle ten uitvoer kan worden gelegd door eenvoudig de betreffende
dossiers in hun geheel te lichten en te verwijderen.
De kans, dat daardoor iets waardevols verloren zou gaan, is als de dossiers
correct zijn samengesteld gelijk nul.
In elk ander systeem daartegenover zal men stuk voor stuk moeten gaan uit
zoeken, wat wel en wat niet bewaard moet blijven.
Terecht is dan ook in het Kon. besluit K 425 imperatief voorgeschreven, dat
rijksadministraties hun archieven hebben te ordenen volgens het stelsel der zaaks
gewijze ordening en terecht is daarin voorgeschreven, dat ieder departement
lijsten heeft op te stellen van voor vernietiging in aanmerking komende delen.
Dat men daarin nog niet ver gevorderd is, is slechts te betreuren. Ware dit eerder
aangepakt, de heer C. Bloemen zou dan niet in een Limburgse courant behoeven
te klagen, dat de overheidsarchieven een baaierd van waardeloze papieren bevatten.
Een opmerking overigens, waarmede vermoedelijk niet ieder van U zal instemmen.
Er is mij verzocht, mijn beschouwing kort te houden om daardoor wat ruimer
gelegenheid tot gedachtenwisseling te kunnen openstellen. Ik wil graag aan dit
verzoek voldoen, maar moet mij daardoor vanzelfsprekend beperken. Toch wil ik
niet nalaten nog even met een enkel woord terug te komen op het woordje „deci
male", dat Uw agenda beloofde.
Dit decimale komt nl. te pas bij de volgende fase van de archiefverzorging,
nl. in de periode, waarin de nu kant en klaar liggende „dossiers" in het archief
moeten worden gerangschikt. Dan wordt gebruik gemaakt van een codering,
waarin het tientallig stelsel een rol speelt. Maar nogmaals, van principieel belang
voor het stelsel van zaaksgewijze ordening is dit beslist niet. De praktijk wijst
dit weer uit, want er zijn vele moderne archieven, waarin grote reeksen dossier
op allerlei andere wijzen gerangschikt blijken te zijn, zoals bv. chronologisch,
numeriek, alfabetisch, enz. De decimale codering is dan ook niets anders dan een
hulpmiddel. Een zeer goed hulpmiddel weliswaar, maar niet meer dan dat.
Hierbij meen ik het te mogen laten. Ik ben er mij wel van bewust, dat er nog
vele gapingen in mijn toelichting zijn overgebleven, maar ik vertrouw erop, dat
U door middel van vragen nog wel zult trachten, het ontbrekende aangevuld te
krijgen. Ik geef U de verzekering, dat ik daartoe gaarne bereid ben.
In verband met het feit dat de betreffende lezing voor het grootste gedeelte is
samengesteld uit materiaal, bijeengebracht via een enquête van de Commissie voor
de moderne archieven, welk rapport nog niet aan de Vereniging bekend is gemaakt,
moet met een vrij uitgebreid uittreksel worden volstaan.
Spr. begint met te betogen, dat het ordeningssysteem van de V.N.G. in zekere
zin het schibboleth der Vereniging geworden is. Evenals de Gileaditen hebben de
archivarissen, min of meer contre-coeur, zich overwegend buiten de strijd ge-
houden, die de moderne administratie tegen de steeds aanzwellende papierstroom
heeft gevoerd. De beslissingen zijn dan ook veelal buiten de Vereniging en haar
leden om genomen, en thans blijken velen onzer, op welke gronden dan ook, met
de genomen beslissingen maar matig tevreden. Het schibboleth in kwestie is dus
het organisch beginsel, waarmede dit stelsel van ordening al dan niet in strijd zou
zijn. Van de zijde der registratoren zie een tweetal artikelen van de heer
H. H. M. Dinkgreve in Overheidsdocumentatie van juni/juli en augustus 1956
wordt conformiteit met dit beginsel geponeerd, onzerzijds wordt dit ontkend. Spr.
weigert een oordeel over deze kwestie die vooral afhankelijk is van het feit,
of organisch beginsel en herkomstbeginsel elkaar niet a priori uitsluiten uit te
spreken, doch wenst zich te confronteren aan de praktijk. Deze nu vereist, dat de
administratie de stukken a la minute in overzichtelijke en samenhangende vorm
produceert, en aan deze eis blijkt het stelsel in de gemeentelijke administratie
zeer goed te voldoen. Hij betoogt vervolgens, dat de administratie niet in het
minst gevoelig zal zijn voor argumenten, die alleen op theoretische grondslagen
dwingen tot afwijking, maar dat wij dan een nieuw stelsel zullen moeten ont
werpen, dat aanzienlijke voordelen biedt boven het thans in gebruik zijnde. Waar
dit nog steeds niet heeft plaats gevonden, acht hij een discussie vooralsnog uit
sluitend van academische waarde, althans voorzover het de gemeenten betreft.
Waar de ordening der rijksadministratie nog in volle gang is acht hij het gewenst,
dat hierop de volle aandacht worde geconcentreerd, met name op de al of niet
toepasselijkheid van het gemeentelijke stelsel op de ministeries.
Spr. releveert vervolgens de vier vragen die werden rondgezonden. Niemand
heeft geweigerd de vragen in behandeling te nemen. Zij luidden:
1. Bevinden zich in Uw archiefdepot volgens de decimale registratuur (U. D. C.
of Code V. N. G.) geordende archieven of archiefdelen van enige omvang.
Opgemerkt worde hierbij, dat achteraf de redactie van de eerste vraag is be
treurd. Het ware wellicht beter geweest te vragen of men de beschikking had over
een volgens zaaksgewijze ordening geordend archief, daar dit, veeleer dan het ken
merk van de decimale registratuur, karakteristiek is voor de moderne archieven.
2. Zijn deze archieven in zodanige staat van geordendheid, dat ze zonder moeite
kunnen worden geraadpleegd met behulp van door de administratie geschapen
ingangen: a. Voor onderzoek ten behoeve van de overheid; b. voor historisch
onderzoek.
3. Zijn met het onderzoek in deze archieven speciale ambtenaren belast, die op
de hoogte zijn van het registratuurstelsel?
4. Welke zijn naar Uw oordeel de voordelen, c.q. nadelen, aan deze methode
van ordening verbonden, gezien uit het oogpunt van de archivaris-beheerder van
het statisch archief?
Hij betreurt vervolgens, dat zo weinigen der ondervraagden hun opmerkingen
motiveerden. Een kritische schifting Van voor- en nadelen werd hierdoor helaas
ernstig bemoeilijkt.
De tegenstanders zagen twee voordelen, te weten de zaaksgewijze ordening en
de eenvoudige inventarisatie. Men zag echter verschillende nadelen, waarbij vooral
werd verklaard dat een op deze wijze geordend archief onbruikbaar zou zijn voor
elke vorm van wetenschappelijk onderzoek. Strijd met het organisch beginsel,
nadeel voor de houdbaarheid der stukken, snellere stijging van de omv'ang, ver
dwijnen van chronologische ingangen en series, alsmede van het overzicht over
het geheel, en van de notulen en agenda's, alsmede onmogelijkheid van een juiste
zaaksvorming behoorden tot de voornaamste naar voren gebrachte bezwaren.
Spr. plaatst hierbij enige kanttekeningen. Onbruikbaarheid voor elk wetenschap
pelijk onderzoek kan wel geponeerd, maar heel moeilijk bewezen worden. Hij
citeert uit de enquête het enige hieruit bekend geworden voorbeeld van het tegen
deel: „Voor een historisch onderzoek levert de zaaksgewijze ordening vele voor
delen. Het moeizaam bij elkaar zoeken van stukken, op een bepaald onderwerp
betrekking hebbend, bestaat vrijwel niet. In betrekkelijk korte tijd overziet men,
hoe en wanneer een onderwerp is behandeld, terwijl door middel van verwijs-
bladen ook de zijdelings tot een onderwerp behorende stukken gemakkelijk te vin
den zijn." Snellere stijging van de omvang en moeilijker vernietiging komen naar
zijn mening voort uit verbeterde reproductietechnieken, niet uit het stelsel.
Vervolgens behandelt Spr. de voorstanders. Een ervan noemde een aantal ver-
