146
Dossiervorming heeft uit een oogpunt van raadpleging van de stukken het
voordeel, dat directe retrospectie van lopende of afgedane zaken mogelijk is.
Wil de ordening een weerspiegeling zijn van de handelingen,, dan zal orde
ning in causaal verband in het bijzonder nodig zijn voor stukken, waarvan de
inhoud op zichzelf beschouwd geen antwoord geeft op de vraag waarom ze
zijn opgemaakt. Voor een groot aantal stukken is dit echter wel het geval,
doordat de handelingen, waarvan ze de neerslag vormen, in meerdere of min
dere mate op zichzelf staan (de omvang van een zaak kan ook zo beperkt
worden gekozen, dat slechts één stuk overblijft!).
Worden de betreffende handelingen bij herhaling op gelijke of overeen
komstige wijze gesteld, dan zal dit in de registratuur zijn neerslag kunnen vin
den in het stereotyp verschijnen van redactioneel gelijke of overeenkomstige
stukken.
Ordening van stukken naar hun redactionele vorm, i.e. de vorming van
„series biedt derhalve de mogelijkheid de neerslag van analoge handelingen
bijeen te brengen. Ook hier kan de overeenstemming in vorm ruim of eng ge
nomen worden; is deze echter eenmaal bepaald, dan kan objectief worden
vastgesteld of een stuk al of niet tot een bepaalde serie is te rekenen. Bij for
mulierstukken blijkt de overeenstemming in redactie uiteraard zonder meer.
Gaat met de innerlijke gelijkheid van de stukken een uiterlijke (afwijkende)
vorm gepaard, dan biedt serievorming voordelen voor de opberging van de
stukken; een veel belangrijker voordeel van serievorming is echter, dat in de
meeste gevallen de serie bestaat uit gelijkwaardige stukken die derhalve een
gelijke vernietigingstermijn zullen hebben.
Indien vrije keus tussen dossier- of serievorming mogelijk is, verdient dan
ook op grond van een efficiënte vernietiging aan de laatste de voorkeur
te worden gegeven.
Naast ordening volgens verbanden, analoog aan die tussen de handelingen,
zal men in de praktijk niet geheel ontkomen aan vorming van collectiviteiten
op basis van meer kunstmatige ordeningsprincipes.
Indien stukken herhaaldelijk op onderwerp worden gevraagd, is voor snelle
oplevering van de stukken de vorming van „rubriekbundels" noodzakelijk
(rubriekbundels te definiëren als een verzameling stukken waaraan eenzelfde
onderwerp is toegekend).
Ook hier zullen deze onderwerpen echter worden bepaald aan de hand van
aanwezige stukken en b.v. niet ontleend aan een tevoren opgestelde classificatie.
In principe is de vorming van rubriekbundels een, subjectieve bezigheid;
hieraan kan echter op verschillende wijze worden tegemoetgekomen.
Is b.v. voor bepaalde stukken het object van de mededeling, dat als ordenings
motief geldt een concreet persoon of ding, terwijl het gezichtspunt geheel bui
ten beschouwing wordt gelaten, dan is de betreffende rubriekbundel geheel
objectief bepaald. Een voorbeeld hiervan is de „persoonsbundel", die in regi
straturen van personeelsafdelingen vrijwel algemeen wordt toegepast. In andere
gevallen zal de rubriekbundel in feite de neerslag vormen van een aantal
„kleine" zaken, waardoor tussen bepaalde stukken binnen de bundel een cau
saal verband bestaat, dat het bepalen of een stuk al of niet tot de bundel
behoort, vergemakkelijkt.
Zijn deze zaken bovendien van gelijke aard, dan kan tussen andere stukken
147
in de bundel een overeenstemming in redactie bestaan, waardoor de bundel nog
meer of zelfs geheel objectief bepaald kan zijn.
Hiermede zijn de belangrijkste ordeningsvormen gegeven. In het algemeen
zij nog opgemerkt, dat voor de vorming van collectiviteiten anders dan de
numerieke reeks een minimum aantal stukken gesteld behoort te worden.
De vorming van dossiers van 2 of 3 stukken moet worden vermeden omdat
de kosten van dossiervorming (zeker als hechtmappen worden gebruikt) niet
opwegen tegen het voordeel van een snellere oplevering van de stukken. De
neerslag van „kleine' zaken of „kleine series zal daarom worden opgenomen
in de numerieke reeks.
Tenslotte dient nog iets gezegd te worden over de ordening van de collecti
viteiten onderling. Evenals bij de stukken geldt hier, dat de numerieke rang
schikking de meest eenvoudige en objectieve is, waarbij de nummering ont
leend kan worden aan volgnummers op aangelegde dossier-, serie- en rubriek-
bundel-lijsten.
Ook hier kunnen desgewenst bepaalde collectiviteiten bijeengebracht wor
den, hetzij op grond van soortgelijkheid (gelijke aard), hetzij door een aan de
collectiviteiten gemeenschappelijk toe te kennen onderwerp, waarbij deze onder-
werpstoekenning weer dient te geschieden achteraf, aan de hand van de aan
wezige collectiviteiten en niet d.m.v. een vooropgestelde classificatie. (Het zal
hierbij meestal niet gaan om grote reeksen van soortgelijke dossiers of series,
omdat deze reeds door de vorming van deelregistraturen en categorieën zijn
bijeengebracht). Het praktisch voordeel van de samenvoeging van stukken,
nl. dat gelijktijdig gevraagde stukken snel kunnen worden opgeleverd, geldt
echter niet voor de collectiviteiten, gezien het feit, dat iedere collectiviteit
een afzonderlijke eenheid vormt.
Op praktische gronden is er dan ook geen reden de collectiviteiten anders
dan op de meest eenvoudige wijze, nl. numeriek, te ordenen. Numerieke (en
dus chronologische) ordening heeft bovendien het voordeel dat de noodzaak
van voortdurende verplaatsing van collectiviteiten, veroorzaakt door tussen
voegingen, wordt voorkomen, terwijl periodieke afstoting van registratuur
stukken naar het oud-archief gemakkelijk kan plaats hebben. Theoretisch kan
men hier tegenin brengen, dat de numerieke ordening de organische structuur
van het archief onvoldoende t,ot uitdrukking brengt, maar o.i. is het zeker niet
nodig en zelfs niet mogelijk deze structuur in de plaatsing der stukken (physi
cal filing) volledig weer te geven.
De organische geleding is in de ordening ingebracht door de vorming van
deelregistraturen en categorieën; de fijnere structuur kan blijken uit de indi-
cering en desgewenst worden opgenomen in de inventaris van het archief (in
de zin van de Handleiding), die zoals Verharen in zijn bovengenoemd artikel
heeft aangegeven in de registratuurperiode periodiek, b.v. per jaar, kan worden
opgemaakt. Inventarisatie zal naast de indicering van stuicken en collectiviteiten
trouwens nodig zijn om het archief toegankelijk te maken langs meer wegen
dan alleen de ordening kan geven.
Bespreking van inventarisatie en indicering in de registratuurperiode ligt
echter builen het bestek van dit artikel.
A. VAN GIESSEL
