134
135
In de eerste plaats was in de jaren 1910-1920 aan het licht gekomen, dat de
toen op de gemeentesecretarieën gevolgde wijze van archiefordening niet meer kon
voldoen aan de eisen van de praktijk, welke zowel door administratie als door
bestuurders moesten worden gesteld.
In de tweede plaats was duidelijk geworden, dat zelfs met inachtneming van
plaatselijke verschillen een zeer grote analogie in de nieuwe archivalia was aan
te wijzen.
En ten derde is het weinigen gegeven, zodanig constructief te kunnen denken,
dat daaruit archiefsystemen konden worden verwacht, welke de toets der kritiek
zouden kunnen doorstaan. Bij een aantal van meer dan duizend gemeentelijke
administraties had het zelf zoeken naar een goed systeem kunnen uitlopen op
meer dan duizend verschillende methoden, waarvan er bij voorbaat minstens 950
beslist ondeugdelijk zouden zijn geweest.
Wat zou het gevolg ervan zijn geweest? Een ramp voor evenzovele administra
ties en besturen, en een ramp voor de historie.
Ik beschouw het daarom als een zeer ingenieus plan de gemeentebesturen een
na grondige studie opgezette methode van archiefvorming voor te leggen, welke
zowel aan de behoefte van praktisch bestuursbeleid als aan de eisen der geschied
schrijving tegemoet kwam.
Wat voor bijzonderheid had dit plan dan wel?
Het lijkt nu, na meer dan 30 jaar praktijk, zo simpel te zeggen, dat het gebaseerd
was (en is) op het beginsel der „zaaksgewijze ordening". En toch blijkt mij bij
herhaling, dat nog lang niet ieder begrijpt, wat dit beginsel inhoudt.
Het is de taak van overheidsinstanties op velerlei terrein beslissingen te nemen.
De administratie bereidt die voor en legt ze vast in nota's, besluiten, bekendmakin
gen, verordeningen, enz. enz. Men bewaart deze bescheiden, omdat ze later nodig
kunnen zijn als bewijs, als basis voor de continuiteit in de bestuurslijn, of voor
informatie. Pas in een veel later stadium komt het historisch of het wetenschappelijk
belang aan de orde.
Maar de praktijk van vele jaren heeft wel geleerd, dat, als men naar een oude
beslissing moet teruggrijpen, men vrijwel nooit aan die beslissing op zich vol
doende heeft. Waar men zich vooral voor interesseert, zijn meestal de redenen,
welke tot die beslissing hebben geleid. En de omstandigheden, waaronder zij tot
stand is gekomen. Dat wil zeggen, dat behalve de beslissing ook geproduceerd
moeten worden alle rapporten, adviezen, nota's, tekeningen, ramingen enz. enz.,
welke tijdens de administratieve voorbereiding op deze beslissing waren gericht.
Is het dan niet uitermate logisch dat een aantal stukken, eenmaal in dit causaal
verband bijeen, als een geheel bijeen blijft en na afdoening in het archief wordt
geplaatst? Wat een zorg en moeite zou het niet kosten, dit causale verband weer
volledig te reconstrueren, als terwille van de archiefvorming alles uiteen genomen
zou zijn, bijv. terwille van een chronologische ordening.
Welnu, het groepje onverbrekelijk, want causaal bij elkaar behorende stukken
noemt men in onze kringen een dossier en men spreekt daarom van het stelsel
der V.N.G. als van het „dossierstelsel".
Het is geen holle frase als beweerd wordt dat de praktijk dit tegenwoordig eist.
Stelt U zich een burgemeester eens voor die naar de provinciale griffie moet om
daar het al drie jaar in voorbereiding zijnde plan voor de bouw van een nieuw
politiebureau te gaan bespreken. Als de hierop betrekking hebbende stukken in
jaarregisters zouden zijn ingebonden, zoals vroeger wel gebruikelijk was, zou hij
voor zijn documentatie met een kruiwagen op reis moeten. En tijdens de be
spreking het ene boek na het andere moeten raadplegen.
Zoëven sprak ik over het dossier als een verzameling van stukken in causaal
verband. Het lijkt zo eenvoudig, maar het spijt mij het te moeten zeggen het
is tegelijkertijd ook moeilijk. Omdat de causaliteit niet altijd even, duidelijk herken
baar is en vele vormen blijkt te kunnen aannemen in de praktijk.
Het verband kan bv. zeer ingewikkeld zijn. Wanneer, om gemakshalve even bij
het voorbeeld van zoëven te blijven, het gemeentebestuur het nieuwe politie
bureau slechts kan verwezenlijken nadat een bestaande rij huizen is aangekocht,
aan de bewoners andere woonruimte moet worden verschaft, dan alles afbreken,
en er intussen met diverse regeringsinstanties hevig wordt gecorrespondeerd over
bouwplan en bouwprijs, zult U wel begrijpen, dat het onrustbarend groeiende
dossier wel uit honderden stukken zal kunnen gaan bestaan. Hun causaal verband
staat wel vast, maar door de veelheid van stukken en door de veelheid van facet
ten kan het minder herkenbaar worden.
Hier moet de archiefverzorger nu een handje helpen. Door het afsplitsen van
subgroepen en het logisch rangschikken van die subgroepen in het totale verband
ontstaat uiteindelijk een overzichtelijk en leesbaar dossier (dat uiteraard uit meer
dere mappen kan bestaan), dat duidelijk aangeeft, hoe de zaak „bouw van een
nieuw politiebureau" van A tot Z is tot stand gekomen.
Het verband kan zich ook op geheel andere wijze manifesteren, en ook daarvan
wil ik U gaarne een voorbeeld noemen.
Stel: de heer X is met ingang van 1 januari 1952, na sollicitatie, benoemd tot
commies aan de provinciale griffie. Het benoemingsbesluit met de daaraan vooraf
gaande stukken vormt alzo een dossier.
In 1954 wordt voorgesteld hem te bevorderen tot een hogere rang, waartoe wordt
besloten. Dat betekent dus weer een dossier. In 1955 wordt X ziek en er ontstaat
een correspondentie over zijn gezondsheidstoestand, over een ziekteverlof, enz. In
1956 is hij nog niet hersteld, hij moet geneeskundig worden onderzocht, wordt
afgekeurd en uiteindelijk vervroegd met pensioen gezonden.
Elk van de geschetste fasen betekent een dossier in de strikte zin. Maar wie
weten wil, hoe zich de ambtelijke loopbaan van X heeft voltrokken heeft niet
nodig één dezer dossiers, maar alle tezamen. Daarom is men gekomen tot de vor
ming van het persoonsdossier, dat in feite dus is een combinatie van meerdere
zaken, waartussen de relatie bestaat, dat zij op eenzelfde persoon betrekking hebben.
Op overeenkomstige wijze is het begrip objectdossier ontstaan, waarbij de relatie
niet ligt in een persoon maar in een object, bv. een weg, een brug, een gebouw, enz.
Zo zijn er, geboren uit de behoeften van administratieve praktijk en bestuurs
beleid, allerlei vormen van dossiers ontstaan, waarvoor de theorie fraaie namen
bedenkt, doch deze zijn voor ons praatje van vandaag niet belangrijk.
Ik zei U reeds, dat het beginsel der zaaksgewijze ordening eenvoudig is, maar
de toepassing hoge eisen stelt, met name aan de archiefverzorger, omdat deze
verplicht is kritisch te beoordelen, of wat de administratie als eenheid bij elkaar
heeft gebracht, inderdaad wel een eenheid is. Of omgekeerd, wat in twee fasen
is behandeld, niet tot eenzelfde geheel behoort. Hier ligt de verklaring voor het
ervaringsgegeven, dat archiefverzorgers, welke naast hun vakopleiding
ruime kennis hebben van de materie welke de betreffende overheidsinstantie be
handelt, het beste slagen met de dossiervorming.
Voor de beoordeling van wat het beste is, leg ik twee normen aan, waarvan de
eerste en zwaarstwegende is: de eis van administratie en bestuurspraktijk. De
tweede ik durf het in dit illuster gezelschap slechts schoorvoetend zeggen
de secundaire eis is die van historisch en ander wetenschappelijk onderzoek na
verloop van tijd. Toch ben ik ervan overtuigd, dat U dit zult kunnen verstaan.
En ik kan U uit de grond van mijn hart verzekeren, dat deze tweede eis, al komt
ze op het tweede plan, door de verzorgers der moderne archieven toch steeds en
zo volledig mogelijk wordt nagestreefd.
Het hele systeem is er doorlopend op gericht, het nieuwe archief zodanig samen
te stellen en op te bouwen, dat subjectieve factoren, als bv. persoonlijke herinne
ring, voor het terugvinden van zaken overbodig zijn. Aldus wordt bereikt, dat het
archief zijn functie: het vormen van een afspiegeling van de verrichte administra
tieve en bestuurlijke taken, evengoed kan vervullen als het zijn van bron voor
historisch en wetenschappelijk onderzoek.
Het stelsel van zaaksgewijze ordening heeft voorts nog een ander groot voordeel.
In een archief, bestaande uit bv. 100.000 stukken, welke alle individueel als
archiefeenheid worden beschouwd, zou men bij terugzoeken van een bepaald stuk
een keuze hebben uit 100.000. Is het archief geordend volgens de zaaksgewijze
ordening, dan is niet het stuk maar de zaak de archiefeenheid, en de keuze wordt
daarom verminderd tot een uit bv. 20.000, hetgeen een vereenvoudiging betekent
tot op een vijfde deel.
Een ander voordeel van het systeem is de mogelijkheid van vernietiging van
daarvoor in aanmerking komende delen op een wijze, welke voor de archief
verzorger weinig tijd kost en toch effectief werkt. Reeds bij de vorming van de
