149
148
voor een uitgebreider archiefdienst niet aanwezig is en ook niet op korte termijn
gerecruteerd kan worden?
In de commissie werd, ter nadere adstructie van het voorgaande, verwezen naar
de desbetreffende publikaties in „Overheidsdocumentatie" 1953, blz. 73 e.v., en
1949, blz. 137 e.v., alsmede in het „Tijdschrift voor Efficiëntie en Documentatie",
1957, blz. 119 e.v. Van deskundige zijde wordt er in deze beschouwingen o.m. op
gewezen, dat slechts ten hoogste 25 pet. van de gevormde dossiers op de departe
menten nog weieens wordt geraadpleegd, en dat het grootste deel van een archief
na verloop van enkele jaren voor de administratie reeds van weinig of geen be
tekenis meer is. Men zou het op prijs stellen, indien de minister een deskundig
onderzoek deed instellen naar de mogelijkheid van een rigoureuze vernietiging van
stukken, te meer daar de rijksarchivarissen zelf blijkbaar geen oplossing gevonden
hbben „om de circa 30.000 strekkende meter archief, welke wachten op overname,
ontdaan van alles, wat geen belang heeft om bewaard te worden, onder te brengen",
zoals de algemene rijksarchivaris in zijn jaarverslag over 1949 mededeelt. Dit
ruimteprobleem komt ook sterk tot uiting in de verslagen van deze functionaris
over 1950, 1951 en 1952. Wat is de mening van de minister over de instelling van
een inspectiedienst, welke niet alleen zou moeten voorkomen, dat archieven aan
verwaarlozing worden prijsgegeven, maar die daarnaast ook aanwijzingen zou moe
ten geven omtrent het vernietigen van daarvoor vatbare stukken? Op de instelling
van zulk een inspectie is in de verslagen van 's Rijks oude archieven bij herhaling
aangedrongen.
Archiefbescheiden van provincies en gemeenten. Bij de voor
bereiding van het wetsontwerp is zo werd opgemerkt afgestapt van het aan
vankelijk voornemen tot het invoeren van een facultatieve regeling van het archief
wezen in de provincies, ter keuze van het Rijk, hetzij van de desbetreffende pro
vincie. De nu voorgestelde regeling heeft stellig het voordeel van uniformiteit. Bij
verschillende leden was niettemin de vraag gerezen, of het wel juist is om een
essentiële taak als het beheren van oudere archiefstukken aan de provincie te
ontnmen en haar tegelijkertijd in het algemeen te verplichten een provinciale
inspecteur voor het archiefwezen te benoemen. Wanneer alleen het toezicht op
het beheer van de provinciale archiefstukken tot de competentie van deze inspec
teur behoort, heeft het dan nog zin om zulk een functionaris aan te stellen, wiens
specialisatie immers vooral gericht zal zijn op oude documenten en op de daarmede
verband houdende instellingen? Nu zegt d.e minister wel in de toelichting op de
art. 21 en 22, dat de provinciale inspecteur tevens zal worden belast met de in
spectie van de archiefbescheiden der gemeenten, waterschappen, veenschappen en
veenpolders, maar moet niet gevreesd worden, dat een te verwachten ontwikkeling
naar het vormen van streekarchieven in Noord-Brabant b.v. zijn reeds vijf
streekarchieven tot stand gekomen ook tot uitholling van deze neventaak zal
leiden?
Is z0 vroeg men voorts de in het wetsontwerp geprojecteerde ontwikkelings
gang wel in overeenstemming met de steeds sterker besefte culturele taak der
provincie? Leidt het naast elkander hebben van een rijksdienst en een provinciale
dienst niet tot een onnodige opvoering van kosten?
Zal er bovendien bij het heersende gebrek aan ruimte, waarop reeds in ander
verband werd gewezen, wel voldoende plaats zijn om de oude provinciale archieven
naar een centraal archief over te brengen?
De nieuwe bepalingen betreffende de provinciale archieven en de verplichte be
noeming van een provinciale inspecteur vonden bij andere leden der commissie
meer waardering. In het licht van de voortdurende groei van archieven zowel van
de provinciale overheidsorganen als van die van de gemeenten, waterschappen, enz.,
moet het naar de mening van deze leden noodzakelijk geacht worden, dat door
een eigen provinciale inspecteur daarop een intensief toezicht wordt uitgeoefend.
De thans bestaande toestand, dat zulks t.a.v. de archieven van gemeenten en water
schappen alleen geschiedt in de provincies Zeeland, Zuid-Holland, Noord-Brabant
en Overijsel en dat in de andere zeven provincies de rijksarchivarissen tevens met
deze inspectie belast zijn, dient zeker niet gecontinueerd te worden. Immers, ook
in de overige zeven provincies is er alle reden voor dit toezicht aan een af
zonderlijk inspecteur op te dragen, terwijl in alle provincies een wettelijk voor
geschreven toezicht op de lopende archieven van de provinciale organen door zulk
een inspecteur, die de hoedanigheid van hoger archiefambtenaar bezit, geheel in
overeenstemming is met hetgeen in de M. v. T. op blz. 6, linkerkolom, terecht over
de betekenis van het toezicht wordt gezegd.
De hier aan het woord zijnde leden zouden intussen willen pleiten voor het in
voeren van een overgangsregeling welke bepaalt, dat aan de thans fungerende rijks
archivarissen, die tevens met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven
zijn belast, deze inspectie niet tegen hun wil wordt ontnomen, en dat slechts aan
nieuwbenoemde rijksarchivarissen deze taak niet meer wordt opgedragen. Het
voordeel van een dergelijke overgangsregeling is tevens, dat aan de besturen van
de betrokken provincies ruimschoots gelegenheid wordt geschonken zich aan de
nieuwe situatie aan te passen.
Voorts beschouwden deze leden het als een leemte, dat aan de gemeente
archivaris in de wet niet een analoog toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden
van de gemeentelijke overheidsorganen wordt toegekend als het geval is met be
trekking tot de provinciale inspecteur t.a.v. de archiefbescheiden van de provinciale
overheidsorganen. De huidige toestand achtten deze leden bepaald onbevredigend.
De provinciale inspecteur beperkt zijn toezicht op de gemeentearchieven veelal tot
de kleinere gemeenten, die geen gemeentearchivaris hebben. De omvangrijke ar
chieven v'an de secretarieën, diensten en bedrijven in de grotere gemeenten worden
zelden of nooit geïnspecteerd, en het is niet te ontkennen, dat de zorg voor deze
categorieën van gemeentearchieven vaak veel te wensen overlaat. De berging vol
doet veelal niet aan redelijke eisen en dikwijls worden op onverantwoorde wijze
stukken vernietigd. In Amsterdam, waar sinds 1954 de inspectie van de archieven
der secretarie, diensten en bedrijven bij de gemeentearchivaris berust, is naar
deze leden meenden te weten al duidelijk gebleken, dat deze maatregel vol
strekt noodzakelijk was.
Archiefraad. Van de noodzaak van de instelling van een Archiefraad was
de commissie niet algemeen overtuigd. Het was verschillende leden nl. niet vol
ledig duidelijk, wat met de introductie van dit nieuwe lichaam wordt beoogd. Voor
wat de belangen van de rijksarchiefdienst betreft, beschikt de minister over het
reeds sedert 1890 bestaande instituut van de „Bijeenkomst der Rijksarchivarissen"
en voor zover het specifiek archivalisch-historische kwesties aangaat over de Rijks
commissie voor de Vaderlandse Geschiedenis. Daarnaast is er nog de Permanente
Commissie voor Post- en Archiefzaken, die de minister van advies kan dienen
inzake de onder de administraties berustende archieven. Zal de Archiefraad niet een
doublure gaan vormen van de bestaande instituten, zulks te meer, daar er buiten
de deskundige ambtenaren en de genoemde instellingen nauwelijks geschikte per
sonen te vinden zullen zijn om lid van die raad te worden?
Artikelen*)
Art. 1, lid 2, onder a. De hier gegeven definitie van archiefbescheiden sluit aan
bij die, welke in de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken van 10 juni
1897 voor het rijksarchiefwezen geldend werd verklaard. Doch in een circulaire
van de minister van Binnenlandse Zaken van 2'8 december 1949 aan de gemeente
besturen wordt gezegd: „In een archief behoren geen stukken te worden opgenomen,
welke, al zijn zij gebruikt voor administratieve of andere doeleinden, niet als archief
stukken zijn aan te merken", terwijl in de toelichting op die circulaire wordt gezegd:
„Uitknipsels uit notulen, couranten, tijdschrifen e.d., betrekking hebbende op zaken,
waarover correspondentie is gevoerd door of die een punt van behandeling of be
spreking hebben uitgemaakt bij de administratie, worden daarentegen wel in de
archieven opgenomen".
Daar deze twee voorschriften met elkaar in strijd zijn en tot verwarring aan
leiding geven, zou men het op prijs stellen, indien ondubbelzinnig kwam vast te
staan, welke stukken wel en welke niet in het archief thuisbehoren. De moeilijk
heid ligt in de interpretatie van de woorden „met de bestemming daaronder te
blijven berusten". Gezien de algemene toepassing van het dossierstelsel bij de over
heidsadministraties, waarbij bescheiden van de meest uiteenlopende aard, welke
betrekking hebben op hetzelfde onderwerp of dezelfde zaak, worden bijeengevoegd,
is het voor de praktijk noodzakelijk, dat duidelijk komt vast te staan, welke be
scheiden voor het archief bestemd zijn en welke niet.
N.B. Weggelaten zijn opmerkingen van taalkundige e.d. aard.
