122
wordt ook op de ontwikkeling van het ambt van archivaris in het buitenland,
inzonderheid in Amerika, alwaar vele activiteiten op het gebied van de mo
derne archieven van hem uitgaan.
Dr. Van de Ven ziet in de beschouwingen van de inleider een ideële en
een materiële kant. Materieel gezien is de salariëring van de archivaris niet
evenredig aan zijn wetenschappelijke taak. Na toelichting van zijn zienswijze
geeft hij de volgende motie in overweging:
,,De Vereniging van Archivarissen in Nederland, in algemene vergadering bij
een te Rotterdam op 24 april 1957,
gehoord de verhandeling van haar medelid, de heer drs. A. van der Poest
Clement, rijksarchivaris der le afdeling van het Algemeen Rijksarchief, over de
wetenschappelijke taak der archiefambtenaren;
overwegende, dat die taak dezelfde is gebleven, maar dat de zgn. rangeninflatie
bij het archiefwezen niet of nauwelijks is toegepast;
overwegende verder, dat dientengevolge het archiefwezen, en met name de
rijksarchiefdienst, in een ongelijke verhouding is komen te staan tot andere dien
sten, waar die inflatie wel is doorgedrongen;
besluit aan het bestuur op te dragen de besturen der afdelingen resp. van
rijksafchiefambtenaren en van archiefambtenaren in andere overheidsdiensten te
verzoeken, met alle geoorloofde middelen er naar te streven, dat deze ongelijk
heid op zo kort mogelijke termijn worde opgeheven, en gaat over tot de orde
van de dag.
De voorzitter wil zich op de motie beraden en na overleg met het bestuur
in de middagvergadering hierop terugkomen. Vervolgens geeft hij een korte
samenvatting van het besprokene en wijst op de uitspraak van dr. Bautier
(Frankrijk), die als gevolg van de sterke ontwikkeling op administratief ge
bied, de taak van de archivaris in deze tijd allereerst technisch uitvoerend
ziet en aan het wetenschappelijk onderzoek een tweede plaats toekent. In
Frankrijk wordt er ernstig naar gestreefd de archieven tot het publiek te
brengen door b.v. voorlichting te geven aan onderwijskrachten en vervolgens
door het bezoeken in klasseverband van georganiseerde tentoonstellingen van
documenten enz. Flij merkt bovendien op, dat de archivaris vooral historische
belangstelling moet hebben, wil hij zijn taak naar behoren kunnen vervullen.
Vervolgens dankt hij de spreker voor zijn inleiding.
Alvorens de morgenvergadering te besluiten worden de notulen van de
ledenvergadering, gehouden te Kampen op 8 sept. 1956, vastgesteld.
Na opening van de middagbijeenkomst zegt de voorzitter, dat het bestuur
geen bezwaar maakt de motie aan de vergadering voor te leggen, omdat het
een actie binnen het kader van de vereniging betreft. Hij nodigt de leden uit
hun visie hierop te willen geven.
Dr. Obreen vraagt zich af, wat men hier onder „rangeninflatie" moet ver
staan. Betreft het in dit geval een salariskwestie of meer ideële doelstellingen?
Hij had graag duidelijk omschreven gezien wat wij nu eigenlijk willen. De
heer Scherft kan zich wel met het voorstel verenigen. Ook hij moet echter
bezwaar maken tegen het woord „rangeninflatie". Het komt hem voor, dat
men misstanden, die elders bestaan, hier wil invoeren. Mr. Schaap meent, dat
niet alleen de rijksarchiefdienst, zoals in de motie staat, doch ook de ge
meentelijke archiefdiensten belang hebben bij deze materie. Hij stelt daarom
voor de motie in deze zin te wijzigen.
De voorzitter stelt voor, gezien de opmerkingen van verschillende zijde,
de motie terzijde te leggen en de besturen der afdelingen ter verzoeken de
123
problemen in een gecombineerde vergadering te behandelen. Hij vraagt dr. Van
de Ven of hij zich daarmede kan verenigen. Deze gaat gaarne accoord en zegt
dat, wanneer er iets gebeurt, de manier waarop minder terzake doet.
Vervolgens heet de voorzitter de heer Ph. F. Ruygh, directeur van het
registratuurbureau van de Vereniging van Ned. gemeenten, die zal spreken
over het stelsel van archiefordening dezer vereniging, van harte welkom in
deze vergadering. Hij stelt voorop, dat het hier gaat om een oriënterende
inleiding, die wellicht door enige andere gevolgd zal worden. Het is dus niet
de bedoeling zwaarwichtige discussies en overhaaste conclusies uit te lokken.
Vervolgens houdt de heer Ruygh zijn lezing (zie hierna p. 133).
Na een korte pauze spreekt mr. K. Schaap, archivaris der gemeente Arnhem,
over hetzelfde onderwerp (zie hierna p. 136). Daarna geeft de voorzitter ge
legenheid tot het stellen van vragen.
De heer Scherft vraagt zich af, wanneer de stukken in hun causaal verband
worden geordend, hoe dan de beleids- en meer algemene aspecten kunnen
worden aangetoond. De heer Ruygh antwoordt, dat door het plaatsen van
verwijzingen en het invoegen van afschriften het aantal mogelijkheden kan
worden vergroot. Overigens is het voor de administratie onpiogelijk alle
behoeften van de toekomst te voorzien.
Mr. Van Schilfgaarde vraagt, of het bijhouden van een indicateur dooi
de V.N.G. wordt aangemoedigd. De heer Ruygh zegt, dat dit inderdaad het
geval is. Hij kan zich echter voorstellen, dat de administratie, b.v. door
gebrek aan personeel, dit tijdrovende werk achterwege laat en meent aan de
code alleen voldoende te hebben.
Dr. Van Hoboken meent, dat een indicateur slechts dan behoorlijk zal
functioneren, wanneer hij verwijst naar het dossiernummer van een brief. De
heer Ruygh antwoordt, dat dit op moeilijkheden stuit, aangezien de dossier
nummers kunnen veranderen, b.v. door verandering van het aspect van de
zaak. Het zou voor de administratie veel te tijdrovend zijn, wanneer steeds
die veranderingen moesten worden aangebracht. De mensen van de praktijk
zullen er weinig voor voelen al dit werk te verrichten voor misschien enkele
brieven, die in de toekomst door middel van de indicateur kunnen worden
opgespoord. Overigens gaat de vraag uit van de veronderstelling dat het in
schrijf register op enigerlei wijze grondslag is voor het ordeningssysteem, het
geen in de meeste gevallen onjuist is.
Mr. Van Schilfgaarde vraagt, of, indien een bepaalde zaak van aspect ver
andert, dit in het archief terug te vinden is. De heer Ruygh zegt, dat dit zeer
gemakkelijk te ondervangen is door het plaatsen van verwijzingsbladen. Bij
hun opleiding wordt de registratoren geleerd met de verschillende aspecten
van één bepaalde zaak rekening te houden. Overigens is het natuurlijk zo,
dat de beste registrator de beste dossiers maakt.
Dr. Van Hoboken heeft ervaren, dat de administratie niet voldoende op de
hoogte is van wat te verstaan onder een archiefstuk. Vele registraturen wor
den vermengd met brochures, krantenknipsels e.d., waardoor zij gaan lijken op
documentatiediensten. Hij vraagt zich af, of het documentatiemateriaal niet
beter kan worden ondergebracht in afzonderlijke dossiers. De heer Ruygh wil
de oplossing meer in de praktijk zoeken. Wanneer de definitie van de Hand
leiding het krantenknipsel of de brochure niet als archiefstuk wil aanvaarden,
dan moet de definitie maar uitgebreid worden. Het komt immers in de praktijk
