146
147
rijksarchivarissen een dominerende rol gespeeld; en hoewel de overeenkomstige
functionarissen van thans ongetwijfeld hun stem hebben doen horen of althans
konden doen horen bij de opstelling van het adviesontwerp van de Vereniging van
Archivarissen, zou toch het advies van deze groep als zodanig mede van belang
zijn geweest. Indien zulk een advies niet is ingewonnen, wil de minister dan alsnog
de rijksarchivarissen raadplegen en hun oordeel aan de Kamer, c.q. aan de com
missie, overleggen?
In de algemene beschouwingen van de Memorie van Toelichting wordt onder
het hoofd „Archiefbescheiden van provinciën" nog gewezen op „het oordeel van
het merendeel der colleges van gedeputeerde staten". De hier aan het woord zijnde
leden hadden hieruit afgeleid, dat omtrent de onderhavige materie het advies der
provinciale besturen is ingewonnen. Gaarne zouden zij inzake deze adviezen nader
worden ingelicht. Hoever heeft de vraagstelling zich uitgestrekt en welke provin
cies hebben zich vóór, resp. tegen een eigen beheer ervan uitgesproken?
Gezien het feit. dat er onder degenen, die het meest bij de uitvoering van de
wet betrokken zijn, zo weinig overeenstemming over de merites van het ontwerp
blijkt te heersen, vroegen deze leden zich af of het niet wenselijk zou zijn, dat het
ontwerp alsnog nader in overleg met betrokkenen wordt bestudeerd, opdat althans
over de hoofdzaken overeenstemming worde verkregen.
Wat de inhoud van het ontwerp zelf betreft, achtte men het in de commissie
belangrijk, dat dwingende voorschriften worden gegeven t.a.v. de archieven van
na 1813, zodat de wantoestand verdwijnt, dat bij vele administraties nog archieven
berusten, die meer dan een eeuw oud zijn.
Als een lacune in het ontwerp werd het anderzijds beschouwd, dat de huidige
situatie wordt bestendigd, waarbij slechts de gedeelten van de overheidsarchieven,
welke naar openbare archiefbewaarplaatsen zijn overgebracht, onder de wettelijke
regeling vallen. Die gedeelten nl., welke nog aan de zorgen van de administratie
blijven toevertrouwd, vinden slechts een regeling in het K. B. van 2 oktober 1950
(Stb. K 425). De betekenis van deze gedeelten is uit administratief en ook uit
wetenschappelijk oogpunt niet minder dan van de overige stukken. Te meer lijkt
het brengen van beide groepen onder de werking van de nieuwe wet wenselijk,
nu de grens tussen het beheer van archieven, welke onder beheer staan van de
vormende administratie, en die, welke zijn toegevallen aan de rijksarchiefdienst,
niet scherp te trekken is. De belangen lopen hier op allerlei punten over beide
gebieden heen en slechts een nauwgezette samenwerking zou hier tot bevredigende
rsultaten kunnen leiden. Het had daarom bevreemding gewekt, dat, voor zover
men althans had kunnen nagaan, er bij de voorbereiding van het ontwerp niet een
nauwere samenwerking is geweest tussen het departement van Onderwijs en dat
van Binnenlandse Zaken. Onbevredigend kwam het ook voor, dat het archiefwezen
van de overheid ten dele ressorteert onder het eerste, ten dele onder het andere
van deze beide ministeries.
Dit pleidooi voor het opnemen van de materie, welke thans in het genoemde K. B.
is geregeld, hield overigens niet in, dat men de bepalingen van dit K. B. zonder
meer overgenomen zou willen zien. In de kringen der deskundigen bestaan immers
allerlei bezwaren tegen het daarbij ingevoerde registratuursysteem, welks toepas
sing, naar men vreest, ertoe geleid heeft, dat de toegankelijkheid tot de archieven
sterk is verminderd, terwijl het systeem bovendien zeer omslachtig is, zeer veel
mankracht vergt en daardoor overbodig kostbaar is.
Van andere zijde werd betoogd, dat de nieuwe regeling juist de uitdrukkelijke
bedoeling heeft de zorg voor de nieuwere archieven, met name de overheids
archieven, die nog onder de administratie berusten en niet naar de openbare archief
bewaarplaatsen zijn overgebracht, te verbeteren. Het is een bekend verschijnsel
aldus de thans bedoelde leden dat, zodra archieven niet meer regelmatig
worden gebruikt, de zorg ervoor tot een minimum wordt gereduceerd. Er is geen
belangstelling meer voor, en zelfs indien die belangstelling wel aanwezig mocht
zijn, ontbreekt het vaak aan geschikte bewaarplaatsen en aan deskundig personeel.
De bewaring op ongeschikte plaatsen leidt tot verlies van archieven. Het gebrek aan
zorg uit zich verder in de verstoring van de orde door onoordeelkundige verplaat
sing, geheel of gedeeltelijk omwerken volgens een ander systeem dan het oorspron
kelijke, het lichten van stukken en niet meer opbergen op de oorspronkelijke plaats,
het achterhouden van stukken door ambtenaren, die met de behandeling van de
zaken zijn belast, waardoor de stukken aan het geregeld archiefbeheer onttrokken
en op den duur onvindbaar worden, vernietiging van wat bewaard moet worden
en bewaring van wat reeds lang geen nut of waarde meer heeft en dus vernietigd
had kunnen zijn. Uit het ontwerp spreekt nu het besef, dat in vergelijking met de
Archiefwet-1918 verder moet worden gegaan met maatregelen, die zulke toestanden
trachten te voorkomen. Vooral bij de overheidsorganen van het Rijk, waar in tegen
stelling tot de lagere publiekrechtelijke lichamen nooit sprake is geweest van af
doend toezicht door deskundigen, terwijl de dagelijkse zorg voor de archieven maar
al te veel is overgelaten aan personeel, dat voor geen enkel ander werk geschikt
werd geacht, valt er op het gebied van het archiefbeheer naar de overtuiging van
de hier aan het woord zijnde leden nog het nodige te doen.
Op dit punt brengt het wetsontwerp verbetering door overbrenging naar de open
bare archiefbewaarplaatsen te gelasten van archiefbescheiden, die ouder zijn dan
50 jaar. Het praktisch effect van deze bepaling zal weliswaar afhankelijk zijn van
de in art. 5, lid 2, aangekondigde algemene maatregel van bestuur en van de
vraag of gebrek aan depotruimte bij de rijksarchiefdienst de overbrenging niet zal
doen opschorten.
Daarnaast kent art. 19 aan de algemene rijksarchivaris een inspectiebevoegdheid
toe op de zorg voor de archieven van de overheidsorganen van het Rijk. Ook de
werkelijke betekenis hiervan zal afhangen van de algemene maatregel van bestuur,
die het toezicht zal regelen. In het bijzonder gaat het daarbij om de vraag of
deze inspectie voldoende bevoegdheden zal krijgen om het treffen van de nodige
voorzieningen te bewerken en over voldoende personele hulpmiddelen zal kunnen
beschikken om zo nodig daadwerkelijk hulp bij het archiefbeheer te verschaffen.
Het wetsontwerp biedt dus de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen, die
de rijksarchiefdienst de middelen bieden om meer voor de moderne archieven te
doen. Daarom betreurden deze leden het, dat op één punt een verslechtering moet
worden geconstateerd.
Art. 13, lid 2, van de Archiefwet-1918 bepaalt, dat de inrichting van de dienst
door de Kroon wordt vastgesteld. Het op dit artikel berustend K. B. van 5 februari
1920, Stb. 51, waarborgt aan de rijksarchiefdienst een zeker minimum aan perso
neel. In het nieuwe ontwerp zoekt men tevergeefs naar een dergelijk voorschrift.
Het ontwerp geeft een ruimere taak aan de rijksarchiefdienst en het lijkt dus van
zelfsprekend, dat voor de uitvoering van die taak een nieuw organisatiebesluit de
aanwezigheid van het daartoe noodzakelijke personeel garandeert.
N.a.v. de opmerking, dat het ontwerp overbrenging voorschrijft van stukken
naar de openbare archiefbewaarplaatsen na een periode van 50 jaar, werd er door
andere leden op gewezen, dat volgens de thans bestaande regeling (K. B. van 2 ok
tober 1950) die overbrenging reeds na 40 jaar moet plaatsvinden. Waarom zo
informeerden deze leden wordt in het ontwerp die termijn op 50 jaar gebracht,
terwijl voorts is bepaald, dat de overdracht in termijnen van telkens 10 jaren be
hoort te geschieden, zodat dus een eigen beheer over een periode van 60 jaar kan
voorkomen?
Door weer een ander lid werd zowel een periode van 40 als van 50 (60) jaar te
kort geacht; een verlenging van deze termijn tot b.v. 150 jaar zou naar de mening
van dit lid aanbeveling verdienen. Daarbij ware dan de nadere bepaling op te
nemen, dat overbrenging na 50 jaar geëist zou kunnen worden, indien de bewaring
bij de eigen administratie zodanig is, dat verlies van de stukken dreigt.
Vernietiging van stukken. De enorme hoeveelheid stukken, welke de
overheidsdiensten, vooral in de tegenwoordige tijd, produceren, doet de vraag rijzen,
of niet tot een meer omvangrijke vernietiging moet worden overgegaan van be
scheiden, waarvan men nagenoeg met zekerheid kan aannemen, dat zij door de
administratie zelf nimmer meer geraadpleegd behoeven te worden en ook voor
de historie zonder betekenis zijn. Deze vraagt klemt te meer in een tijd, waarin
de noodzaak van bezuiniging op de kosten van het overheidsapparaat sterk spreekt,
terwijl het gebrek aan de nodige bergruimte het onontkoombaar maakt dat er ern
stig naar beperking van de te vormen archieven wordt gestreefd. Is de minister
zich bewust zo werd in dit verband gevraagd voor welke verstrekkende ma
teriële voorzieningen hij komt te staan t.a.v. de vereiste gebouwen bij de gedwon
gen overbrenging naar de depots van o.a. alle rijksdiensten annex provinciale ar
chieven, sommige zelfs nog van 1813 af? Is het hem bekend, dat geschoold personeel
