86
nietigen. Is het dan niet de plicht van de archiefambtenaren er op aan te
dringen, dat het opmaken van dergelijke klappers tenminste officieel wordt
aanbevolen, hoewel deze klappers dan nog af te doene zaken betreffen?
Waar bovengenoemd voorbeeld slechts een bijzonder geval betreft, moge
de opmerking, die ik op de Archiefdag te Utrecht naar aanleiding van de
daar door de heer Noordenbos gehouden lezing maakte, het groter belang
van mijn bedenkingen tegen de definitie-Smit aantonen. De heer Noordenbos
vertelde nl. in genoemde lezing, dat de chronologische inschrijving thans min
der primair wordt geacht1), waarna ik opmerkte, dat deze inschrijving niette
min zeer gewenst is met het oog op genoemde lijst van na een bepaalde tijd
voor vernietiging vatbare stukken. De heer Noordenbos wees er in zijn ant
woord op, dat deze stukken niet vernietigd behoefden te worden-), en daar
er wegens het uitgebreide programma op genoemde dag geen gelegenheid tot
repliek kon worden gegeven, acht ik het gewenst er hier op te wijzen, dat
regelmatige beslissingen over deze stukken noodzakelijk zijn om te voor
komen, dat de archiefbeheerder met zo'n vernietigingstaak wordt belast, dat
hij aan het sneller hervindbaar maken van de aan hem overgedragen stukken
niet meer toe kan komen. Behoeft het betoog, dat voor de regelmaat der
genoemde beslissingen een chronologische inschrijving van de betreffende
stukken noodzakelijk is?
Ook van de andere stukken is een chronologische inschrijving gewenst, om
dat er bij de onderwerpsbepaling een subjectief element aanwezig is, dat
het voor de opvolger van het bepalend subject moeilijk maakt de door zijn
voorganger geregistreerde bescheiden terug te vinden, als deze niet bij de
chronologische inschrijving heeft vermeld in welk dossier of in welke rubriek
hij deze bescheiden heeft ondergebracht. Het lijkt mij dan ook zeer onge
wenst, dat de registratoren op grond van de definitie-Smit tegen de archief-
ambtenaren zullen kunnen zeggen: Bemoeit U met Uw eigen afgedane zaken
en laat de afdoening van onze af te doene zaken geheel aan ons over.
Weliswaar ben ik het met dr. Panhuysen eens, dat slechts de registratoren
en niet de archiefbeheerders kunnen bepalen, welk registratuurstelsel de af
doening der lopende zaken het meest bevordert, maar dat neemt niet weg,
dat de archiefbeheerders als zodanig het recht moeten behouden aanvullingen
te verlangen, die juist dienen om aan de documentatieverlangens van de an
dere administratoren tegemoet te komen. Ook moeten deze archiefambtenaren
het recht behouden er op te wijzen, dat het indiceren par ordre de matière
de chronologische registratie wel kan aanvullen, maar niet vervangen, zoals
gemeend wordt in de gemeenten, waar de in het voornoemde antwoord van
de heer Noordenbos genoemde notulen zijn afgeschaft en de aantekeningen
van de beraadslagingen op de behandelde stukken zelf genoteerd worden3).
Ook naar de andere kant is, zoals dr. Formsma zelf aantoonde4), de door
de definitie-Smit aangegeven afbakening tussen de taken van archiefbeheer
ders en administratoren niet zo aantrekkelijk, als dr. F. haar noemde. Het
lijkt mij tenminste zeer ongewenst dat administratoren, die behoefte hebben
de afdoening van hun zaken met die van niet lang geleden afgedane te ver-
4) Overheidsdocumentatie, 10de jaargang blz. 39.
2) Idem blz. 47.
3) Idem, blz. 141.
4) N.A.B. 1956/57, blz. 20.
87
gelijken, daarvoor telkens de hulp van de archiefbeheerder zouden moeten
inroepen, als laatstgenoemde er zeker van is, dat de te vergelijken stukken
binnen redelijke tijd onder zijn beheer zullen komen. Ik vermoed echter met
dr. Formsma, dat het de hervindbaarheid in het algemeen niet zou bevorderen,
als de vergelijkende administratoren de orde der vergeleken stukken zouden
omwerken.
Niettemin hoop ik door het bovenstaande duidelijker gemaakt te hebben,
waarom ik aan de archiefdefinitie, waaraan de Handleiding mede haar inter
nationale faam te danken heeft, vooralsnog de voorkeur geef boven die van
onze vriend mr. Smit, die desgevraagd mijn gevolgtrekking logischer bleek
te vinden dan die van dr. Formsma en van mening was, dat de archiefambte
naren niet als zodanig maar als deskundigen uitdrukkelijk het recht kunnen
krijgen verzet aan te tekenen wanneer bescheiden, die zij voor de archivis-
tische documentatie van belang achten, door onachtzaamheid of opzettelijke
vernietiging verloren dreigen te gaan tijdens de afdoening. Dit verzet wordt
echter juist bemoeilijkt, als de betreffende bescheiden volgens de geldende
archiefdefinitie nog geen archiefstukken zouden zijn en als de archiefambte
naren zich door een niet te verwerkelijken theoretische zelfisolatie distan-
ciëren van de andere administratoren i.p.v. reële pogingen te blijven doen
deze administratoren redelijk te overtuigen van het aan noodzaak grenzende
nut der genoemde archiefambtenaarsverlangens voor de administratie.
Met het betuigen van genoemde voorkeur wil ik echter niet beweren, dat
de archiefdefinitie in de Handleiding onverbeterbaar zou zijn. Ik heb immers
in mijn vorig artikel reeds de toevoeging van het woord maatschappelijk be
pleit om dadelijk duidelijk te maken, dat de Handleiding niet toepasselijk is
op het ordenen en beschrijven van particuliere collecties, die doo- de spraak
makende gemeente mede als archieven worden aangeduid1). Verder zou ik
de passage ,,is een geheel van willen vervangen door behoort te bestaan
uit de", en de verdere definitie daaraan aanpassen, zodat zij geen definitie,
maar wel een grondstelling blijft. Het komt mij nl. voor, dat de uiting van
een reële wens beter als uitgangspunt kan dienen dan de definitie van een
ideaal. Bovendien komt het mij voor dat de stelling, dat een maatschappelijk
archief een geheel behoort te zijn, pas voldoende duidelijk kan worden ge
maakt na de behandeling van het beschrijven en sorteren van archiefstukken.
Overigens acht ik de passage „geschreven, getekende en gedrukte die ver
moedelijk is ingelast om de overwonnen opvatting te bestrijden, dat een ar
chief slechts uit geschreven stukken zou bestaan, overbodig en, gezien de
vraag of films gedrukte stukken zijn, mogelijk zelfs onjuist. Zeker onjuist is
het aanwijzend voornaamwoord bij ambtenaar, omdat de ambtenaar, onder
wie de bescheiden blijven berusten, niet de ontvangende of opmakende hoeft
te zijn. De grondstelling, die ik voor de door dr. Formsma gesuggereerde dis
cussie in overweging geef, luidt derhalve: een maatschappelijk archief behoort
te bestaan uit de bescheiden, die ex officio door een bepaald bestuur of een
zijner ambtenaren zijn opgemaakt en ontvangen en die bestemd werden om
onder dit bestuur of een zijner ambtenaren te blijven berusten.
Ook zou ik het op prijs stellen, als bij genoemde discussie de vraag werd
behandeld of het ordeningsdoel, dat ik vooralsnog niet beter weet te formu-
i) N.A.B. 1956/57, blz. 22.
