90
het algemeen genomen geen praktische ervaring hebben, waarvan bij hun studie
gebruik gemaakt kan worden.
Het overbrengen van stukken in archiefbewaarplaatsen, gepaard gaande
met deskundige verzorging en openbaarheid dier stukken, is een der beginse
len van de Archiefwet, die genoemd moet worden. Het zal goed zijn dat de
jurist in zijn studie leert dat, wanneer hij zelf een administratief beleid voert,
hij de ophoping van stukken bij zijn administratie kan vermijden door ze over
te brengen. Zou men de jonge juristen, uit de jaren 1918-1956, hierop ge
wezen hebben, dan zouden reeds veel meer archiefstukken dan thans het
geval is, zijn „overgebracht". Bezwaren tegen voortijdige openbaarheid kan
volgens ons huidige archiefrecht worden voorkomen en de overbrenging be
moeilijkt geenszins de toegankelijkheid der stukken voor latere raadpleging.
Ik stel hiermee vast dat een goede voorlichting ten deze strekt tot gerief van
de administratie in haar geheel genomen en bovendien het behoud betekent
van die stukken, welke per se bewaard moeten worden.
Wanneer men de administrateur in spe inlicht over de toenemende papier
stroom, behoort het stelsel van vernietiging volgens de Archiefwet aangeroerd
te worden. Ik wijs op de verwantschap van het desbetreffende art. 5 der
Archiefwet met lid 3 van art. 6 van het Wetboek van Koophandel, hetwelk
zegt dat balansen en brieven door bedrijven gedurende een bepaalde tijd be
waard moeten worden. Daar iedere bespreking van het handelsrecht, hoe be
knopt ze ook is, deze bepaling opneemt, behoort het analoge art. 5 der
Archiefwet-1918 in soortgelijke werken over het administratief recht zijn plaats
te hebben.
Uit de Archiefwet vloeien voorts regels voort die een algemene betekenis
hebben voor de archiefordening. Doordat krachtens het reeds genoemde
art. 5 een aantal vernietigingsvoorschriften in het leven zijn geroepen, en
ook lijsten zijn vastgesteld van stukken, welke vernietigd kunnen worden en
welke niet, houde men in de praktijk uiteen de stukken die straks vernietigd
kunnen worden en die, welke bewaard zullen moeten blijven.
De Nederlandse archiefwetgeving is, blijkens de redactie van verscheiden
artikels van de Archiefwet-1918, gegrondvest op het principe dat er verband
bestaat tussen de administrateur en zijn stukken. Dit beginsel dient aan de
administrateur in spe uiteengezet te worden, aangezien de Archiefwet anders
niet duidelijk is te maken; de Archiefwet berust nl. op de definitie van „ar
chief" (par. 1 der Handleiding)3). Ik beschouw het als een ernstig gebrek
in de bestaande commentaren op de Archiefwet-1918, dat zij deze definitie
niet vermelden. Deze definitie heeft verder betekenis als die van vaste juris
prudentie bij de wetstoepassing. Vermoedelijk heeft de vroegere rijksarchi
varis Fruin, die een belangrijk aandeel had in de totstandkoming van de
Archiefwet, de definitie, mede van zijn hand, zo in zich opgenomen en zich
daarmee vereenzelvigd, dat hij in de commentaar op de Archiefwet, van zijn
hand, aan de voor hem vanzelfsprekende definitie voorbijging. De andere
5) Mrs. S. Muller Fzn., J. A. Feith en R. Fruin Th.Az., Handleiding voor het
ordenen en beschrijven van archieven, ontworpen in opdracht van de Vereeniging
van Archivarissen in Nederland (1898, onveranderd herdr. 1920).
91
commentaar, door Pekelharing, volgt zuiver de wetstekst, en hierin staat de
definitie niet6-7).
Doordat de bewuste paragraaf ten grondslag aan onze Archiefwet ligt.
hebben consequenties van die paragraaf betekenis in ons huidig recht. Het
spreekt dat lezers van een administratiefrechtelijk werk niet kennis van alle
consequenties behoeven te nemen, doch wel van die, welke voor iedere ad
ministrateur van belang zijn, Blijkens de definitie ontstaat het archief bij een
bestuur of een zelfstandig ambtenaar doordat zij in hun bevoegdheid een
stuk ontvangen of een stuk opmaken om dit te bewaren. Het archief ontstaat
vanzelf en dit gaat zo zeer gepaard met de uitoefening der administratie,
dat de administrateur stellig zal moeten oppassen de definitie nimmer te
vergeten. Hij zal de eventuele aanwezigheid van twee of meer archieven
moeten onderkennen. Het is tengevolge van de definitie; a) niet geoorloofd
papieren, behorende tot meer dan één overheidsarchief, te vermengen, dit is
wel geoorloofd, doch niet noodzakelijk, indien een bestuur de rechten en
verplichtingen van een ander bestuur met diens archief heeft overgenomen,
,b) het is niet geoorloofd papieren, behorende tot een overheidsarchief, met
particuliere stukken te vermengen. Alhoewel dit laatste vanzelf spreekt, komt
het toch voor, dat leden van een „commissie" desbetreffende stukken onder
zich houden, zodat deze na verloop van tijd vermengd geraken met de hem
persoonlijk betreffende stukken. Het onlangs verschenen ontwerp-Archiefwet-
1957, dat niet gericht is op principiële veranderingen, bevat in art. 3 jo. l2b
de hierbedoelde consequenties8).
Krachtens de Archiefwet behoort het vak „diplomatiek tot de examen
vakken voor aanstaande beheerders van nader aangewezen archiefbewaar
plaatsen. In dit vak wordt de redactievorm der geschriften (het formulier!
bestudeerd. Voor het archiefexamen (le klasse) is dit vak historisch gericht,
het wordt hier te lande als hulpvak aan historici gedoceerd. Het komt bij
de studie in de rechten te pas bijv. bij de analyse van de wetsvorm. Bij de
studie tot het notariaat evenwel wordt de kennis van de redactie oer stukken
ter dege beoefend. In een administratiefrechtelijk studieboek door Fockema
Andreae staat: de zorg aan het opstellen van besluiten komt aan de taak
uitoefening van het bestuur ten goede9). In deze stelling betrekt de genoemde
schrijver ook de vorm der stukken. De hier, mede voor de redactievorm.
gevraagde aandacht komt neer op een eis, die men aan een goede administratie
mag stellen. Het stellen van deze eis voor de vorm van de stukken is ook
voor het ordenen daarvan belangrijk, want in vele gevallen speelt de redactie
vorm der stukken een rol in de rangschikking daarvan.
De behandeling van het archiefrecht in het kader van het Nederlands recht
biedt niet alleen verbreding van inzicht in ons administratief recht, maar
kan ook tot verbetering van ons archiefrecht leiden, de bijzondere onderwer-
6> Prof. mr. R. Fruin, De Archiefwet-1918 (3 st., 19191929).
f) Dr. G. G. Pekelharing, De Archiefwet-1918 S. nr. 378, met aanteekeningen
(5e dr., nr. 90 in ed. Nederl. Staatswetten Schuurman en Jordens, 1947).
s) Ontwerp Archiefwet 1957, zitting Staten-Generaal 19561957 nr. 4549; zie
hiervóór p. 47.
9) Mr. S. J. Fockema Andreae, Hoofdlijnen van waterschapsrecht (1946, p. 47).
