GEMEENSCHAPPELIJK ARCHIEFBEHEER VAN
GEMEENTEN
128
1. Een nieuwe beheersvorm.
Het zijn in Nederland tot dusverre alleen de grotere gemeenten geweest,
die zich de „luxe van een behoorlijk betaalde archivaris met volledige dagtaak
hebben veroorloofd. Hadden kleinere gemeenten een dergelijke ambtenaar in
dienst, dan was zijn aanstelling meestal door de aanwezigheid van een vrij
omvangrijk en important archief gemotiveerd. V^oorts waren er enige kleinere
gemeenten met een vrij groot archief of grotere gemeenten met een tamelijk
beperkt archief, die overgegaan waren tot benoeming van een archivaris met, ge
deeltelijke werktijd of tot aanstelling van een niet gediplomeerd archiefambte
naar, die zich onder verantwoordelijkheid van de secretaris aan de belangen
van het naar de archiefbewaarplaats overgebracht archief had te wijden.
Sedert kort is echter in Noord-Brabant een regeling getroffen voor de be
noeming van archivarissen (en ondergeschikte archief ambtenaren) in dienst
van verschillende gemeenten tezamen. Twee kringen van gemeenten in het
westen dier provincie hebben nl. onderling contact gezocht en verkregen, ten
einde te komen tot de aanstelling van een gezamenlijke archivaris, in één dier
kringen „streekarchivaris", in de andere „archivaris" genoemd.
De eerste kring omvat de gemeenten Geertruidenberg, Gilze en Rijen, Oos
terhout, Raamsdonk, Terheijden en Teteringen en heet „Streekarchivariaat in
de kring Oosterhout". De tweede kring omvat de gemeenten Rijsbergen, Steen
bergen, Zevenbergen en Zundert. Deze heet „Gemeenschappelijk Archivariaat
Nassau-Brabant De gemeenschappelijke regeling voor eerstgenoemde is' goed
gekeurd door Ged. Staten van Noord-Brabant op 21 sept. 1955 en 1 oktober
d.a.v. in werking getreden (gepubliceerd in Ned. Staatscourant van 28 sept.
1955) Laatstgenoemde kring steunt op een gemeenschappelijke regeling,
Welke 31 aug. 1955 door Ged. Staten goedgekeurd is en in werking is getreden
op 1 jan. 1956 (gepubliceerd in Ned. Staatscourant van 20 dec. 1955).
Bij het treffen van deze regeling voor archiefbeheer is men uitgegaan van
de gedachte, dat het niet verantwoord' was voor een of meer der betrokken
gemeenten afzonderlijk een archivaris met volledige werktijd aan te stellen;
dat het daarnaast echter uiterst moeilijk zou zijn, voor elk der gemeenten apart
een archiefambtenaar met een beperkte werktijd en dus met een zeer matig
salaris aan te trekken.
Het stemt tot voldoening dat een aantal gemeenten zich t.a.v. het archief
beheer op deze wijze heeft verenigd. Waar immers tot dusverre formeel de
gemeentesecretaris in deze en honderden andere gemeenten met het beheer van
het oud-archief was belast, moesten de ordening, het gebruik en de ter be
schikking stelling daarvan noodzakelijk lijden onder gebrek aan tijd, deskundig
heid of belangstelling of aan deze factoren tezamen.
Weliswaar waren en zijn er tot dusver gemeenten geweest, die hun archief
hebben laten ordenen door de veel misbruikte groep der „losse werkkrachten"
onder de archiefambtenaren, maar als het archief eenmaal geïnventariseerd was,
In het Tijdschrift voor Overheidsdocumentatie van maart 1956 is de concept
instructie voor de archivaris gepubliceerd. De definitieve is enigszins anders.
129
lag het verder in de meeste gevallen renteloos, ja dreigde zelfs op den duur
weer verstoring der eenmaal aangebrachte orde.
De betrokken gemeentebesturen hebben ingezien, dat deze archieven pas
dan hun waarde krijgen ook wanneer zij niet zo heel erg omvangrijk zijn1)
-wanneer zij geordend worden en ook daarna onder een permanent des
kundig beheer blijven staan. Het behoeft volgens hen daarbij geen bezwaar
te zijn, dat de archivaris in elk der gemeenten slechts een of twee dagen per
week of gedurende afwisselende perioden van een of twee maanden werkzaam
zal zijn.
Bij deze regelingen is ook de opvatting gehuldigd, dat de archivaris en het
archief alleen dan hun volledig rendement voor de gemeenten afwerpen of
behouden, wanneer zij voortdurend in de gemeente zelf geconsulteerd kunnen
worden. De archivaris moet de gemeenten dus geregeld bezoeken, opdat men
hem ook voor actuele zaken terstond bij de hand heeft; de gedachte aan ge
centraliseerde bewaring der betrokken archieven is uitdrukkelijk verworpen.
2. De gemeenschappelijke regeling.
De bedoelde regelingen steunen op de Wet gemeenschappelijke regelingen,
die dateert van 1949. De gemeente Oosterhout was de eerste, die een ontwerp
voor een dergelijke regeling deed opmaken; dit geschiedde in 1951 door drs.
C. Th. Lohmann, destijds belast met de ordening van het gemeentearchief, en
haar toenmalige hoofdcommies ter secretarie P. J. Krens. Later heeft de ge
meente Zevenbergen dit ontwerp als uitgangspunt gebruikt voor haar plannen.
Haar -regeling wijkt van de Oosterhoutse af op enige punten, welke straks
ter sprake zullen komen.
Waar dit artikel slechts ten doel heeft, den lezers een algemeen beeld van
de nieuwe beheersvorm te geven, zullen we hier slechts de hoofdzaken van
beide regelingen vermelden. Voor de tekst worde verwezen naar beide bovenge
noemde Staatscouranten.
Het (streek)archivariaat bezit rechtspersoonlijkheid, zodat het geldleningen
en rekening-courant-overeenkomsten kan aangaan, bezittingen kan verwerven
etc. Het heeft ten doel: de archieven der samenwerkende gemeenten te doen
beheren door een archivaris, die wetenschappelijk ambtenaar is in de zin der
Archiefwet-1918, alsmede aan deze archieven de met dit beheer verband hou
dende zorg te besteden.
Het bestuur bestaat uit een (streek)archiefcommissie, waarin zitting hebben
de burgemeesters der samenwerkende gemeenten. Ook de Voorzitter dier com
missie is bestuursorgaan. De commissie te Zevenbergen is bevoegd de pro
vinciale inspecteur der gemeente- en waterschapsarchieven uit te nodigen tot
het bijwonen van een vergadering; deze heeft alsdan een raadgevende stem.
In de Oosterhoutse commissie, die haar zetel heeft ten gemeentehuize van Oos
terhout, kan dezelfde inspecteur zonder meer zitting nemen.
i) Het oud-archief (vóór 1811) van de gemeenten van het Gemeenschappelijk
Archivariaat Nassau-Brabant omvat b.v.: te Rijsbergen 11 m; te Steenbergen
47,2 m; te Zevenbergen 16 m en te Zundert 14 m. Hierin zijn niet begrepen de
rechterlijke archieven. - Het oud-archief meet te Oosterhout 20.50 m; te Geer
truidenberg 5,10 m; te Gilze c.a. 18,35 m; te Terheijden 19,30 m en te Teteringen
7,20 m.
