24
DE ORDENING VAN ARCHIEFSTUKKEN OP BASIS
VAN DE ORGANISATIE
Met belangstelling heb ik kennis genomen van de uiteenzetting van de heer
Van Giessel in de vorige aflevering van dit tijdschrift over archief ordening op
basis van de organisatie van het archiefvormend orgaan. Hij heeft daarvoor
slechts een 6-tal bladzijden druks nodig gehad, en al zou blijken dat hij er niet
in is geslaagd het probleem geheel uit de doeken te doen, dan nog moeten we
hem dankbaar zijn daartoe althans een poging te hebben gedaan. Een gedachten-
wisseling zonder noodzaak van het volgen van een cursus is hierdoor misschien
mogelijk geworden.
Met voldoening kan geconstateerd worden, dat dank zij het artikel van de
heer Van Giessel de discussie rond bovenstaand onderwerp in belangrijke mate
op dreef gekomen is. In de plaats van controversen, geponeerd door middel
van slagzinnen, zijn nu zakelijke beschouwingen en uiteenzettingen gekomen,
en het blijkt nu, dat er een verrassende mate van overeenstemming bestaat
tussen de denkbeelden van archivarissen en registratoren.
Het is voor mij niet gemakkelijk de heer Van Giessel in zijn betoog geheel te
volgen. Hij spreekt een andere taal dan wij, verzorgers van de moderne archie
ven, gewend zijn. Maar niettegenstaande het verschil in terminologie wil ik
trachten hem te begrijpen en daaraan mijn conclusies vastknopen.
In de eerste plaats dan fase 1. „vorming van deelregistraturen op basis van
de organisatie en fase 2. „vorming van categorieën van stukken t.a.v. de agen.
dering Dit zijn volgens de heer Van Giessel voorbereidende fasen waarvan
de vorming plaats heeft voordat de stukken zijn ontstaan. Het woord „deel
registraturen geeft mij enige moeilijkheid. Er wordt gesproken van splitsing
van de totale registratuur in een aantal delen (afdelingen, werkgroepen). Nu
versta ik onder „registratuur de administratieve handelingen met betrekking
tot de stukken tijdens de periode dat deze bij de administratie in behandeling
zijn. In verband hiermede is mij het opschrift van zijn artikel „de ordening van
archiefstukken in de registratuurperiode" niet duidelijk, omdat naar het
begrip registratuur zoals ik heb aangegeven in de registratuurperiode geen
ordening van archiefstukken plaats vindt, zulks in tegenstelling bij de chrono
logische ordening, waar de inschrijving van de stukken de grondslag vormt
voor hun ordening.
In de moderne methode van ordening van archiefstukken, de zaaksgewijze
ordening, behoort tot de „registratuur" de inschrijving (registratie) van de
stukken. Deze inschrijving kan geschieden zaaksgewijze, chronologisch of
onderwerpsgewijze. In de laatste twee gevallen staat ze los van de uiteindelijke
ordening der stukken, die pas intreedt wanneer de behandeling van de stukken
door de administratie haar beslag heeft gekregen. De inschrijving geschiedt
in deze gevallen om controle op de afdoening van de stukken mogelijk te ma
ken en/of een chronologisch overzicht te verkrijgen van de ingekomen (even
tueel ook uitgaande) stukken, welk overzicht bij zaaksgewijze ordening van de
stukken verloren gaat.
Als praktisch voordeel van de vorming van deelregisrtaturen noemt de heer
Van Giessel dat de totale registratuur wordt geplitst in een aantal minder om
vangrijke delen, waardoor de hanteerbaarheid van de registratuur wordt ver
groot. Hiermede zou ik kunnen instemmen en splitsing van de „totale registra-
25
tuur" in een aantal delen, overeenkomende met de verschillende afdelingen of
werkgroepen, kan in bepaalde gevallen (b.v. in geval van een sterk gedecen
traliseerde indeling der administratie) mogelijk en zelfs gewenst zijn. Maar
wanneer de heer Van Giessel daaraan toevoegt dat deze verdeling in feite niet
anders is dan een toepassing van het „respect des fonds" binnen de registra
tuur, dan heeft hij op het oog afdelingen en werkgroepen als zelfstandige onder
delen met een eigen archief, zoals wij die bij de gemeenten kennen als zelf
standige diensten, bedrijven en instellingen.
In het kader van de overheidsadministraties worden, op basis van de orga
nisatie, inderdaad „deelregistraturen" of hoe men ze anders noemen wil, ge
vormd. Voorbeelden te over. Afdelingen van een secretarie b.v. vormen geen
eigen, archief, al is het mogelijk de „registratuur" van iedere afdeling afzonder
lijk te verzorgen.
Ten aanzien van het agenderen volgens verschillende methoden, waarbij
uiteraard rekening te houden valt met opbouw en karakter der betreffende ad
ministratie, bestaat dus ook geen fundamenteel verschil van mening.
Bij de „vorming van collectiviteiten" komen we op het terrein van de or
dening der siukken, van zoals de heer Van Giessel het uitdrukt 1 de
„.archiefordening op basis van de organisatie van het archiefvormend orgaan".
De heer Van Giessel betoogt (Ned. Archievenblad 1955/56), blz. 145) dat
het verschil tussen een natuurlijke en kunstmatige ordening niet hierin ligt of
..das Leben" dan wel een registrator de ordening tot stand brengt, maar in het
feit of „men zich bij de ordening uitsluitend baseert op de stukken zelf (nl.
in hun onderling verband) dan wel of de ordening mede of geheel wordt be
paald door een tevoren vastgesteld ordeningsplan".
Bij de vorming van collectiviteiten zal men zich inderdaad moeten baseren
op de stukken in hun onderling verband. Van secundaire betekenis is dan de
ordening der gevormde collectiviteiten volgens een tevoren vastgesteld plan.
Natuurlijk betrekken de registratoren bij de dossiervorming dezelfde overwe
gingen en alternatieven als de heer Van Giessel en zien zij, om een voorbeeld
te geven, in menig geval ook aanleiding tot de vorming van „series".
In het stelsel van zaaksgewijze ordening baseert men zich primair op de
stukken in hun onderling verband. Primair is de dossiervorming, secundair de
rangschikking van de dossiers in het archief. Dit laatste staat los van het principe
van ordening der stukken. Het is mogelijk de dossiers te rangschikken volgens
een ordeningsplan, doch ook is mogelijk rangschikking der dossiers b.v. chro
nologisch en daarbij het ordeningsplan te gebruiken als (systematisch ingerichte)
klapper op deze verzameling.
De beschouwingen van de heer Van Giessel over de verschillende wijzen
van dossiervorming wijken in principe niet af van de in de kringen der moderne
archiefverzorgers gehuldigde opvattingen. Hij gebruikt alleen andere woorden.
Wanneer hij besluit met de stelling „dat numerieke (dus chronologische) or
dening het voordeel heeft dat de noodzaak van voortdurende verplaatsing van
collectiviteiten, veroorzaakt door tussenvoegingen, wordt voorkomen", dan is
dit geheel in overeenstemming met hetgeen ik hiervoor over de rangschikking
der dossiers in het archief heb opgemerkt.
Ik ben dan ook zo vrij hieruit de conclusie te trekken dat de moderne zaaks
gewijze ordening niet in strijd is met de archiefordening op basis van de
organisatie. P. NOORDENBOS
