NAAR EEN NIEUWE HANDLEIDING
PARAGRAAF 16 VERKEERD BEGREPEN
142
Terecht vestigde dr. Formsma eerder in deze jaargang (hiervóór p. 21) de
aandacht op het langs-elkaar-heen-praten van hen, die zich met actuele pro
blemen in ons vak bezig houden, en maakte hij een vergelijking met lieden aan
weerskanten van het IJzeren gordijn, die, als zij hetzelfde zeggen, daarom nog
niet hetzelfde bedoelen. De voorbeelden, die hij daarvan noemde, staan niet
alleen. Formsma beperkte zich daarbij nog slechts tot de kring van onze
Vereniging, maar als men daarbuiten het oor te luisteren legt, blijkt de ver
warring nog groter te zijn. Daar hoort men niet alleen soms begrippen uit de
Handleiding interpreteren op een wijze, die de samenstellers nimmer hebben
bedoeld, maar daar stuit men bijwijlen zelfs op een volkomen gebrek aan
begrip t.a.v. het karakter en de strekking van de Handleiding in haar geheel.
Een typisch voorbeeld hiervan vindt men in het Tijdschrift voor Efficiëntie
en Documentatie van januari j.l. (p. 9-10), waarin de heer T. H Bosman,
hoofd van het bureau archief, registratuur en bibliotheek van het ministerie
van Verkeer en Waterstaat, een artikel heeft gepubliceerd onder de titel
.Ordenen en beschrijven van archieven" met als ondertitel „Paragraaf 16 van
de Handleiding". Tot goed begrip van de door de heer Bosman ontwikkelde
zienswijze moge hier eerst een samenvatting van zijn betoog volgen.
De schr. begint met een uiteenzetting over de twee methoden van systema
tische ordening, die in de toelichting tot par. 16 tegenover elkaar worden
gesteld: de ordening volgens willekeurig vastgestelde rubrieken en die volgens
de bestuursinrichting, en hij constateert dan, dat het tweede systeem door de
Handleiding aanbevolen en door de beheerders van oude archieven als het
juiste erkend wordt. „Het komt mij voor", zo vervolgt hij, „dat zowel de toe
lichting van par. 16 als de publicaties, die het daarin bepleite systeem onder
steunen, geen recht laten wedervaren aan de behoeften en eisen, die behoren
te gelden bij de moderne archiefverzorging. Het is nu eenmaal een feit, dat
een archief, dat geordend is naar de organisatie en de inrichting van de be
treffende entiteit, niet kan beantwoorden aan de eisen, die tegenwoordig aan
een archief moeten worden gesteld. Dit is alleen mogelijk, wanneer het onder
werp, en binnen het onderwerp de zaken, uitgangspunt zijn van de ordening".
Hierop volgt een pleidooi ten gunste van de onderwerps- of zaaksgewijze
ordening van lopende archieven; men kent de argumenten, ik behoef ze hier
niet te herhalen en evenmin te bestrijden.
Vervolgens kritiseert schr. de toelichting tot par. 16, waar deze uitgaat
van de gedachte, dat een indeling naar het onderwerp berust op een aantal
willekeurig vastgestelde rubrieken, overeenkomende met die in de catalogus
van een bibliotheek. „Ik geloof", aldus schr., „dat dit niet juist is of althans
niet juist behoeft te zijn. Een goede indeling naar het onderwerp is geenszins
willekeurig en is rechtstreeks gericht op de behoeften van de administratie*
Hij wijst dan op het bekende voorbeeld, met behulp waarvan het verschil
tussen beide systemen in de Handleiding wordt gedemonstreerd: de rubriek
Deze en volgende cursiveringen van mij, v. H.
143
financiën tegenover de afdeling finantiekamer van het Utrechtse stadsarchief.
De finantiekamer was tevens belast met de zorg voor publieke werken en
inkwartiering; de uit dien hoofde geproduceerde stukken behoren dus volgen--
par. 16 tot de afdeling finantiekamer, maar volgens het „verkeerde systeem"
tot de -rubrieken publieke werken en militaire zaken. „Ik geloof, dat de „ver
keerde" berging de juiste is", aldus de heer Bosman. „Voor het terugvinden
van een stuk en daar gaat het om zijn de bedoelde onderwerpsrubrieken
beter dan de -rubriek finantiekamer".
Het respecteren door latere beheerders van de oorspronkelijke ordening, ook
wanneer deze op de inrichting van het bestuur is gebaseerd, acht schr. be
grijpelijk, aangezien een totale omwerking ondoenlijk is. „Hiermede is echter
nog niet gezegd zo vervolgt hij, „dat de ordening naar de inrichting van het
bestuur de juiste is, zeker niet voor de archieven, die bezig zijn zich te vormen".
Schr. constateert dan verder, dat de opvatting van de Handleiding deze is,
dat vooraf gemaakte systematische indelingen vreemd zijn aan het wezen van
het archief „en dat de ware ordening slechts achteraf na het ontstaan van
het archief is vast te stellen". En hij kritiseert wederom: „Het komt mij voor,
dat deze opvatting niet juist is. In de eerste plaats kan men met de ordening
niet wachten, totdat het archief zich heeft gevormd. De lopende archieven
moeten toegankelijk zijn cn men moet ze dus ordenen. Hiervoor is een vooraf
opgesteld ordeningsschema nodig. Verder is het niet zo, dat zon van tevoren
opgestelde classificatie noodzakelijkerwijs vreemd is aan het wezen van het
archief en een logische en organische opbouw daarvan in de weg staat". Enzo
voort. Tot besluit concludeert hij dan als volgt: „In verband met het boven
staande ben ik van mening, dat par. 16 wel geschikt is als richtlijn voor be
heerders van oude afgesloten archieven, wanneer deze zijn ingedeeld volgens
een systeem, gebaseerd op de organisatie van het betrokken bestuur. Deze
indeling te veranderen is immers ondoenlijk. Voor de moderne archiefverzor-
g'ng is par. 16 onbruikbaar en verouderd. De beste indeling voor de tegenwoor
dige archieven is de indeling, welke het onderwerp als uitgangspunt heeft".
Ziedaar de merkwaardige visie van een hoofd van een registratuurbureau
op par. 16 der Handleiding. Merkwaardig, omdat daaruit zo duidelijk blijkt,
dat hier iemand aan het woord is, die de Handleiding met ijver en belang
stelling heeft gelezen, doch zonder te begrijpen, waarover het gaat; zonder
zich rekenschap te geven, waarover Muller, Feith en Fruin het in hun honderd
paragrafen nu eigenlijk hebben. Ja, over „het ordenen en beschrijven van
archieven", zoals de titel van hun boek aankondigt, maar hoe moet men dit
verstaan? Denkt men op grond van deze titel in dit boek richtlijnen voor de
archiefordening „van de wieg tot het graf", van de brievenbus tot in de
archiefbewaarplaats te kunnen vinden, zoals bij de heer Bosman het geval
schijnt te zijn geweest? Dan komt men evenals hij bedrogen uit.
Ordenen en ordenen is twee. Als de secretaris van een bestuur zijn ingekomen
stukken in een bepaalde orde opbergt, zijn volgeschreven notulenboeken op
een rij zet en nummert, dan ordent hij het archief van dat bestuur; maar als
een archivaris dit archief na verloop van tijd onder zijn beheer krijgt en hij
ziet zich genoodzaakt het te ordenen, omdat het tengevolge van de verhuizing
in wanorde is geraakt, dan heeft dat ordenen (eigenlijk herordenen) een ander
karakter dan in het eerste geval. Daar was immers iemand bezig het archief
te vormen en hij was daarbij vrij (althans in abstracto) in de wijze, waarop
